Obțineți Efectuat și măriți productivitatea cu Google Docs

Ați luptat cu mai multe stații de lucru, laptopuri, dispozitive mobile și aveți acces la un anumit document? Îți împărți documente și foi de calcul cu echipe de oameni? Cereți feedback pentru proiecte de la oameni de pe tot globul?

Dacă aveți o soluție pentru dvs., care nu costă nici măcar un ban. reclamă

documente Google

Bine, bine, am auzit ghinturi chiar pe Internet. Google Docs nu sa bucurat de o bună reputație ca înlocuitor pentru Microsoft Office sau chiar pentru Open Office. Nu vorbesc despre utilizarea Google Docs ca software de procesare de text. Eu folosesc atât MS Office, cât și Open Office pentru a crea și edita documente, foi de calcul și prezentări. Dacă sunteți un utilizator greu de aplicații tip birou, trebuie să aveți într-adevăr un fel de software desktop.

Despre ce vorbesc este utilizarea Google Docs ca supliment la aplicațiile desktop. Folosit în mod corect, Google Docs vă poate oferi o evaluare a documentelor dvs. în timp ce vă aflați acasă, la birou, călătoriți oriunde, cu o conexiune la Internet. De asemenea, este o modalitate excelentă de a colabora cu persoane, de a împărtăși articole, de a obține feedback.

Există și alte instrumente de colaborare acolo. Dropbox, Syncplicity sunt unele. Sunt bune pentru oamenii techie care înțeleg ce se așteaptă de la ei. Am descoperit când vreau să împărtășesc cu non-techies, se confruntă cu probleme cu astfel de instrumente. De asemenea, au o versiune gratuită și profesională. Dacă le folosiți pentru orice lucru legat de o afacere, trebuie să vă gândiți să plătiți pentru aceasta, astfel încât să nu vă deranjeze de termenii și condițiile. reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Noțiuni de bază

Desigur, aveți nevoie de un cont Google pentru a utiliza Google Docs. Dacă nu aveți deja unul, mergeți la google.com și înscrieți-vă. Odată ce aveți contul, puteți accesa Documente făcând clic pe fila din partea de sus a ecranului. Aceasta vă va duce la ecranul dvs. de pornire.

Colecții

Cheia utilizării Documentelor Google în înțelegerea colecțiilor. Colecțiile sunt identice cu dosarele de fișiere din Google Docs. Fiecare colecție deține o serie de alte lucruri. O colecție poate conține mai multe documente, foi de calcul, prezentări sau chiar alte colecții. O colecție poate conține mai multe tipuri de articole, un cuplu de documente, o foaie de calcul și alte câteva colecții. Acest lucru este la fel ca dosarele de fișiere dintr-un sistem de operare.

Folosesc colecții pentru a ține ca elemente, astfel încât acestea să fie grupate împreună și pot să le împărtășesc oricui vrea. Veți colecționa pe ecranul de acasă Google Docs din partea stângă. Va fi o listă a colecțiilor și a colecțiilor pe care vi le-ați trimis. reclamă

Obțineți "Efectuat cu ușurință

Am descoperit că cea mai bună modalitate de a obține documentele dvs. în Documente Google este să creați dosare pe stația dvs. de lucru, să introduceți elementele pe care doriți să le accesați și apoi să le încărcați ca colecții în Google Docs. M-am străduit mult timp să încerc să încarc documentele câte unul, să creez colecțiile pe Documente Google și apoi să pun articolele în colecții. Nu face asta. Este foarte ciudat. Puteți face totul pe stația dvs. de lucru în câteva minute, încărcați-l și apoi accesați-le oriunde mergeți.

Partajare și feedback

Cealaltă utilizare interesantă pentru Google Docs este de a împărtăși lucrurile oamenilor. Aveți posibilitatea să partajați colecții sau elemente individuale. Modul ușor pe care îl folosesc pentru a distribui este să faceți clic dreapta pe element. Acest lucru vă va permite să selectați Partajare și apoi să faceți din nou clic pe Partajare. Aceasta afișează caseta Setări partajare. În acest moment, aveți câteva opțiuni. Puteți partaja direct cu utilizatorii folosind adresa lor de e-mail. Doar introduceți adresa în casetă “Adauga oameni”. Ei vor primi un e-mail, oferindu-le acces la element. O altă modalitate este să utilizați o legătură. În partea de sus a casetei de setări Partajare, faceți clic pe Modificare pentru a schimba tipul de acces. Selectați oricine cu linkul pentru a avea acces la un link care va duce pe cineva la articolul dvs. De asemenea, aveți posibilitatea de a le da posibilitatea de a edita documentul.

Folosind un link cu permisiunea de editare, poți să trimiți un document pe Facebook, Twitter, etc și să ceri comentarii cu privire la ceea ce lucrezi. Ce modalitate foarte bună de a obține feedback! Oamenii pot folosi funcția de inserare a comentariilor pentru a vă oferi toate informațiile pe care le doriți. Asigurați-vă că aveți o copie de rezervă în cazul în care cineva modifică documentul dincolo de recunoaștere. reclamă

Menaj

În cele din urmă, pentru a păstra dezordinea în jos, utilizați colecții pentru a menține elemente individuale care să blocheze pagina dvs. de pornire în Google Docs. Selectați elementele individuale și apoi faceți clic pe Mai multe din partea de sus. Selectați Nu se afișează în Acasă pentru a le ascunde de pagina dvs. de pornire. Veți găsi în continuare articolele din colecții și va menține pagina dvs. de pornire mult mai ușor de gestionat.

Simplu, rapid, gratuit

Folosind Google Docs în modul pe care l-am descris îndeplinește cerințele mele pentru un instrument de top al productivității liniei - simplu, rapid și ieftin (gratuit). Este un instrument excelent de a avea în geanta dvs. de instrument. Văd doar utilizarea Gmail și Google Docs în creștere.

De ce să nu începeți să o utilizați și să beneficiați de creșterea productivității?

(Credit foto: Electonic News pe Internet prin Shutterstock)