Cum să gestionați eficient un volum mare de muncă la locul de muncă

Suntem cu toții ocupați, dar uneori trecem prin perioadele în care munca se strânge și se pare că nu se va termina niciodată.

S-ar putea să ai un volum de muncă atât de greu încât să te simți prea intimidant chiar să începi.

S-ar putea să fi spus da la unele sau prea multe proiecte, iar acum vă este frică că nu veți putea livra.

Atunci trebuie să faceți un pas înapoi, să respirați adânc și să începeți să vă uitați la ce funcționează și ce nu funcționează.

Iată 13 strategii pe care le puteți folosi pentru a ieși din sub sarcina dvs. de lucru copleșitoare:

1. Recunoașteți că nu puteți face totul

Mulți dintre noi au tendința să credem că putem face mai mult decât putem. Acceptăm tot mai multe proiecte și responsabilități și purtăm numeroase pălării.

Cu toții avem ocazia să avem și să muncim mai mult decât ne putem aștepta în mod rezonabil. Din păcate, volumul de muncă nu este static. Chiar și acum, în timp ce citiți acest articol, cred că primirea dvs. este completă cu noi sarcini noi.

Pentru a face progrese reale și efective, trebuie să aveți atât curajul cât și creativitatea de spus, “Asta nu merge”. Aștiți că nu puteți face totul și căutați soluții mai bune.

În orice moment dat în viața ta, există probabil multe lucruri care nu merg conform planului. Trebuie să fii dispus să fii cinstit cu tine și cu cei din jurul tău despre ceea ce nu lucrează pentru tine, atât personal, cât și profesional.

Cu cât îți exercitați mai mult capacitatea de a spune adevărul despre ceea ce funcționează și ceea ce nu funcționează, cu atât veți progresa mai repede.

2. Concentrați-vă pe forțele dvs. unice

Indiferent dacă sunteți antreprenor, lider sau lucrați ca parte a unei echipe, fiecare persoană are puncte forte unice pe care le poate aduce la masă.

Provocarea este că mulți oameni ajung să facă lucruri pe care pur și simplu nu le prea bine.

În încercarea de a-ți atinge obiectivele sau de a oferi un proiect, oamenii ajung să facă totul în sine sau să ia lucruri care nu se joacă la punctele lor forte unice. Acest lucru poate duce la frustrare, copleșire și suprasolicitare.

Aceasta poate însemna că proiectele care durează mai mult pentru a fi finalizate din cauza lipsei de cunoștințe sau pur și simplu nu folosesc punctele forte ale altor persoane cu care lucrați.

Adesea nu este vorba despre Cum pentru a finaliza acest proiect mai eficient care pot contribui la realizarea acestui proiect. reclamă

Deci, care sunt punctele dvs. forte unice, care va asigura ca volumul de munca este livrat mai eficient? Iată câteva întrebări care vă vor ajuta să reflectați:

• Ești un mare strateg?
• Sunteți un planificator eficient?
• Managementul de proiect este forța ta?
• Este comunicarea și aducerea oamenilor puterea ta?
• Sunteți persoana ideilor?
• Punerea în aplicare este puterea ta?

Gândiți-vă la modul în care puteți aduce cea mai mare valoare lucrării dvs. și proiectelor pe care le întreprindeți.

3. Folosiți forțele echipei tale

Una dintre cele mai simple moduri de a vă gestiona eficient volumul de muncă este să vă eliberați timpul, astfel încât să vă aduceți cel mai înalt nivel de energie, concentrare și puncte forte pentru fiecare proiect.

Delegație sau o lucrare în echipă mai bună este soluția.

Toată lumea are puncte forte unice. Este esențial să gândiți munca în echipă, mai degrabă decât să lucrați izolat pentru a vă asigura că proiectele pot fi finalizate în mod eficient. În plus, de fiecare dată când dezvăluiți o sarcină sau un proiect care nu se joacă forțelor dvs. unice, deschideți o oportunitate de a face ceva la care sunteți mai talentat. Aceasta va împuternici atât pe voi, cât și pe cei din jurul vostru.

Mai degrabă decât să vă ocupați singur de toate responsabilitățile, căutați cu cine puteți lucra pentru a obține cele mai bune rezultate posibile.

4. Luați timp pentru planificare

“Dă-mi șase ore să taie un copac și voi petrece primele patru ascuțiri de topor”. - Abraham Lincoln

O oră de planificare eficientă ar putea salva ore întregi. Mai degrabă decât să vă grăbiți și să începeți proiecte, luați-vă timpul să cartografiați totul.

Puteți să vă gândiți la:

• Care este scopul proiectului??
• Cât de important este?
• Când trebuie să fie livrat de către?
• Care este cel mai bun rezultat și cel mai rău rezultat pentru acest proiect?
• Care sunt KPI-urile?
• Ce reprezintă planul proiectului și reperele-cheie?
• Cine lucrează la acest proiect?
• Ce este responsabilitatea tuturor??
• Ce toleranțe pot adăuga?
• Care sunt etapele de revizuire?
• Care sunt provocările cu care ne confruntăm și soluțiile pentru aceste provocări?

