Ghidul dvs. pentru obținerea de produse productive prin consolidarea contului Gmail

Gmail este un instrument puternic, dar mulți utilizatori ai acestui serviciu nu reușesc să-și exploateze întregul potențial. Pentru a vă ajuta să obțineți mai multă productivitate și să profitați din plin de Gmail, voi petrece următoarele câteva articole despre cele mai eficiente caracteristici ale software-ului și despre tehnicile și practicile pe care le puteți utiliza pentru a profita la maximum de acesta.

În această primă instalare, vom vorbi despre consolidarea contului. Acest lucru vă va face viața mai ușoară de o mie de ori (da, da, hiperbolă - sau așa spuneți pentru moment!) Dacă nu faceți deja acest lucru. Iată ce vom face:

Efectuați-o în căsuța poștală de e-mail central

Astăzi, majoritatea oamenilor au cel puțin două conturi de e-mail și, de obicei, mai multe. Prin proiectele mele personale, conturile personale și lucrul cu clienții îndeajuns de îndeaproape pentru a le garanta furnizarea unei adrese de e-mail, am acumulat aproape douăzeci de conturi active.

Având douăzeci de conturi de e-mail este un lucru rău, rău pentru productivitate. După cum a menționat Dustin în articolul "Înapoi la elementele de bază", cu cât mai puține intrări aveți, cu atât mai bine; înseamnă mai puține șanse ca ceva să se strecoare prin crăpături și mai puține locuri pe care trebuie să le ții minte pentru a verifica în fiecare zi informații noi. reclamă

Gmail oferă numeroase moduri de a transforma acele intrări multiple într-un singur loc. Când filtrați toate acele conturi diferite într-un singur loc fără a pierde capacitatea de a răspunde utilizând adresa la care au fost trimise, problema dvs. de iad din dosar a fost rezolvată. Iată cum puteți consolida această parte a vieții voastre.

1. Configurați funcția Trimiteți e-mail ca.

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să mergeți la Conturi în fila Setări Gmail. Aici puteți configura Gmail pentru a trimite e-mailuri ca și cum ar fi fost trimise de la celelalte adrese de e-mail. În scopul de a menține profesionalismul și de a păstra ordinea de corespondență utilizând filtrele Gmail, acest lucru este important.

Apasă pe “Adăugați o altă adresă de e-mail” și urmați pașii. Un mesaj de confirmare va fi trimis în contul dvs. pentru a preveni falsificarea și după ce ați confirmat că sunteți persoana pe care o declarați, veți putea să trimiteți e-mailuri din acel cont.

Clătiți și repetați până când fiecare cont pe care intenționați să îl filtrați în Gmail a fost configurat. reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

2. Ia-ți e-mailul din celelalte intrări și din Gmail.

Există două modalități prin care puteți obține e-mailul din celelalte conturi pentru a vă încheia în contul Gmail; redirecționarea sau POP3. Redirecționarea este o alegere mai bună pe termen lung, deoarece Gmail vă permite doar să configurați cinci conturi POP3 și să vă verificați din când în când conturile. Dacă vă trimiteți e-mailurile din contul dvs. existent și în Gmail, e-mailurile sunt împinse automat și puteți face acest lucru pentru cât mai multe conturi pe care le aveți.

Cu toate acestea, pentru a vă păstra centralizat arhiva de e-mail, ar trebui să aveți vreodată nevoie să găsiți e-mailuri vechi importante (utilizând facilitățile excelente de căutare Gmail), POP3 va fi la îndemână la început. Configurați-vă conturile din Setări> Conturi pentru a descărca totul prin POP3, cinci la un moment dat. Procesul de configurare vă oferă opțiunea de a specifica o etichetă pentru cont, pe care ar trebui să o faceți de la bun început.

După ce ați terminat, accesați setările celuilalt cont și setați-le pe toate pentru a le redirecționa către contul principal Gmail. Numai după ce ați setat redirecționarea, trebuie să vă întoarceți la Gmail și să eliminați conturile POP3 sau ați putea pierde unele e-mailuri.

