Organizarea hârtiei și informațiilor 7 Greseli care vă sporeau productivitatea

În calitate de organizatori profesioniști care îi ajută pe oameni să-și organizeze birourile și spațiile de lucru, aici sunt cele mai mari 7 greșeli de organizare a informațiilor pe care le vedem în munca noastră cu clienții - faci și aceste greșeli?

1. Nu știți diferența dintre “Acțiune” & “Referinţă”

Acest concept este foarte important pentru a începe să treci prin grămezi. Trebuie să separați hârtia și informațiile de care aveți nevoie necesită acțiune din informațiile care pur și simplu trebuie să fie păstrate pentru posibilele nevoi viitoare.

2. Nu dispune de un sistem standard de management al contactului reclamă

Aveți o combinație de resturi de hârtie, stiluri de carti de vizită din cauciuc, cartea dvs. de adrese de e-mail și o carte de adrese de hârtie? Decideți un sistem și puneți totul într-un singur loc.

3. Echipamente și consumabile care fac dificilă depunerea dosarelor

Mulți oameni au dulapuri de depozitare de proastă calitate care creează bariere în calea depunerii eficiente și la timp a documentelor dvs. Adesea vedem sertare care se lipesc sau nu functioneaza corect, facandu-va pur si simplu sa nu deschizi sertarul. Achiziționarea de materiale de depozitare de calitate este, de asemenea, importantă. Deseori vedem dosarele agățate ieftine care se depărtează, cauzând căderea piesei metalice (și hârtiile dvs.).

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

4. Nu se ocupă de hârtie și informații în mod regulat reclamă

Care este toleranța ta pentru a face feluri de mâncare? Îți lași chiuveta până când se simte copleșitoare? Probabil nu ... majoritatea oamenilor își fac felul de mâncare zilnic. Învățăm oamenilor că coșul de e-mail sau coșul de corespondență este la fel ca chiuveta de bucătărie! E-mailul va continua să vină și să-l lăsăm să sară în sus va face să se simtă mai rău.

5. Nu aveți o locuință sigură pentru parolele dvs.

Este important să păstrați parolele în siguranță și să le schimbați des, dar dacă nu aveți un sistem de urmărire a acestora, este foarte ușor să uitați informațiile. Există multe programe software de tip parolă pe piață care sunt sigure, criptate și necesită doar o singură parolă principală pentru a debloca toate celelalte informații. Favoritele noastre sunt SplashID (pentru utilizatorii PDA), Password Agent și Password Depot.

Amintiți-vă, este crucial ca altcineva să știe aceste informații dacă ați fi lovit de autobuzul proverbială. Spuneți cuiva în care aveți încredere cum să găsiți informațiile dvs. reclamă

6. Păstrarea prea mult timp prea mult

Probabil cea mai frecventă întrebare pe care o auzim este cât timp să păstrăm documentele. În general, documentele justificative privind taxele, cum ar fi declarațiile bancare, pot fi mărunțite după șapte ani, potrivit celor mai mulți experți. Dar este recomandabil să salvați declarația fiscală pe termen nelimitat, iar investițiile și documentele imobiliare ar trebui să fie păstrate pentru totdeauna. Trebuie să vă consultați cu avocatul sau contabilul dvs. pentru a vă asigura că aveți o situație unică.

7. Nu aveți copii de rezervă ale computerului

Suntem întotdeauna șocați de numărul de persoane care nu își fac copii de rezervă. Întrebarea nu este dacă hard disk-ul dvs. va eșua, este cand! Esti pregatit? Un sistem de backup bun ar trebui să fie: Publicitate

• Sigur- fiabile și sigure de hackeri și ochi curios
• automat- astfel încât să nu se amâne
• la distanta- în caz de incendiu sau dezastru

Recomandăm de obicei www.backuphelp.com sau www.ibackup.com. Aceste servicii la prețuri rezonabile au salvat gâtul mai multor clienți!

Lorie Marrero este un organizator profesionist și creatorul Dieta Clutter, un program on-line, inovativ și accesibil pentru organizarea acasă. Site-ul lui Lorie ajută membrii să-și piardă “Lire-clutter” de la domiciliu, oferind acces online la echipa de organizatori. Lorie scrie ceva util, amuzant, interesant și / sau practic nebun la fiecare câteva zile sau așa în Blogul Dieta Clutter. Locuiește în Austin, TX, unde compania ei a oferit clienților servicii de organizare din 2000.