Cum să utilizați 6 vizionări Calendar pentru a fi mai productiv

Vizualizare proiect

În ultimul meu articol de aici, la Stepcase Lifehack, unul dintre comentariile pe care le-am primit mi-a sugerat că există o modalitate foarte bună de a rezolva problema de a avea “sacru ".

Cărți populare cum ar fi Getting Things Done și alții susțin utilizarea calendarelor pentru întâlniri, excursii și alte activități care “trebuie sa” să fie efectuate la o anumită dată. Din păcate, cuvântul “trebuie sa” este imprecisă și poate fi interpretată diferit de către fiecare persoană.

Principiul pe care încearcă să îl întărească este mai clar: nu împliniți calendarul cu angajamente care nu sunt ferme. În schimb, tratați calendarul ca “sacru” - un loc pentru a pune angajamente pe care nu îndrăznești să le spargi.

Din fericire pentru noi, tehnologia se apropie rapid, în care puteți, în același timp, să vă mențineți “sacru” calendar, a “profan” program și fiecare calendar-în-între! reclamă

În Outlook, de exemplu, este ușor să creați, cu câteva clicuri, orice număr de calendare care acoperă aceleași date. Cu toate acestea, deoarece aceste calendare par a fi fișiere diferite, este ușor să credem că acestea reprezintă entități diferite.

Nu asa. În schimb, trei calendare diferite din septembrie 2011 sunt de fapt trei vizionări ale aceluiași set de 30 de zile.

Cu această posibilă înlăturare, nu este prea greu să vedem cum ne poate ajuta Outlook și alte programe cum ar fi calendarul Google sau calendarul Yahoo “vedea” programul nostru în moduri care ne pot ajuta să prevenim suprapunerile și greșelile și să ne dăm o înțelegere mai profundă a cerințelor de timp pe care trebuie să le confruntăm în fiecare zi. De exemplu, am experimentat următoarele 5 vizionări ale programului meu. (Nu am încercat să le folosesc pe toate odată!)

5 vizionări ale unui calendar

Vezi 1: A “Mod implicit” săptămâna trecută - înainte de crearea oricăror întâlniri, termene sau activități unice, există un program pe care îl folosesc ca bază pentru fiecare săptămână. Acestea includ activitățile de bază de care am nevoie pentru a-mi trăi viața și le mișc sau le șterg doar în situații de urgență. Aceste activități includ timpul petrecut în timpul somnului, alimentația, exercitarea și relația cu membrii apropiați ai familiei. Acestea sunt lucrurile pe care le fac indiferent de munca pe care o fac, de locul în care trăiesc sau de perioada din an. De exemplu, mersul la culcare devreme este important pentru mine din cauza pregătirii de triatlon pe care o fac. Înainte de a deveni un obișnuit, am programat timpul să mă culc și, de asemenea, am setat o alarmă pe ceasul meu pentru a beep la ora 22.20. reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Vizualizare 2: “Condiții grele” vizualizare - această imagine constă în activități planificate planificate cu alte persoane. Criteriile de plasare a unui element în această perspectivă sunt aceleași “există consecințe clare pentru mine și pentru ceilalți, dacă se pierde numirea.” Numirile dentare și apelurile de coaching sunt exemple.

Vezi 3: “Termen limita” vedere - când există termene pe care le-am generat, acestea produc consecințe negative dacă sunt uitate, ele sunt plasate în acest punct de vedere (de ex., date pentru depozitele fiscale ale companiei mele)

Vizualizați 4: “Blank-time” vizualizare - acesta este timpul pe care îl programez în fiecare zi pentru neașteptate. Aceste sloturi ale timpului mort funcționează ca tampon împotriva tuturor lucrurilor care pot merge prost, iar lungimea și frecvența lor depinde de mediul în care mă aflu și de tipul de muncă pe care o fac. De exemplu, mi-a fost greu să programez lucrările pe zilele de călătorie, așadar aș fi creat bucăți uriașe de timp mort în așteptarea că ceva este probabil să meargă prost. Dacă nu se întâmplă nimic, atunci este ușor să ajungeți în zilele viitoare pentru a cere timp să pot începe să lucrez acum. Utilizarea acestui punct de vedere contribuie la prevenirea (dar nu a vindecării) viciului general al programării exagerate, pe care cei mai ambițioși.