Dacă nu aveți arhive de e-mail pe serverul dvs. de e-mail, ci în aplicația dvs. de e-mail, nu vă faceți griji - puteți să le primiți în continuare în cont. Am folosit Apple Mail pentru a migra totul, deci ar putea varia oarecum de la program la program. Accesați interfața webmail Gmail și configurați etichete pentru fiecare dintre conturile dvs. Apoi reveniți la aplicația de e-mail de pe desktop și configurați-vă contul Gmail utilizând IMAP (nu POP3). Ar trebui să vedeți etichetele dvs. sub acel cont. Selectați toate e-mailurile dintr-un anumit cont și trageți-l pe acea etichetă. Folosind Apple Mail, aceasta a eliminat mesajele de e-mail de pe hard disk-ul meu în timp ce le-a încărcat fiecare, deci face o copie de siguranță înainte de a începe, dacă doriți să păstrați și arhive offline. reclamă

Am făcut odată cu asta foarte un vechi cont de e-mail care avea o arhivă în cinci cifre. Este nevoie de timp, deci fiți răbdători și, probabil, stabiliți-l înainte de a merge la culcare.

3. Asigurați-vă că toate conturile se îndreaptă către etichetele corecte.

Având în fiecare e-mail de la fiecare cont inundații în căsuța poștală va fi iad organizatorice. Asigurați-vă că ați setat corect etichetele și filtrele în timp ce efectuați pasul 2. Dacă ați descărcat e-mailul de la IMAP și apoi l-ați setat pentru a redirecționa către Gmail, este posibil să fi ratat acest pas. Iată cum se face:

Accesați Setări și faceți clic pe fila Filtre. Click pe Creați un filtru nou și completați contul de e-mail pe care l-ați redirecționat către Gmail în câmpul Către :. Aceasta va specifica faptul că ori de câte ori un e-mail este primit care a fost trimis în acel cont, acesta va fi procesat cu acest filtru.

Clic Urmatorul pas și bifați Treceți la Primite și Aplicați eticheta, selectând eticheta corespunzătoare din meniul derulant (aceasta este eticheta pe care ați configurat-o la pasul 2). Apasă pe Creați filtru buton și sunteți bine să mergeți. reclamă

Utilizați caracteristica All Mail

Deci, acum doriți să procesați lot toate mesajele dvs. noi de e-mail. Comutarea între etichete pentru a gestiona mesajele din fiecare cont este un pic cam ca traficul start-stop; durează un timp pentru a ajunge oriunde, deși în cele din urmă faceți asta. Din fericire, avem proeminente, dar rareori folosite Toate emailurile caracteristică.

Tot Mail este într-adevăr doar o etichetă glorificată care este aplicată automat fiecărui mesaj (deși eticheta nu este una vizibilă). Vă permite să vedeți toate mesajele într-un singur loc; la fel de simplu ca atunci când te ridici pentru a verifica e-mailul dimineața, trecerea în All Mail vă permite să alimentați prin ele unul câte unul fără oprirea pentru a naviga de la etichetă la etichetă. Nu e neobișnuit să scrii o etichetă pentru că “nimic important nu se întâmplă acolo oricum” și acest lucru sabotajul punct întreg de prelucrare în lot.

Am obisnuit sa fac asta eu, mai ales cu un cont special care a ajuns sa primeasca un e-mail uman si o multime de trafic de mailing lists. Folosind All Mail ma forțat să ies din zona mea de amânare și să mă ocup de fiecare mesaj. Primele câteva zile au fost cheltuite prin dezabonarea de la o mulțime de liste și, în cazul în care conținutul a fost valoros, trecerea la un feed RSS. Dacă nu au făcut o hârtie disponibilă pentru același conținut, tocmai le-am scris complet (deci există o lecție pentru comercianții de e-mail care citesc acest lucru). Din moment ce fac acest lucru, îmi petrec mai mult din timpul meu de e-mail care se ocupă de oameni și de mai puțină combatere a emailurilor inutile în vrac (și am scăpat de vinovăția neplăcută pentru că nu mi-am procesat toată corespondența în mod corespunzător).

Următoarea dvs. tranșă va apărea în curând!