Cum să acordați prioritate în 10 minute și să lucrați mai repede

Toți membrii echipei mele au o mulțime de sarcini pe care trebuie să le facă pentru fiecare zi lucrătoare. În plus, majoritatea sarcinilor lor sunt fie sarcini de creativitate, fie sarcini de rezolvare a problemelor.

În ciuda faptului că au o mulțime de sarcini de manevrat, echipa noastră este capabilă să rămână creativă și să lucreze în mod consecvent cu obiectivele noastre.

Cum facem asta??

Voi dezvălui cum am ajutat echipa mea să facă mai multe lucruri făcute în mai puțin timp prin puterea de a stabili prioritățile corecte. Citeva minute in care ati citit acest articol ar putea salva literalmente mii de ore pe termen lung. Deci, haideți să începem cu metoda mea cu privire la modul de prioritare:

Metoda Cantarelor - o metodă de productivitate pe care am creat-o acum câțiva ani.

Cum să prioritizezi și să lucrezi 10 de ori mai repede cu Metoda de cântărire

Unul dintre noii noștri editori a venit la mine a doua zi și mi-a spus cum se străduie să țină pasul cu multe sarcini pe care trebuia să le facă și termenele pe care trebuia să le respecte în mod constant.

La sfârșitul fiecărei zile, se simțea ca și cum ar fi făcut multe lucruri, dar adesea nu a reușit să vină cu idei creative și să publice articole cu succes. Din ceea ce mi-a spus mi-a fost evident că sa simțit copleșită și a devenit din ce în ce mai frustrat de faptul că nu și-a atins țintele, în ciuda faptului că a pus ore suplimentare în cele mai multe zile.

După ce mi-a ascultat sfatul - și i-am prezentat metoda Metodei de Scalare - ea a experimentat imediat o creștere dramatică a productivității, care părea așa:

• Ar putea produce de trei ori mai multe idei creative pentru articole de blog
• Ar putea publica toate articolele la timp
• Și-și putea termina toată munca la timp în fiecare zi (nu mai sunt ore suplimentare!)

Curios să aflu cum a făcut-o? Citiți mai departe pentru ghidul pas cu pas: Publicitate

1. Acordați 10 minute pentru planificare

Când vine vorba de abordarea problemelor de productivitate, este logic să planificăm înainte de a lua măsuri. Totuși, nu vă implicați atât de mult în planificarea faptului că sunteți prinși în ea și nu vă deplasați niciodată dincolo de prima bază.

Recomandarea mea este să vă dați o anumită perioadă de timp pentru planificare - dar păstrați-o scurtă. În mod ideal, 10 sau 15 minute. Acest lucru ar trebui să fie adecvat pentru a vă gândi la planul dvs..

Utilizați acest timp pentru:

• Uită-te la imaginea de ansamblu.
• Gândiți-vă la obiectivul și ținta actuale pe care aveți nevoie sau doriți să le atingeți.
• Pregătiți toate sarcinile pe care trebuie să le faceți.

2. Aliniați-vă sarcinile cu scopul

Aceasta este componenta principală care face eficiența metodei Scale.

Funcționează așa:

Uitați-vă la toate sarcinile pe care le faceți și revizuiți importanța fiecăruia. Specific, măsurați importanța unei sarcini prin costul și beneficiile acesteia.

Prin cost, mă refer la efortul necesar pentru fiecare sarcină (inclusiv timp, bani și alte resurse). Beneficiul este cât de îndeaproape poate contribui obiectivul la obiectivul dvs..

Pentru a face acest lucru mai ușor pentru dvs., am enumerat mai jos patru combinații care vă vor permite să stabiliți rapid și ușor prioritatea fiecărei sarcini:

Cost redus + Beneficii mari reclamă

Faceți aceste sarcini mai întâi pentru că acestea sunt cele simple pentru a finaliza, dar vă ajută să vă apropiați de obiectivul dvs..

Aprobarea lucrărilor create pentru o broșură de vânzări s-ar potrivi probabil acestei categorii. S-ar putea decide cu ușurință dacă vă plac arta / aspectul, dar decizia dvs. de a aproba va declanșa producerea prospectului și beneficiile ulterioare ale vânzărilor de a le trimite potențialilor clienți.

Cost ridicat + Beneficii mari

Întrebați sarcina cu costuri ridicate către cele mai mici. Cu alte cuvinte, spargeți sarcina mare în mini-uri care durează mai puțin de o oră până la finalizare. Și apoi reevaluați aceste sarcini mici și setați nivelul lor prioritar corect.

