Actualizați-vă calendarul GTD și continuați cu Timpul

În timp ce iubesc Getting Things Done (GTD) ca fiind unul dintre cele mai bune sisteme de gestionare a timpului în jur, multe dintre utilizatorii săi se luptă să-și implementeze recomandările.

Motivul? GTD a fost dezvoltată în anii 1990, când volumele de e-mail erau scăzute, accesul la e-mailurile mobile era limitat, nu exista nici un fel de tweeting și 2 persoane nu erau forțate să facă treaba de 8. Ea a fost inventată pentru un timp mai simplu, și le-a învățat pe utilizatori să creeze liste de sarcini etichetate de “contexte,” care au fost în mare parte determinate de o combinație a locației fizice și a proximității cu instrumentele necesare.

Lucrurile s-au schimbat cu siguranță, iar astăzi, unii dintre cei care sunt inspirați de regulile GTD adoptă o nouă abordare pentru a ține pasul cu viața în 2011.

În primul rând, acestea sunt, după Sven Fechner, abandonând vechea noțiune că locul de muncă este definit de locație. Etichete precum @Blackberry sau @iPad au în mod evident sens mic datorită mobilității acestor dispozitive, @Computer pare a fi un memento ciudat a zilelor în care e-mailul a fost primit doar la biroul dvs. și odată cu apariția cloud computing și tehnologiei mobile, @ Home a devenit echivalentul funcțional al @Work. reclamă

Astăzi, utilizatorii GTD au diferite probleme: se luptă (ca oricare altcineva) să țină pasul cu cantitatea tot mai mare de lucruri pe care doresc să le facă în timpul limitat disponibil. Din fericire, există o soluție inerentă principiilor GTD, dar poate fi înțeleasă doar prin analizarea modului în care GTD-urile stricte își gestionează sarcinile.

La începutul oricărei activități, un utilizator de etichetare contextuală GTD urmează acest proces:
1. Determinați contextul actual, de ex. @Calculator
2. Scanați lista elementelor care sunt etichetate cu acel context
3. Decideți ce sarcină să acționați mai întâi
4. La sfârșitul sarcinii, reveniți la pasul 1

În mod frecvent, un utilizator GTD trebuie să efectueze, de asemenea, o “Vizualizare săptămânală” de toate sarcinile lor pentru a vă asigura că acestea sunt etichetate corespunzător.

Este o secvență ușor de înțeles și implementată, iar cheia pentru a funcționa este aceea de a avea fiecare sarcină etichetă cu contextul potrivit. Această abordare a funcționat bine pentru mulți, dar există un număr din ce în ce mai mare care se plâng de incapacitatea lor și de lipsa de voință de a efectua o analiză săptămânală eficientă.

Ce sa întâmplat este simplu de explicat. Pe măsură ce numărul de sarcini, mesaje, canale de comunicații și dispozitive mobile a crescut, procesul de scanare a fiecărui element din fiecare listă a devenit coplesitor. Durează prea mult, se plâng: o operă obositoare care nu merită efortul. reclamă

Citiți Următorul

Cum să faci schimbări în viață pentru a fi cea mai bună versiune a ta

Cum să faci schimbări pozitive acum (și să începi să trăiești o viață de împlinire)

Știința de stabilire a obiectivelor (și cum afectează creierul dvs.)

Mental vs. Scheme explicite

Alt lucru a adus și sentimentul de a fi împovărat.

Toți lucrătorii cu cunoștințe eficiente se angajează într-o anumită formă de planificare activă a timpului în anumite momente critice din săptămână: înainte de a începe să lucreze în fiecare dimineață, în zilele de duminică înainte de începerea săptămânii, chiar înainte de a accepta o nouă sarcină și când o defalcare apare un fel. În aceste momente. ei scanează rapid calendarele lor mintale și încep să se miște în jurul capului pentru a se asigura că pot îndeplini cele mai importante sarcini înainte de a fi datorate.

Acest act de jonglare este esențial pentru activități complexe, cum ar fi plata impozitelor până la termenul limită din 15 aprilie. Majoritatea oamenilor nu se gândesc doar la ziua în sine, ci se concentrează și pe scoaterea timpului pentru a finaliza lucrările pregătitoare cu câteva săptămâni și chiar luni înainte de data scadentă, pentru a preveni panica ultimului minut.

După cum vă puteți imagina, cei mai organizați profesioniști nu fac aceste sarcini pe cont propriu. Ei folosesc instrumente de planificare, cum ar fi calendare de hârtie, tablete, laptopuri, smartphone-uri și servicii web, pentru a le ajuta să manipuleze termenele, duratele și livrările date într-un calendar explicit, adoptarea necontenită a celor mai bune practici stabilite în managementul proiectelor.

