Cum să conduceți întâlnirile echipei în cel mai productiv mod

În timpul unei săptămâni aglomerate, ultimul lucru pe care un conducător sau manager îl dorește este o oră sau două petrecute într-o întâlnire neproductivă.

Dacă v-aș fi întrebat ce ar fi cel mai eficient mod de a fi ineficient, sunt sigur că mulți dintre voi ar spune “întâlniri proaste.”

Întâlnirile de astăzi consumă mai multe ore de muncă decât oricând. Astăzi, liderii petrec aproximativ jumătate din săptămână în cadrul întâlnirilor.^[1] Potrivit cercetărilor de la TED o treime din acel timp este risipită pe întâlniri inutile, prost conduse.

Un sondaj realizat de Clarizen a arătat că lucrătorii consideră că întâlnirile privind starea sunt o pierdere de timp și că aproape 50% dintre respondenți ar merge mai degrabă la DMV sau să vadă vopsea uscată.^[2]

Într-un articol pentru Harvard Business Review,^[3] trei consultanți de la Bain raportează rezultatele unui exercițiu în care au analizat programele Outlook ale angajaților unui anonim “companie mare” - și a concluzionat că o întâlnire executivă săptămânală a ocupat 300.000 de ore pe an.

Și acest total, scriu autorii, “nu include timpul de lucru petrecut pentru pregătirea întâlnirilor”.

Câte întâlniri ați participat în cazul în care nu a existat o agendă sau un obiectiv clar?

Câți dintre voi ați stat în întâlniri care s-au ridicat de la subiect la subiect fără un plan clar de acțiune la sfârșitul întâlnirii?

Dacă ați lăsat întâlnirile mai confuz decât atunci când ați sosit, vă rugăm să ridicați mâna.

Întâlnirile nu trebuie să fie ceva ce ne temem și îndura. Nu trebuie să fie ceva la care să plutim și să ieșim din.

Trebuie să găsim modalități pentru ca întâlnirile să fie mult mai intenționate, energizante și productive, care să ducă la rezultate reale și concrete.

Deci, cum să conduceți întâlnirile de echipă mai productiv?

Iată 10 modalități prin care liderii și managerii pot începe întâlniri de conducere care sunt productive și eficiente și benefice pentru toți cei implicați: Publicitate

1. Încadrați fiecare întâlnire în mod pozitiv

Pentru a aduce pe toată lumea în cameră într-un mod pozitiv și energizată pentru întâlnire, un bun punct de plecare este să-i atrageți pe toți în cameră să împărtășească ceva pe care au făcut progrese sau sunt încântați de.

Aceasta stabilește imediat tonul și direcția întregii întâlniri.

Mai degrabă decât dacă oamenii se află într-un mod negativ de a participa la întâlnire, ei vin dintr-un loc de pozitivitate, contribuție și pozitivitate.

2. Au un conducător clar în cameră

Indiferent de scopul întâlnirii, cineva din cameră trebuie să se ocupe de conducerea și conducerea întâlnirii.

Această persoană va stabili ordinea de zi a întâlnirii, va asigura că nu se dezactivează subiectul și va asigura că întâlnirea se află într-un interval de timp convenit.

Ei vor raporta adesea despre progres, vor da claritate cu privire la ceea ce trebuie să se întâmple după întâlnire și vor primi angajamentul de la persoanele care participă la întâlnire cu privire la etapele viitoare de acțiune.

Dacă nu există nimeni care să preia controlul, oamenii cu cele mai mari personalități sau cele mai mari opinii pot domina și pot împiedica personalitățile mai silențioase să contribuie.

3. Au oamenii potriviți în cameră

Gândiți-vă la ultima întâlnire mare pe care ați avut-o ... A fost întâlnirea plină de oameni “alcătuiesc numerele "” sau a fost plin de oameni care au contribuit și furnizarea de contribuție?

Cred că a fost ultima.

Pentru a conduce o întâlnire cu adevărat productivă, trebuie să vă gândiți cine va fi implicat.

Vreți ca oamenii din cameră care vor adăuga valoare, care sunt contribuabili activi, să aibă cunoștințe de bază, sunt factori de decizie, sunt beneficiari de acțiuni și care vor fi direct influențați de rezultatul întâlnirii.

Aveți grijă să umpleți camera, cu excepția cazului în care trebuie absolut necesar, cu oameni a căror motivație de a fi acolo este fie statut, fie teama de a pierde ceva.