Imaginați-vă dacă vi s-a cerut să scrieți un plan de lansare a unui produs pentru un nou supliment de pudră fără proteine. În loc să încercați să scrieți planul într-o singură ședință - urmăriți să scrieți diferitele secțiuni la momente diferite (de exemplu, petreceți 30 de minute în care scrieți introducerea, o oră scriind textul corpului și 30 de minute scriind concluzia).

Cost redus + Beneficii reduse

Această combinație ar trebui să fie cea mai mică prioritate. Fie vă dați 10-15 minute pentru a face față acestei sarcini, fie puneți astfel de sarcini între sarcini valoroase ca o pauză utilă.

Acestea sunt, probabil, sarcini necesare (de exemplu, sarcini de rutină cum ar fi verificarea e-mailurilor), dar ele nu contribuie prea mult la atingerea scopului dorit. Păstrați-le în jos pe lista dvs. de priorități.

Cost ridicat + Beneficii reduse

Examinați dacă aceste sarcini sunt într-adevăr necesare. Gândiți-vă la modalități de a reduce costul dacă decideți că este necesară finalizarea sarcinii. reclamă

De exemplu, pot ajuta orice unelte sau sisteme pentru a accelera realizarea sarcinii? În această categorie, probabil că veți găsi lucruri cum ar fi verificarea și actualizarea foilor de calcul pentru contactele de vânzare. Acesta poate fi un lucru greu de consumat și greu de făcut fără a face greșeli. Cu toate acestea, există o mulțime de aplicații acolo pot face acest proces instant și fără sudură.

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum să fii fericit și să te bucuri de viață

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Acum, revenind la editorul la care m-am referit mai devreme, să aruncăm o privire la lista ei obișnuită de sarcini:

După ce mi-a ascultat sfatul, a rupt sarcina High cost + High benefit în cele mai mici. Sarcinile ei au arătat astfel (în ordinea priorității):

Și pentru sarcina privind promovarea articolelor pe diferite platforme, după revizuirea beneficiilor sale, am decis să ne concentrăm doar pe cea mai eficientă platformă - reducând astfel în mod semnificativ costul de timp asociat.

3. TIP BONUS: Eliminarea sarcinilor cu termene limită

Odată ce v-ați evaluat sarcinile, veți cunoaște importanța fiecăruia. Acest lucru vă va oferi imediat o imagine clară asupra sarcinilor care vă vor ajuta să obțineți mai mult (în ceea ce privește atingerea obiectivelor dvs.). Uneori, cu toate acestea, nu veți putea decide asupra priorității fiecărei sarcini, deoarece vor exista termene stabilite de părți externe, cum ar fi manageri și agenții.

Ce trebuie să faceți în aceste cazuri?

Ei bine, vă sugerez că, după ce ați luat în considerare importanța și valorile sarcinilor curente, aliniați lista cu termenele limită și ajustați corespunzător prioritățile.

De exemplu, hai să intrăm din nou în lumea editorului. reclamă

Unele dintre articolele pe care le-a editat trebuiau să fie publicate la anumite date. Metoda Scales permite acest lucru și, în acest caz, lista de sarcini modificată ar arăta astfel:

Sperăm că acum puteți vedea cât de ușor este să evaluați importanța sarcinilor și cum să le ordonați în listele de priorități.

Metoda Scales este diferită de orice altceva ați încercat

Prin adoptarea metodei Scales, veți începe să vă prioritizați în mod corect munca și, cel mai important, vă creșteți productivitatea cu până la 10 ori!

Și, spre deosebire de alte metode care nu explică cu adevărat cum să se decidă importanța unei sarcini, metoda mea vă va ajuta să vă descompuneți fiecare dintre sarcinile dvs. în două părți: costul și beneficiile. Metoda mea vă va ajuta, de asemenea, să luați măsuri de urmărire bazate pe combinații diferite de costuri și beneficii.

Începeți chiar acum petreceți 10 minute pentru a vă evalua sarcinile zilnice comune și modul în care se aliniază cu scopul (obiectivele) dvs. Odată ce aveți aceste informații, va fi foarte ușor să vă puneți sarcinile într-o listă de priorități. Tot ce rămâne, este să începeți următoarea zi lucrătoare urmând noua dvs. listă.

Credeți-mă, odată ce începeți să utilizați Metoda Scală - nu veți mai dori să vă întoarceți la vechile căi de lucru.

Credit recomandat fotografie: Vector Stock prin vectorstock.com