Google este pregătit să gestioneze compania dvs.? (Partea 2 din 2)

În prima parte a acestui post, am discutat despre ofertele de comunicare pe care le oferă Google și despre rolul pe care acestea îl pot juca pentru întreprinderile mici și mijlocii. În acest proces de urmărire, îmi voi acoperi productivitatea și serviciile promoționale, de la suita de productivitate Google Docs la serviciul de găzduire liber găzduit Blogger. În timp ce instrumentele de comunicare ale Google sunt, în general, destul de excelente, productivitatea și instrumentele de promovare ale acestora sunt mult mai mult un sac mixt. După o prezentare generală a diverselor servicii ale Google, vă voi oferi o scurtă analiză a modului în care aplicațiile Google sunt potrivite pentru utilizarea în întreaga industrie, precum și despre unele instrumente noi care ar putea avea un impact mare în viitorul apropiat.

Productivitate Apps

documente Google oferă o alternativă rezonabilă la suitele de birou costisitoare, deși pentru lucrări complexe nu există o soluție de software Microsoft Office sau chiar OpenOffice.org bazată pe desktop. Conținut dintr-un procesor de text, foaie de calcul și un software de prezentare, Docs importă și exportă toate formatele implicite ale Microsoft (deși nu poate fi salvat încă în formatul docx al Office 2007).

Procesorul de text este excelent pentru crearea, editarea și vizualizarea documentelor scurte, oferind o gamă de opțiuni de formatare tipice pentru sarcinile de procesare de bază. Cu toate acestea, pentru documente mai lungi, Documentele sunt lipsite de: numerele paginilor pot fi aplicate doar la ieșirea imprimată, iar dimensiunea documentului în sine este limitată la 500K, plus până la 2MB pe imaginea inserată. Acest lucru face ca Docs să se potrivească prost cu crearea de manuale tehnice sau de formare, precum și cu documente oficiale, cum ar fi jurnalele juridice. reclamă

Foile de calcul și prezentările sunt în mod similar limitate la dimensiuni. Foile de calcul pot fi de până la 256 de coloane, 200.000 de celule sau 100 de coli, oricare dintre acestea este atinsă mai întâi. Prezentările lansate în Google Docs nu sunt limitate, dar prezentările importate sunt limitate la 10MB sau 200 de diapozitive. Sub aceste limite, ambele aplicații sunt foarte puternice. Foaia de calcul vă permite să utilizați cele mai comune funcții de foi de calcul și chiar să populați celulele cu date extrase din căutările Google. Un generator de formule permite colectarea de date de la, de exemplu, utilizatorii site-ului web, și vizualizarea datelor ca o foaie de calcul Google.

Editorul de prezentare este bine conceput, ceea ce face ca prezentările să fie împreună la fel de ușor ca și cu orice alt program. Sunt incluse mai multe teme și puteți importa și fundațiile proprii. Oferirea de prezentări este totuși o altă poveste. Modul de prezentare, chiar și atunci când utilizați F11 pentru a face browserul pe ecran complet, include în continuare o bară de instrumente Google în partea de jos a ecranului, afectând atenția din diapozitive. De asemenea, nu veți putea controla prezentarea utilizând o telecomandă PowerPoint.

În cazul în care Google Docs excela este în colaborare și de partajare, utilizarea eficientă a Internetului pentru a obține de lucru. Documentele și foile de calcul pot fi editate cu ușurință de mai mulți utilizatori, cu urmărirea și permisiunile pentru a vă asigura că nu se întâmplă nimic ireparabil. Prezentările pot fi difuzate de la distanță, asociate cu Google Talk și controlate de computerul gazdei. Orice creat cu Documente Google poate fi partajat pe Internet, fie ca pagină Web, fie ca un document încorporat.

Recent eliberat Google Apps Sync pentru Microsoft Outlook permite abonaților Premium să utilizeze Google Apps ca înlocuitor pentru schimbul scump al Microsoft. Instalat alături de Outlook, programul permite calendarelor și contactelor care trebuie partajate și căutate în întreaga companie, cu funcții cum ar fi disponibilitatea programelor pe care utilizatorii le așteaptă de la Exchange. Notele, sarcinile și jurnalele nu sunt partajate, dar pentru întreprinderile care nu se bazează prea mult pe ele, aceasta ar putea fi o înlocuire destul de eficientă pentru Exchange. Un utilitar de migrare permite ca sistemele Exchange existente să fie ușor transferate în contul dvs. Google Apps, făcând întregul proces transparent pentru angajații dvs. (Există un program similar pentru notite Lotus utilizatori.) Publicitate

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Site-uri Google, un motor wiki ușor de utilizat, oferă și alte opțiuni pentru colaborare. În combinație cu managerul de activități din Gmail și Google Calendar, puteți gestiona destul de ușor proiectele de bază. Gestionarea complexă a proiectelor nu este posibilă, însă - pentru flowcharting, Gantt charting și alte suporturi de management al proiectelor, veți avea nevoie de o aplicație dedicată.

Google Calendar este destul de puternic, făcând ușor adăugarea și partajarea evenimentelor. Un sistem de introducere a textului în limbaj natural analizează declarații de genul “Pranz cu Bob Smith la Cafe Joe la 27 noaptea^lea,” sau puteți adăuga întâlniri utilizând un formular. Calendarele pot fi ușor accesibile, iar fluxurile de iCal ale terților pot fi abonate. Mai multe servicii care nu sunt Google, cum ar fi managerul de sarcini Amintiți-vă de Lapte, utilizați API-ul Google pentru a permite accesul la serviciile lor din interfața Calendarului.

