4 moduri în care utilizarea dvs. de e-mail vă dăunează productivitatea

E-mailul este o mare parte din majoritatea oamenilor. Folosiți-l pentru a comunica cu cei dragi, pentru a obține actualizări de proiecte de la clienți, pentru a trimite promoțiile clienților dvs. pentru produsele dvs. multe alte lucruri.

Cu această dependență puternică de e-mail, a devenit, de asemenea, un cal de biciuit pentru că a fost un instrument ineficient. E-mailul nu este problema, modul în care alegeți să utilizați e-mailul dvs. este problema.

Dacă folosiți adresa dvs. de e-mail în moduri ineficiente, atunci este, desigur, un instrument teribil. O șurubelniță face un ciocan teribil, dar nu insistăm să-l folosim ca un ciocan în timp ce lamentăm cât de teribil este să fii un ciocan.

Data viitoare când vă plângeți despre e-mail, asigurați-vă că nu o utilizați în aceste 4 moduri încât să nu fie utilizată niciodată.

1. Nu este un manager de sarcini

E-mailul dvs. nu este un loc pentru a colecta o grămadă de elemente de acțiune. Nu este lista de sarcini. reclamă

În primul rând, nu există o modalitate reală de a prioritiza e-mailurile dvs., nu au date "cuvenite" și nu pot fi ușor grupate în proiecte.

În al doilea rând, nu controlați lucrurile care vin în căsuța de e-mail. Oricine vă poate trimite ceva pe care ei îl consideră important pentru tine și apoi trebuie să utilizați capacitatea creierului de a decide ce să faceți despre acel element.

În al treilea rând, nu puteți aloca un e-mail cuiva și apoi urmăriți cum merge. Sigur că o puteți transmite, dar vedeți actualizările între celelalte persoane de pe e-mail numai atunci când doriți să le vedeți? Nu aveți parte de grupare cu un CC și trebuie să obțineți fiecare actualizare chiar și atunci când nu are importanță pentru ziua dvs..

În loc să folosiți căsuța poștală ca loc de colectare pentru sarcinile dvs., trebuie să folosiți ceva ca Todoist sau OmniFocus pentru a le urmări. Dacă sunteți pe o echipă și misiuni de sarcină trebuie să vă schimbați mâinile în mod regulat, atunci este timpul să priviți la un sistem mai robust, cum ar fi Redbooth sau Basecamp.

Când vă așezați o dată pe ore, de două ori pe zi, faceți totul în căsuța de e-mail, fie răspunzând imediat la ea, fie împingându-l în sistemul de gestionare a sarcinilor, care va fi tratat mai târziu. Odată ce vă aflați în sistemul de gestionare a sarcinilor pe care îl alegeți, puteți să îl acordați priorității și să îl programați să fie tratat.

2. Nu este un dosar de fișiere reclamă

Da căutare în unele furnizori de e-mail este destul de bun, astfel încât să puteți găsi lucrurile destul de ușor, dar e-mailul nu este un dosar mare dosar pentru a stoca lucruri.

În primul rând, nu puteți căuta în atașamente ca un instrument ca Evernote poate. În cazul în care Evernote vă permite să căutați și să găsiți faptul că textul din e-mailul specific al documentului vă lasă o listă lungă de articole cu atașamente de care aveți nevoie pentru a explora pentru a găsi singurul lucru de care aveți nevoie.

Citiți Următorul

Cum să faci schimbări în viață pentru a fi cea mai bună versiune a ta

Cum să faci schimbări pozitive acum (și să începi să trăiești o viață de împlinire)

25 Cele mai bune cărți de auto-îmbunătățire pentru a citi nici o chestiune cât de vechi sunteți

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

În al doilea rând, nu puteți organiza eficient toate aceste bunuri, cum includeți o notă scrisă manual care ar trebui să meargă cu e-mailul. Ați putea să faceți o fotografie și să o trimiteți prin e-mail, însă acest lucru înseamnă că este vorba de toate celelalte e-mail-uri de neclaritate care într-adevăr nu sunt așa de importante ca e-mailul "da" singur care a aprobat o modificare a unui proiect.

În loc să păstrați toate documentele în e-mail, utilizați instrumente precum Evernote pentru a gestiona toate fișierele dvs. digitale. Utilizați un instrument de gestionare a proiectului, cum ar fi Basecamp, pentru a lega documente importante cu proiectele lor.

3. Nu este un telefon

Frumusețea e-mailului este că este asincronă, așa că pot să mă ocup de un e-mail atunci când e bun pentru mine și poți face față când e bine pentru tine. Nu trebuie să negociem un timp pentru a vorbi în mijlocul programelor noastre aglomerate. reclamă

Dar textul ratează atâta semnificație și de multe ori așteaptă ca răspunsul să susțină un proiect real cu un termen real. De prea multe ori dragostea noastră de e-mail înseamnă că nici măcar nu ne gândim la ridicarea telefonului, astfel că avem 22 de e-mailuri de peste 5 zile încercând să clarificăm nuanțele care ar fi putut fi clarificate într-un apel telefonic de 2 minute.

Utilizați toate instrumentele de care aveți la dispoziție pentru a aduce claritate muncii dvs. și care include telefonul. Dacă trimiteți mai mult de 2 e-mailuri care încearcă să clarifice ceva este timpul să ridicați telefonul și să aveți acel telefon de 5 minute pentru a relua lucrurile.

4. Email-ul dvs. încearcă să construiască consens

Toate lucrurile sunt de multe ori puse în așteptare, deoarece nu a fost furnizată nicio acțiune clară într-un e-mail. Pentru a combate acest lucru este timpul să începeți să faceți e-mailurile scurte și acționabile.

Pretindeți-vă că întrebați pe cineva o întrebare care are 2 rezultate posibile. Cele mai multe e-mailuri ar arăta astfel:

Hei Bob,

Mă întrebam dacă ți-a plăcut A sau B. Dă-mi voie să știu.

Acesta este un mod teribil pentru tine să aștepți pentru totdeauna să se miște pentru că Bob nu se ocupă de e-mail-ul său rapid. În schimb scrie-o așa.

Hei Bob,

Mă întrebam dacă ți-a plăcut A sau B. Cred că A este calea de urmat și dacă nu te mai aud de tine în 2 zile, asta vom face.

Acum nu esti blocat in asteptarea lui Bob, i-ai spus ca in 2 zile te duci cu optiunea A. Daca Bob nu te intorce la tine in 2 zile, du-te inainte si faci asta.

Dacă într-adevăr aveți nevoie de Bob să cântăriți, să nu trimiteți acel e-mail, să-l sunați pe Bob și să luați 5 minute pentru a-l șterge apoi mergeți mai departe. reclamă

Dacă vă puteți opri să utilizați e-mailul în aceste 4 căi teribile, veți găsi destul de repede că e-mailul nu este atât de rău. A trebuit doar să-l folosești pentru slujba potrivită.

Credit de fotografie recomandat: Rolands Lakis prin flickr.com