Vezi 5: “Activitate” - în ultimul meu articol, m-am concentrat asupra comutării care trebuie făcută de oameni care au un număr mare de solicitări de timp, adică de a învăța să plaseze sarcini mai degrabă decât liste. Viziunea de activitate este cea în care se desfășoară cea mai mare măsură, deoarece cerințele de timp care vin în viața mea sunt plasate direct în calendarul meu. Cea mai mare parte a programului de jonglerie care se întâmplă în fiecare zi are loc în acest punct de vedere. reclamă

Deficiențele hârtiei

Vizionarea unui singur program în cinci moduri diferite poate fi destul de confuză pentru aceia dintre noi care se gândesc la calendare în mod tradițional pe suport de hârtie. Arunca în capacitatea de a accesa cerințele dvs. de timp programate pe laptop, smartphone și tabletă și vă puteți da seama că este nevoie să vedeți calendare și orare în mod diferit .... poate ca un set de sarcini care sunt organizate în funcție de dată și timp, care se află în nor. În orice moment, vizualizarea calendaristică pe care o analizați este sarcini de filtrare și vă ajută să vă concentrați atenția asupra celor puțini câteodată pe care chiar trebuie să îi vedeți.

Această filtrare este importantă ... s-ar putea să nu aibă niciodată sens să combinați toate punctele de vedere într-unul, mai mult decât are sens să vizionați mai multe canale de televiziune simultan ... chiar și cu cea mai recentă tehnologie PiP. Fiecare vizualizare servește unui scop diferit, oferind un strat de informații care este important să fie menținut separat de celelalte sau să se combine selectiv. De exemplu, combin “Mod implicit” vizualiza cu “Activitati” vizionați de la o zi la alta, în timp ce folosesc “Blank-time” vizualizați ca un instrument de planificare care este filtrat odată ce începe ziua mea.

Desigur, ar putea exista alte opinii. De exemplu, cercetarea inovatoare a lui Dezhi Wu sugerează o altă perspectivă posibilă pentru Proiecte. În cartea ei, “Structuri temporale în managementul timpului individual” ea explică faptul că un manager de proiect ar trebui să poată realiza un program de activități pentru fiecare membru al echipei care poate fi descărcat direct într-un dispozitiv de planificare. Pentru mine, acest lucru sugerează că vine o viziune suplimentară.

Vezi 6: The “Vizualizarea proiectului” - când aveți un grup de sarcini interconectate care sunt concepute pentru a produce un anumit rezultat. Ar fi frumos să aruncăm o privire asupra fiecărui proiect ca un fir separat de activitate. Ați putea vedea, de exemplu, ce se întâmplă în viața dvs. atunci când există o schimbare în datele scadente finale. Acesta este un strigăt departe de estimările mentale, nesigure, care zboară frecvent. reclamă

Limitări tehnologice

Din păcate, tehnologia de bază pentru gestionarea mai multor vizualizări nu este menținută pe toate calendarele. Calendarul meu BlackBerry nu permite vizualizări multiple de la un program. Sperăm că aplicațiile sunt pe cale să corecteze acest lucru și să îmi permit să sincronizez vizualizări diferite cu cloud-ul.

Cu toate acestea, cu instrumentele deja disponibile, este posibil să păstreze o “sacru” calendar dacă este privită ca o singură viziune posibilă de a gestiona. Cu ajutorul unor instrumente îmbunătățite, am putea face mult mai multe programări și mai puțin liste, chiar dacă ne bazăm la principiul GTD de menținere și gestionare a angajamentelor ferme. Acest lucru ne-ar ajuta să ne scutească de lucrarea de jonglerie a calendarelor noastre în mintea noastră și să delegem sarcina unor instrumente atinse în cloud.

P.S. Am folosit Yahoo! .Calendar pentru a genera aceste vizualizări, iar instrucțiunile de făcut pot fi găsite aici.