Având o claritate absolută asupra proiectului, rezultatele proiectului și rezultatul dorit pot economisi mult timp. De asemenea, vă oferă clarificări asupra priorităților și termenelor, astfel încât să puteți bloca timpul necesar pentru a vă concentra și concentra.

5. Concentrați-vă pe priorități

Nu totul este o prioritate, deși se poate simți adesea în momentul în care este.

Indiferent de ce lucrați, există întotdeauna cele mai urgente, mai importante sau mai valoroase proiecte sau sarcini.

Un instrument pe care îl puteți utiliza pentru a vă maximiza productivitatea și pentru a vă concentra pe cele mai mari priorități este utilizarea Matricei Eisenhower. Acest instrument strategic pentru luarea de măsuri cu privire la lucrurile care contează cel mai mult este simplu. Vă separați acțiunile pe baza a patru posibilități:

1. Urgent și important (sarcini pe care le veți face imediat).
2. Important, dar nu urgent (sarcini pe care le veți programa să le faceți mai târziu).
3. Urgent, dar nu important (sarcini pe care le veți delega altora).
4. Nici urgentă, nici importantă (sarcini pe care le veți elimina).

James Clear are o descriere foarte bună despre modul de utilizare a matricei Eisenhower: Cum să fim mai productivi prin utilizarea casetei Eisenhower

reclamă

Metoda pe care o folosesc cu clienții mei de coaching este să îi rog să-și stabilească prioritățile Top Five pentru această zi. Apoi, pentru a începe mai întâi cu cea mai importantă prioritate. La sfârșitul zilei, analizați performanța în funcție de aceste priorități.

Citiți Următorul

Cum să delegeți activitatea în mod eficient (Ghidul definitiv pentru lideri)

Ultimul ghid pentru a vă prioritiza munca și viața

Usor distrat? Iată soluția ta

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Dacă nu ați realizat totul, începeți a doua zi cu prioritatea numărul unu.

Dacă vi se dau sarcini / proiecte suplimentare în timpul zilei, atunci va trebui să le evaluați importanța în celelalte priorități.

6. Scoateți timpul

Pentru a rămâne în fruntea unui volum mare de muncă, este important să vă luați timp să vă odihniți și să vă recuperați.

Dacă nivelul dvs. de energie este ridicat și mintea și corpul dvs. sunt reînnoite și alerte, sunteți în situația de vârf pentru a face față unui volum mare de muncă.

Ia-ți timp din timpul tău pentru a te plimba sau pentru a-ți face un exercițiu. Lăsați mai devreme când este posibil și petreceți timp cu oameni care vă dau o mulțime de energie.

În fundal, este esențial să obțineți un somn bun și să mâncați sănătos pentru a vă ascuți mintea.

Aruncați o privire la acest articol aflați despre importanța programării temporizării.

7. Menținerea unui echilibru sănătoasă între viața profesională și viața personală

Menținerea unui echilibru între viața profesională și viața sănătoasă poate fi dificilă. Echilibrul pe care toți îl dorim este foarte diferit de celălalt.

Am scris mai devreme 13 sfaturi despre echilibrul vieții profesionale pentru o viață fericită și productivă. De lucru mai lung și mai greu nu înseamnă obținerea mai mult, mai ales dacă nu aveți timp să cheltuiți cu oamenii care contează cel mai mult. Calitatea pe care o ai ca persoană, relațiile pe care le ai, timpul petrecut la locul de muncă, decizia asupra a ceea ce contează cel mai mult este complet sub controlul tău.

Echilibrul dintre viața profesională și viața privată este de a găsi pacea în tine însuți pentru a fi pe deplin prezent, oriunde te afli, fie că ești în birou sau acasă, chiar acum. Este vorba despre alegerea celor mai importante și crearea propriei vieți echilibrate.

Dacă simțiți că nu există un echilibru suficient, atunci poate fi timpul să fa o schimbare.

8. Opriți multitaskingul

Multi-tasking este un mit. Creierul dvs. pur și simplu nu poate funcționa eficient făcând mai mult decât un singur lucru la un moment dat - cel puțin un lucru care necesită atenție concentrată.

Așadar, obțineți lista de priorități (a se vedea punctul anterior), faceți mai întâi cel mai important lucru, apoi treceți la următorul element și faceți o listă cu lista.

Când vă împărțiți concentrarea pe o multitudine de zone diferite, nu puteți furniza în mod constant o performanță ridicată. Nu veți fi pe deplin prezent pe o singură sarcină sau proiect la îndemână. reclamă

Dacă alocați timp blocat și creați granițe ferme pentru anumite activități și angajamente, nu vă veți simți atât de copleșiți, nici de suprasolicitați cu tot ce trebuie să faceți.

9. Lucrați în blocuri de timp

Pentru a-ți menține energia pentru a-ți produce cele mai bune rezultate, este esențial să faci pauze regulate.

Folosesc metoda 60-60-30 și o predau clienților noștri de coaching.

Lucrați pe un proiect pentru o perioadă susținută de 50 de minute.