Concentrați-vă pe atragerea oamenilor în sala de ședință, care vor aduce contribuții productive, nu trecătorii pasivi. reclamă

Dacă aveți autonomia de a vă organiza întâlnirile, totuși vă place, concentrați-vă pe aceasta, pentru a obține cele mai productive rezultate.

4. Folosiți forțele unice ale oamenilor în diferite întâlniri

Nu toată lumea din compania sau echipa dvs. este potrivită pentru fiecare întâlnire.

Un sfat excelent pentru crearea de întâlniri productive este să clarificați la ce întâlniri membrii echipei ar trebui și nu ar trebui să facă parte.

Nu vă gândiți doar să umpleți camera, să fiți selectivi în ceea ce privește invitarea persoanelor care știți că vor aduce cea mai mare contribuție.

Toți avem puncte forte diferite. Unii dintre membrii echipei tale vor fi minunați în întâlnirile de brainstorming, în timp ce alții ar putea fi atenți la ideea de a participa.

Același lucru este valabil și pentru întâlnirile de proces și statut.

Când vine vorba de crearea celui mai mare impact al întâlnirii, este important să țineți cont de energia dorită în cameră și care poate aduce valoarea potrivită unei întâlniri.

Dacă aveți claritate în acest sens, asigurați-i că oamenii potriviți în cameră.

În timpul carierei mele corporative, am condus întâlniri de brainstorming, strategii și statut. Știam că diferiți membri ai echipei ar aduce seturi diferite de competențe la întâlniri specifice.

Unul dintre directorii mei de rang înalt a fost mai strategic decât creativ, așa că aș fi asigurat că a fost numărul unu pe foaia mea de echipă pentru întâlnirile de strategie. Dar am ținut-o din întâlnirile de brainstorming, în favoarea altor membri ai echipei.

Un alt membru al echipei a fost un mare planificator strategic, așadar aș fi asigurat că sa așezat atât în ​​întâlniri de brainstorming, cât și în strategii. În timpul întâlnirilor de brainstorming, valoarea ei se gândea la planul și la acțiunile necesare pentru realizarea ideilor creative.

Citiți Următorul

7 Strategii de creștere a productivității la locul de muncă

Ai căzut în capcana "ocupată"? Iată calea voastră

7 pași puternici pentru a obține succesul carierei

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Întâlnirile productive de conducere sunt deseori legate de dirijarea unei mari orchestre. Dacă nu aveți instrumentele și artiștii potriviți corespunzători în cameră, colaborând împreună și lucrați în armonie, rezultatul poate fi o mare dezordine. Dar, dacă aduceți artiștii potriviți împreună, rezultatele pot fi magice și de inspirație.

5. Încheiați întâlniri cu pași și responsabilități clare de acțiune

Gândiți-vă la ultima întâlnire la care ați participat, există șanse mari de conversații, de date importante și de informații. reclamă

Dar ce sa întâmplat la sfârșitul întâlnirii? V-ați dus cu toții în căi separate, sau ați stabilit pași clare de acțiune și responsabilități?

Merită să renunțați la timp la sfârșitul fiecărei întâlniri pentru a avea pe toți cei care au cea mai mare înțelegere.

Acest lucru consolidează contribuția și colaborarea și asigură că toată lumea se îndepărtează de întâlnire cu o perspectivă clară asupra valorii întâlnirii.

Pentru a consolida acest lucru, conducătorul ședinței are responsabilitatea de a stabili în mod clar etapele de acțiune, responsabilitățile personale și termenele pentru luarea de măsuri cu privire la elementele-cheie ale reuniunii.

6. Creați un scop clar pentru întâlnire

Starea pe drumul cel bun este una dintre cele mai dificile provocări pentru desfășurarea unei întâlniri eficiente și productive. Motivul pentru aceasta este faptul că multe întâlniri sunt înființate fără un scop clar sau chiar agendă.

Unele întâlniri se întâmplă doar pentru că cineva s-ar fi putut hotărî că veți avea o întâlnire săptămânală.

Revenind la astfel de întâlniri, fără a înțelege clar ce anume este întâlnirea, ce este ordinea de zi sau care sunt prioritățile întâlnirii, te pot face să te simți ca întâlnirea să fie o pierdere a timpului tău.

