10 sfaturi pentru a evita un coș de hârtie de birou!

Cum se întâmplă așa ceva?? reclamă

Până când am început să lucrez ca organizator profesionist, nu aveam idee că spațiile ar putea deveni așa. Sigur, m-aș găsi frustrat de o grămadă de hârtie din când în când, dar hârtia nu mi-a preluat spațiul. reclamă

Deci, cum se ajunge atât de departe? Ce cauzează acest tip de haos? Iată câteva răspunsuri posibile. reclamă

1. Hârtia vine la o rată mai rapidă decât rata la care este procesată.
2. Nu există niciun sistem pentru procesarea și stocarea hârtiei.
3. Deciziile cu privire la ce să facă cu hârtiile sunt amânate și documentele aterizează în grămezi nediferențiate.
4. Persoana nu este selectivă cu privire la ce documente să păstreze și ce să arunce.
5. Persoana nu acordă suficient timp pentru gestionarea fluxului de hârtie.

Cum ar putea această persoană să transforme această provocare în jurul hârtiei?

Citiți Următorul

Cum să faci schimbări în viață pentru a fi cea mai bună versiune a ta

Cum să faci schimbări pozitive acum (și să începi să trăiești o viață de împlinire)

Știința de stabilire a obiectivelor (și cum afectează creierul dvs.)

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

1. Acordați timp pentru a finaliza o organizație inițială (sortare, curățare și depunere) a hârtiilor din spațiu. Apoi, planificați să faceți timp cel puțin o dată pe săptămână pentru a procesa documentele primite și documentele care sunt vrednice de a fi păstrate.
2. Reduceți volumul de hârtie care vine prin sortarea corespondenței în coșul de gunoi sau în coșul de gunoi, păstrând numai acele documente care necesită o acțiune sau o depunere. Cu alte cuvinte, nu lăsați poșta nedorită să ajungă la biroul dvs. de acasă!
3. Reduceți volumul de hârtie care vine prin a lăsa buletinele bisericești la biserică și de a scăpa de lucrări și materiale oferite la conferințe, ateliere de lucru și la întâlniri cu planificatori financiari și agenți de asigurare pe care știți că nu le veți face referire ÎNAINTE de a vă introduce birou.
4. Reduceți volumul de hârtie care vine prin reducerea abonamentelor revistelor și jurnalului doar la cele care se citesc de la coperți la acoperire în fiecare lună.
5. Îndepărtați lunar revistele și jurnalele, creând termene limită pentru cât timp acestea vor fi păstrate și reciclate sau aruncate în momentul în care acestea ajung la acest termen.
6. Reduceți volumul de hârtie devenind mult mai selectiv cu privire la ceea ce trebuie menținut și la ce să scăpați. Păstrați numai acele lucrări și publicații care sunt necesare pentru acțiunile curente sau sunt cel mai probabil să fie menționate la o dată ulterioară. Singura hârtie care merită să fie păstrată este hârtia pe care o veți utiliza!
7. Configurați un sistem de depozitare pentru depozitarea hârtiei astfel încât hârtia să poată fi ușor accesată când este necesar.
8. Pe birou, păstrați numai documentele care necesită o acțiune. Aceste lucrări pot fi separate în acțiuni care trebuie să aibă loc imediat și cele care pot apărea mai târziu. Ce trebuie să apară imediat trebuie să fie cel mai accesibil.
9. Stochează documente și publicații care sunt luate în considerare “citind” într-o locație departe de birou. O tavă pe un raft, într-un coș aflat lângă un scaun unde este probabil să citești sau într-o servietă pentru a citi într-un avion sau într-un cabinet de medic, sunt locații bune pentru lucrări care sunt citite opțional. Citirea opțională înseamnă că, dacă nu se citesc, nu vor exista consecințe semnificative, altele decât beneficiul informațiilor pe care le conțin. Cititul nu trebuie amestecat cu lucrări care necesită o acțiune.
10. Când întâlniți hârtie care nu necesită acțiuni sau depuneri și nu sunteți sigur ce să faceți cu aceasta, plasați-o într-o tavă sau un fișier care este în afara biroului. Etichetați acel fișier “posibilităţi.” Luați în considerare locația pentru documentele pe care nu le știți în acest moment. Dându-le acele hârtii locația lor, ei nu te vor opri în calea ta și nu vor deveni mugul unei grămezi nediferențiate pe biroul tău. Cu cât sunteți mai bine organizați, cu atât mai ușor va fi să înțelegeți ce să faceți cu aceste documente. Între timp, acele hârtii neînțelese vor fi grupate, disponibile, dar nu blocând progresul. Periodic analizați aceste documente atunci când adăugați noi lucrări. Veți descoperi că, dat puțin timp, veți ști ce să faceți cu ei - cel mai probabil le aruncați!

reclamă