În mod ciudat, GTD îi descurajează pe utilizatori să transfere aceste programe mintale din mintea lor. Utilizatorii cei mai riguroși folosesc doar aceste instrumente de planificare pentru a urmări întâlnirile care nu pot fi mutate, cum ar fi data scadentă a zilei de 15 aprilie. Orice și toate activitățile care pot avea loc înainte de data flexibilă nu aparțin unui calendar. Nu ar fi, de exemplu, să pună la o parte planurile pentru a găsi facturi, a achiziționa software, a consulta dosarele anterioare și a consulta tabelele fiscale. reclamă

Nu sunt sigur dacă intenționează autorul GTD, dar efectul asupra utilizatorilor GTD pe ansamblu este că se plimbă cu calendare aproape goale, dar cu programe mintale foarte complexe. Încă o dată, aceasta nu era o problemă atunci când GTD a fost dezvoltat în anii 1990. Cu toate acestea, în locul de muncă de astăzi, încercarea de a ține calendarele complexe și mereu în schimbare în mintea omului a dus la sentimente de copleșire și povară, deoarece utilizatorii sunt forțați să construiască, să rețină și să reamintească programe mintale care se întind pe parcursul mai multor luni.

Aproximativ 5 ani în urmă, m-am gândit, de asemenea, că calendarul meu electronic a fost problema și a încercat să urmeze abordarea GTD pentru planificarea sarcinilor. Când mai multe dintre angajamentele mele începând să cadă prin crăpături, nu am înțeles de ce, dar acum fac - este prea greu pentru a păstra un calendar mental în lumea de astăzi a sarcinilor din ce în ce mai mari.

Răspunsul, din fericire, nu este să renunțăm la GTD, ci să îl modificăm.

The Tweak

Scopul în spatele sarcinilor de etichetare cu un context este acela de a oferi un filtru care oferă utilizatorului o gamă mică, ușor de gestionat, de a alege. Acum, când avem mai multe cereri în timpul nostru, avem nevoie de filtre diferite decât cele descrise în carte.

Astăzi, constrângerea de resurse cheie este timpul și există deja unii utilizatori care folosesc etichete temporale pentru a le ajuta să facă această filtrare. De exemplu, imaginați-vă că sunteți în mijlocul unei întâlniri tensionate la ora 9:30 și primiți un mesaj de la Nanny: “Ridicați laptele pe drumul de acasă de la serviciu.” reclamă

Ce mai fi fost “@GroceryStore - Pick Up Lapte” acum devine “@ Luna seara - Pick Up Lapte” sau chiar “@ 6pm - Puneți laptele.”

În acest exemplu, cea mai mare provocare pentru profesioniștii care lucrează nu își amintește ce trebuie să facă după ce sunt la magazin alimentar. În schimb, se află în amintirea de a face ocol la magazin la ora 18 după o zi de întâlniri dure Cei care sunt cel mai probabil să “tine minte” nu utilizați de fapt memoria. Ei folosesc instrumente cum ar fi calendarele pentru smartphone-uri pentru a vă asigura că nu au conflicte, înainte de a plasa elementul în intervalul de timp 18:00 împreună cu un notificator, cum ar fi buzzer, beep sau vibrații.

Deși această soluție pare destul de simplă, este faptul că calendarele electronice nu au fost construite în acest scop și trebuie să fie personalizate pentru a satisface nevoile fiecărui utilizator. Dacă decideți să faceți acest upgrade, este o idee bună să continuați să experimentați pentru a vedea dacă viața se îmbunătățește solicitând următoarele:
Întrebarea 1 - Mai bine îmi gestionez activitățile într-un instrument mai degrabă decât în ​​memoria mea?
Întrebarea 2 - Folosesc unealta într-un mod care crește șansele de ridicare a laptelui?
Întrebarea 3 - Sunt capabil să reduc revizuirea săptămânală prin sarcini de scanare programate pentru viitorul apropiat?

Acestea nu ar trebui să fie întrebări abstracte - trebuie să li se răspundă în timp ce experimentați cu actualizarea dvs. pentru a vedea dacă sunt necesare sau nu alte modificări sau chiar o revocare.

Adevărul este că nu mai există nici o soluție permanentă pentru a ne gestiona angajamentele, iar noi trebuie să continuăm să găsim noi modalități de îmbunătățire. Actualizarea sistemelor noastre și modul în care folosim recomandările GTD pot fi distractive, deoarece descoperim noi modalități de a fi productiv, dar trebuie să fim dispuși să ne schimbăm cu vremurile.