Când sunteți clar în ceea ce privește scopul reuniunii, veți fi mai implicați, știți ce să pregătiți în prealabil și știți care sunt rezultatele dorite ale reuniunii.

7. Țineți întâlnirea în picioare

Într-un articol din Jurnalul de Psihologie Aplicată, autorii au descoperit că întâlnirile de ședință au avut o durată de 34% mai lungă decât întâlnirile.^[4]

Dacă descoperiți că întâlnirile dvs. nu stau la fel de productive pe cât doriți, să schimbați lucrurile și să le aduceți pe toți participanții.

8. Faceți întâlnirile mai scurte

Dacă aveți un scop clar și o ordine de zi pentru întâlnire, ar trebui să aveți un sentiment cât va dura ședința.

Multe întâlniri pe care le-am experimentat în trecut au avut un calendar invitat setat pentru 45 de minute sau 60 de minute. Unele întâlniri s-au încheiat mai devreme, dar pentru că perioada de timp a fost stabilită pentru un anumit moment, reuniunea a continuat fără niciun motiv real.

Începeți să setați întâlnirile cu o fereastră de timp mai scurtă, fie 30 de minute sau 40 de minute, și să vedeți dacă întâlnirile devin mai productive și mai eficiente. reclamă

Nivelele noastre de atenție și energie pot începe să scadă cu cât întâlnirea durează mai mult.

9. Începeți și terminați la timp

Nimeni nu vrea să fie așteptat să înceapă întâlnirile și trebuie să reprogrameze dacă ședințele depășesc.

Dacă desfășurați întâlniri care încep la timp și se termină la timp, participanții știu ce să se aștepte și știu să se întoarcă la timp.

Dacă membrii echipei aleg să nu ajungă la timp, poate fi înțelept să aveți o întâlnire separată cu acea persoană pentru a vă clarifica că vă așteptați ca acestea să ajungă la timp.

10. Schimbați mediul

Dacă descoperiți că întâlnirile sunt greu de parcurs sau devin învechite, ar putea fi momentul să vă schimbați mediul.

Am avut câteva dintre întâlnirile mele cele mai productive, pur și simplu, plecând de la birou și mergând într-un loc inspirator sau având o întâlnire sau două într-un parc local.

Linia de fund

Întâlnirile nu pleacă. Ele sunt o parte inevitabilă și esențială a vieții corporatiste și de afaceri.

Dar, pentru a ne asigura că nu sunt doar o pierdere de timp și că sunt o modalitate eficientă de a colabora și de a lucra pentru a atinge obiectivele și proiectele majore, trebuie să stabilim întâlnirile astfel încât să fie valoroase, productive și să producă rezultate tangibile.

Trebuie să învățăm cum să conducem reuniunile echipei productiv și eficient.

Dacă luați măsuri cu privire la sfaturile și strategiile pe care le-am stabilit cu privire la modul de a conduce întâlnirile echipei în cel mai productiv mod, vă veți asigura că veți maximiza punctele forte și energia mentală a tuturor celor din cameră.

Întâlnirile tale nu vor mai fi ceva pe care tu și echipa ta îi deranjează sau încearcă să-l evite. În schimb, întâlnirile vor deveni o modalitate de a se reconecta, de a deveni creativi, de a decide cu privire la strategie, de a primi sprijin, de a celebra progresul și de a genera un impuls productiv.

Mai multe resurse despre productivitatea la locul de muncă

• 15 secrete pentru întâlnirile care se desfășoară ca și companiile inovatoare de top din lume
• Combaterea productivității la locul de muncă? 12 sfaturi pentru a obține mai mult
• Arta atentă a delegației
• Cum să fii mai productiv: 4 Tiny Tweaks care vor 10x productivitatea ta
• 12 secrete la o întâlnire super productivă trebuie să știi

Credite foto recomandate: Creatorii de campanii prin intermediul unsplash.com

Referinţă

[1]	^	TED: Impactul economic al întâlnirilor proaste
[2]	^	Ancheta Clarizen: Lucrătorii consideră că întâlnirile de stat reprezintă o pierdere a productivității timpului
[3]	^	Harvard Business Review: Această întâlnire săptămânale a durat 300.000 de ore pe an
[4]	^	Jurnalul de Psihologie Aplicată: Efectele de a se ridica și de a se așeza formate de întâlnire pe rezultatele ședinței