7 moduri de a lucra mai repede, prin documentare

Antreprenorii de astăzi au atât o mai bună, cât și mai rea decât o generație a colegilor lor în trecut. Volumul mare de tehnologii și instrumente de la vârful degetelor noastre este copleșitor până la punctul de sufocare, dar atunci când este folosit în mod corespunzător, aceste instrumente pot fi incredibil de puternice.

În fiecare zi sunt bombardat cu anunțuri pentru noi instrumente, servicii și aplicații, care, probabil, mă vor face mai eficiente și mă vor ajuta să obțin mai mult din afacerea mea, dar, de fapt, doar 1 din 100 de astfel de lucruri mă vor ajuta personal. Ce vă ajută, am găsit, este să începeți să documentați ce faceți și cum faceți acest lucru mai devreme și de multe ori. Pentru a vă ajuta să faceți același lucru pentru afacerea dvs., iată șapte sfaturi simple pentru documentarea modului în care funcționează compania dvs., a instrumentelor pe care le utilizați și a celor pe care le-ați încercat (cu succes sau nu).

Utilizați software-ul

Notebook-urile, notele lipicioase și e-mailurile nu sunt instrumente bune pentru a urmări funcționarea afacerii dvs. Puteți petrece cu siguranță o încărcătură de bani cu barca și să cumpărați un software scump cum ar fi Omnifocus pentru organizarea sarcinilor și pentru a face liste sau puteți să o păstrați simplu.

Pentru toate nevoile mele de documentare, folosesc Evernote. Mi-am rupt afacerea în cinci componente principale - vânzări, marketing, producție, management și financiar - și am creat căsuțe separate, în care țin note despre sarcini specifice pe care le efectuez zilnic, săptămânal sau lunar. De la chitanțe și documente fiscale la e-mailurile pe care le trimitem la conturile reci, am totul în aproximativ douăzeci și cinci de jurnale atent organizate, și totul este gratuit. reclamă

Du-te la Mobile

Orice instrument vă decideți să utilizați, asigurați-vă că are o componentă mobilă. Evernote se potrivește proiectului de lege aici, acesta fiind unul dintre motivele pentru care am început să îl folosesc, iar o altă aplicație care îmi place pentru integrarea mobilă este Ziua 1, o aplicație de jurnalizare. Cu edițiile mobile desktop și iOS, Ziua 1 este o modalitate excelentă de a nota notele despre ceea ce am făcut și despre orice îngrijorare pe care o aveam într-o anumită zi.

Colaborați cu colegii și clienții

Chiar dacă lucrați 100% pe cont propriu, nu vă fie frică să întrebați alți oameni din industria dvs. (sau chiar clienții dvs.) ce gândesc despre un anumit proces.

Angajăm în mod activ clienții noștri și întrebăm ce gândesc despre procesele noastre de vânzări, tehnicile de marketing și serviciile pe care le-au primit. Ce ar face bine pentru a documenta un proces complex dacă aflați doi ani mai târziu că clienții dvs. îl urăsc?

Utilizați GTD pentru a prioritiza

Lui David Allen Lucrurile au fost terminate este una dintre cele mai importante cărți scrise despre productivitate și există o întreagă categorie de software construit în jurul conceptelor din acea carte. reclamă

Citiți Următorul

10 moduri de a ieși din zona dvs. de confort și de a vă depăși teama

The Lifehack Show Episodul 3: De ce validarea este cheia relațiilor de durată

Cum să faci schimbări în viață pentru a fi cea mai bună versiune a ta

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Ideea de bază este destul de simplă: când vine o sarcină, acționezi imediat. Sarcina se înscrie fie în lista dvs. de sarcini, cu o dată și o oră pentru finalizare, într-un coș pentru examinare ulterioară, fie la un membru al personalului sau un antreprenor care se poate ocupa de el. Toate sarcinile trebuie să fie acționabile. Ultimul lucru pe care doriți să-l vedeți în trei săptămâni este o sarcină pe lista dvs. care spune “obțineți noi clienți”. Mulțumesc, e foarte specific.

Metoda GTD de gestiune a sarcinilor ajută la documentare, deoarece te obligă să gândești în termeni de sarcini prioritare și de acțiune. Când faceți asta, este mult mai ușor să creați o listă a sarcinilor implicate.

Note de examinare o dată pe lună

Când luați atât de multe note, este ușor să vă așezați zilnic, să le citiți și să încercați să creați un model, dar pentru a maximiza rentabilitatea investiției în timp, este important să examinați notele dvs. o dată pe lună.

Când faceți asta, se întâmplă trei lucruri: publicitate

1. Începeți să vedeți modele clare
2. Puteți organiza aceste modele în procese
3. Puteți face planuri pe baza proceselor dvs. pentru luna următoare

Mai bine, nu ești distras zilnic de nevoia de a vă reorganiza în mod obligatoriu programul. Se face doar o dată pe lună.

Trimiteți note cu clienții

Nu cereți doar clienților și clienților feedback; arătați-le exact ceea ce înregistrați. Folosim notele interne ca materiale de marketing, trimițând de fapt clienților potențiali o schiță completă a ceea ce facem și modul în care o facem, astfel încât să poată vedea cine angajează.

Nu numai că creează încredere din cauza transparenței; ne permite să clarificăm orice problemă înainte de începerea unui proiect care altfel ar crea probleme.

Nu ține nimic sacru

Afacerea dvs. este specială pentru dvs. și există anumite lucruri pe care le-ați făcut de mulți ani care funcționează bine, dar lucrurile se schimbă. Indiferent dacă creșteți rapid sau sunteți forțat să faceți schimbări majore cu progresul tehnologic, trebuie să fiți gata și dispuși să revizuiți procesele vechi atunci când nu mai funcționează. Când observați în mod constant ceea ce faceți și cum faceți acest lucru, veți vedea aceste modele mai repede și veți putea să le adaptați în timp real, nu săptămâni sau luni în jos pe drum. Acest tip de agilitate este extrem de important atunci când încearcă să rămână în fața curbei în continuă evoluție a afacerilor online. reclamă

Unul dintre cele mai valoroase bunuri pe care le are afacerea dvs. este în capul tău; sunt pașii pe care îi faceți în fiecare zi pentru a face lucrurile. Când le scrieți în jos, puteți face posibilă automatizarea, externalizarea și raționalizarea exactă a fiecărui aspect al ceea ce faceți. Asta nu înseamnă că tu trebuie să angajați pe cineva care să vă înlocuiască, dar veți fi cu mult mai aproape de punctul în care ați putea.

Documentația completă necesită timp, dar dacă începeți acum, veți începe să vedeți rezultate pozitive aproape imediat și, cu timpul, sperăm că veți crea un obicei care face posibilă aprinderea prin aproape toate sarcinile din lista de sarcini.