Apoi, faceți o pauză de 10 minute. Aceasta ar putea fi o plimbare, o gustare sănătoasă sau pur și simplu o conversație cu cineva.

Apoi continuați să lucrați la proiect pentru încă 50 de minute.

Apoi, faceți o altă pauză de 10 minute.

Apoi faceți o pauză completă de 30 de minute pentru a vă deconecta de la locul de muncă. Acesta ar putea fi timpul pentru un prânz potrivit, un pic de exerciții fizice, o lectură sau o plimbare.

Pur și simplu, luând o anumită perioadă de timp, nivelul dvs. de energie rămâne în sus, calitatea muncii dvs. se îmbunătățește și reduceți riscul de ars.

10. Îndepărtați distorsiunile

Faceți o estimare a numărului de distracții pe parcursul unei zile de lucru medii. Acum, luați acest număr și înmulțiți-l cu 25. În opinia lui Gloria Mark în studiul "Costul muncii întrerupte", ne duc în medie 23 de minute și 15 secunde pentru a reveni la sarcina inițială după întrerupere.^[1]

“Cercetările noastre au arătat că distragerea atenției poate duce la stres mai mare, la o stare proastă și la o productivitate mai scăzută.”

Distragiile nu îți iau doar timpul în timpul distragerii, pot să vă deranjeze progresul mental și să vă concentrați timp de aproape 25 de minute. Deci, dacă sunteți distras de 5 ori pe zi, ați putea pierde aproape 2 ore în fiecare zi de muncă productivă și aproape 10 ore în fiecare săptămână.

Dacă aveți un proiect important de lucru, găsiți un spațiu unde nu veți fi distras sau încercați să faceți acest lucru.

11. Comandați timpul focalizat la sarcini mai mici

Știți câteodată, trebuie doar să vă ocupați de aceste sarcini și să luați măsuri împotriva lor. Dar există întotdeauna ceva mai presant.

Sarcinile mici pot adesea împiedica cele mai importante proiecte. Ei stau pe lista dvs. zilnică de a face, dar sunt adesea uitați pentru că au priorități mai importante sau pentru că nu vă interesează. Dar ei iau energie mentală. Îți aglomerează mintea. reclamă

Angajați-vă să vă petreceți o anumită perioadă de timp completând toate sarcinile mici pe care le aveți pe lista dvs. de activități. Vă va oferi pacea minții și spațiul pentru a vă concentra mai mult pe prioritățile mai mari.

12. Faceți un audit în timp

Știți exact unde merge timpul în fiecare zi? Economisiți prea mult timp pentru anumite proiecte și sarcini în detrimentul oportunităților mai mari?

Petreceți puțin timp pentru a analiza unde vă petreceți timpul. Această înțelegere vă va uimi și vă va oferi claritatea pentru a începe să ajustați unde vă concentrați timpul și pe ce proiecte.

Puteți începe prin a lua o bucată de hârtie și a crea trei coloane:

Coloana A este o lucrare prioritară. Coloana B este o lucrare bună. Coloana C este o muncă cu valoare scăzută sau ceva.

În fiecare zi, scrieți proiectul sau sarcina și timpul petrecut pe fiecare. Alocați acel timp unei coloane.

La sfârșitul săptămânii, înregistrați timpul total petrecut în fiecare coloană.

Dacă petreceți prea mult timp pe anumite tipuri de muncă, căutați să schimbați lucrurile, astfel încât timpul dvs. concentrat este în coloanele B și C.

13. Protejați-vă încrederea

Este esențial să ne protejăm încrederea pentru a ne asigura că nu suntem copleșiți, stresați și pierdem credința.

Când ai încredere ca pe o resursă zilnică, te afli într-o poziție mai bună de a rezolva problema, de a învăța mai repede, de a răspunde la orice, de a te adapta la orice, și de a-ți atinge cele mai mari oportunități.

Încrederea vă oferă abilitatea de a transforma teama într-o gândire concentrată și relaxată, comunicare și acțiune. Aceasta este cheia pentru a vă pune mintea într-o stare productivă.

Când încrederea este ridicată, puteți vedea clar posibilitățile la îndemână și puteți crea strategii pentru a le profita de acestea sau pentru a rezolva provocările cu care vă confruntați în fiecare zi.

Cuvintele finale

Un volum mare de muncă poate fi dificil de rezolvat și poate provoca stres, arsură și frustrare continuă.

Cheia este să o abordăm mai degrabă decât să o lăsăm să continue și să complice efectele pe termen lung. Sperăm că puteți lua măsuri cu privire la cel puțin unul dintre aceste sfaturi.

Dacă devine prea mult și afectează negativ sănătatea fizică și psihică, poate fi timpul să vorbiți cu cineva. În loc să vă ocupați singur de asta și să rămâneți nemulțumiți, resentiți și să ajungeți într-un punct în care pur și simplu nu puteți face față, trebuie să faceți o schimbare pentru propria dvs. sănătate.

Credit recomandat de fotografie: Hannah Wei prin unsplash.com

Referinţă

[1]

^

Gloria Mark: Costul muncii întrerupte: mai multă viteză și stres