Pe orizontul apropiat este noul Google Val platformă, un instrument de comunicare și colaborare în timp real, care combină elemente de e-mail, mesagerie instant, wiki, editarea documentelor, partajarea multimedia și rețele sociale. Wave este încă în teste de invitație, și ca și în cazul tuturor lucrurilor pe care Google le putem aștepta să rămână în Beta pentru o perioadă lungă de timp. Din ceea ce a lansat Google despre Wave până acum, se pare că va oferi o mare performanță unei audiențe limitate a echipelor și departamentelor corporative, unde tradițional wiki ar fi putut fi principala formă de colaborare. Pentru întreprinderile mici față în față, este greu să vezi ce oferă Wave, dar întreprinderile mai mari ar putea găsi un pas semnificativ spre platformele de colaborare actuale.

Promovare

Google este, cel mai potrivit, o companie de publicitate, mai ales cu achiziționarea de gigant Doubleclick de publicitate online. Astfel, este logic că, pentru promovarea afacerii dvs., Google ar fi un loc minunat pentru a vă întoarce. reclamă

Blogger, Serviciul de bloguri Google oferă o platformă decentă pentru un simplu site web. Caracteristicile sunt limitate și lipsa opțiunilor de personalizare ar putea face ca site-ul dvs. să fie dificil, dar este gratuit, chiar dacă postați site-ul sub propriul nume de domeniu (ceea ce este simplu de făcut și bine documentat în secțiunea de ajutor). Pentru ceva mai complex decât un simplu blog, totuși, vrei să te întorci la un alt serviciu.

Google AdWords sunt o modalitate eficientă de a vă promova afacerea pe web. Alegeți cât doriți să cheltuiți și ce cuvinte cheie să afișați anunțurile dvs. și Google gestionează plasarea anunțurilor pe paginile de căutare relevante și pe site-urile care găzduiesc anunțuri Google. Asigurați-vă că adăugați afacerea dvs. la căutare locală Google și Hărți Google la Centrul local de afaceri Google de asemenea, astfel încât să veniți când oamenii caută companii din zona dvs..

Puteți să vă conduceți compania utilizând aplicații și servicii Google?

Deci, poți să conduci o afacere utilizând numai aplicații Google? Raspunsul este, “depinde.” Pentru companiile mici, locale, Google Apps, împreună cu un site Blogger și Google Voice ar putea fi mai mult decât suficient pentru a face față aproape tot ceea ce au nevoie. Întreprinderile care realizează o colaborare semnificativă vor găsi Documente Google utile, indiferent de dimensiune.

Pentru companiile mai mari, precum și pentru întreprinderile care se ocupă de o mare parte a informațiilor sensibile, problemele de confidențialitate și de securitate sunt destul de mari. Trimiterea e-mailurilor, a documentelor și a altor materiale stocate pe serverele terță parte este îngrijorătoare, indiferent de promisiunile Google. Și Google este o țintă mare pentru hackeri și alte tipuri de infracțiuni - deși datele dvs. nu ar putea fi niciodată vizate, există o mulțime de oameni acolo luând o lovitură de la spargerea Google doar pentru a vedea dacă se poate face. reclamă

Lipsa managementului relațiilor cu clienții (CRM) este o provocare, la fel ca lipsa oricărei baze de date (ironic, Google Base nu este o bază de date programabilă de utilizator). Foile de calcul combinate cu formularele nu acționează destul de mult ca un înlocuitor viabil. O echipă mică de vânzări ar putea gestiona, însă o mare echipă de vânzări va avea nevoie de instrumente mai adecvate.

Accesul offline este, de asemenea, o preocupare, una care este rezolvată doar parțial de pluginul offline al Google, Google Gears. Gears vă oferă opțiunea de a lucra offline și de a vă sincroniza actualizările atunci când computerul este din nou pe Internet, dar, în general, oferă doar un subset din capabilitățile complete ale aplicațiilor Google. În Gmail, de exemplu, puteți citi și răspunde la e-mailuri sau puteți compune altele noi, dar nu puteți atașa fișiere la e-mailuri în modul offline. Google Docs este mai rău - accesul este numai în citire atunci când este offline, ceea ce înseamnă că nu puteți crea documente noi sau nu le puteți edita pe cele existente. Atât de mult pentru a obține munca în avion ...

În cele din urmă, este problema timpului de funcționare. Google promite un uptime de 99,9% pe Google Apps - dar aceasta este o promisiune standard în industrie, care are un înțeles mic pentru utilizatorii finali. Încercarea de a vă conecta numai pentru a vă afla în mijlocul acelei perioade de întrerupere. 1% poate fi o problemă mare, mai ales dacă așteptați un e-mail important sau pe cale să trimiteți un document important.

Pe de altă parte, întreprinderile mici și mijlocii se confruntă cu probleme de securitate și de întreruperi la fel de grave (dacă nu mai mult) tot timpul, fie din cauza lipsei de expertiză, a erorii de utilizator sau a prostului ghinion. Și este posibil să nu aveți nimic asemănător resurselor, personalului și know-how-ului de securitate pe care Google îl are la dispoziție pentru a vă proteja.

În cele din urmă, dacă aplicațiile și serviciile Google sunt potrivite pentru afacerea dvs., depinde de nevoile dvs. Acordați o atenție deosebită cerințelor dvs. și alegeți din meniul de aplicații al Google atunci când acestea se potrivesc în mod corespunzător facturii. În caz contrar, uitați-vă la concurenții lor din Zoho, ThinkFree și chiar Microsoft (cum ar fi Office Live, în curând pentru a oferi versiuni online ale aplicațiilor Office). Dar ați putea face mult mai rău decât să vă gândiți mai întâi la Google.