5 moduri de a-ți îmbunătăți productivitatea în birou

Este posibil să găsiți timp suplimentar în timpul zilei prin simpla reorganizare a modului în care abordați sarcinile care țin de responsabilitatea dvs. Uitați-vă la fiecare din următoarele domenii ale vieții voastre active și vedeți unde puteți face îmbunătățiri care vă vor permite să acordați mai mult timp lucrurilor de care aveți nevoie pentru a vă concentra atenția asupra.

1. Comunicarea

Una dintre cele mai importante abilități în orice afacere este comunicarea eficientă. Când comunicați cu personalul și clienții, asigurați-vă că toate instrucțiunile și informațiile dvs. sunt înțelese așa cum intenționați să fie. Pur și simplu repetarea aceleiași solicitări cu cuvinte diferite la sfârșitul unei conversații poate însemna diferența dintre obținerea raportului dorit și cel pe care personalul dvs. a crezut că l-ați dorit.

Prin comunicare, claritatea este obiectivul numărul unu. Poate aveți o diplomă de masterat în limba engleză, dar persoana cu care comunicați nu poate. Prin păstrarea limbii simple pe care o utilizați, creșteți șansele de înțelegere a mesajului. reclamă

Doar vorbind clar, concis și verificând că persoana cu care comunicați a înțeles ceea ce ați spus, puteți economisi timp prețios, obținând ceea ce aveți nevoie în primul rând.

2. Planificarea

Acesta este un lucru necesar atât pentru proiectele repetate, cât și pentru proiectele mai mari.

Păstrați un planificator anual pe biroul dvs., pe care îl înregistrați proiecte repetate (anual / lunar / etc), astfel încât să puteți vedea dintr-o privire când trebuie să începeți să colectați informații pentru ei. reclamă

Cu proiecte mai mari, planificați întregul proiect la început. Împărțiți-l în pași mai mici și alocați o dată prin care fiecare pas trebuie să fie finalizat. Delegați orice proiect care poate fi realizat de altcineva, dar păstrați-l supravegheat îndeaproape cu privire la cine face ceea ce și când aveți nevoie. Odată ce ați planificat modul în care veți realiza proiectul, veți descoperi că este mai puțin probabil să îl dezactivați până în ultima clipă.

3. Prioritizarea

Săriți de la un proiect la altul, nu vă simțiți ca și cum ați realizat ceva în fiecare zi sau că vă grăbiți în mod constant să terminați cu termene limită este un semn că trebuie să vă reorganizați modul în care vă apropiați de planificarea sarcinilor și de a stabili prioritatea strategiei.

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

În fiecare dimineață treceți prin cutia dvs. și prioritizați conținutul acesteia. Odată ce știți ce trebuie făcut, cât de urgent este nevoie și cât timp este posibil să se finalizeze, adăugați sarcinile în ordinea importanței programului de lucru al zilei. Când e-mailul vine, prioritizați toate elementele care necesită atenție și apoi adăugați-le în programul dvs. de lucru. reclamă

La sfârșitul fiecărei luni, aruncați o privire la proiectele cunoscute pentru luna următoare și începeți să programați cu titlu provizoriu când ați putea începe să lucrați la acestea, astfel încât să începeți luna în care să vă gândiți deja la ce trebuie făcut.

4. Amânarea

Pentru mulți oameni, acesta este cel mai mare hoț din toate timpurile! Cel mai important lucru pe care trebuie să-l faceți este să recunoașteți că sunteți vinovat de amânare și apoi să identificați sarcinile pe care aveți tendința să le dezactivați cât mai mult posibil. Odată ce știi care sunt lucrurile pe care ești probabil să te amâne, gândește-te de ce nu vrei să le faci. Poate că sunt prea mari, prea plictisitoare sau par a fi o pierdere a timpului tău. Identificând raționamentul din spatele problemelor dvs. de amânare, puteți găsi soluții, cum ar fi ruperea proiectelor mai mari în jos în bucăți mai mici (planificarea de mai sus), programarea sarcinilor plictisitoare pentru prima dată dimineața, astfel încât acestea să fie făcute și delegarea (a se vedea delegarea de mai jos ) orice sarcini care sunt atât de rutina ei simt ca o pierdere de timp. Eliminați amânarea din ziua dvs. de lucru și vedeți cât de mult puteți realiza în ziua dvs..

5. Delegația reclamă

Dacă aveți personal angajat pentru a vă ajuta, delega unele dintre sarcinile de rutină pe care le puteți instrui rapid pe altcineva să-și asume responsabilitatea. Amintiți-vă să comunicați instrucțiunile în mod clar și asigurați-vă că sunt înțelese înainte de a părăsi sarcina în îngrijirea angajaților. Odată ce ați delegat ceva, doar o revizuire rapidă pentru a vă asigura că este efectuată corect și la timp este tot ceea ce trebuie să faceți. Amestecarea catorva dintre aceste sarcini pentru membrii echipei va va elibera timpul pentru o munca mai specializata.

Katie-Anne Gustafsson a petrecut mulți ani în administrarea afacerilor, înainte de a deveni un WAHM, unde a învățat multe dintre abilitățile și instrumentele organizaționale de care are nevoie pentru a echilibra în mod eficient cererile pentru viața ei de zi cu zi.