Căutați un spațiu de lucru virtual partajat?

În practica mea de coaching, caut din ce în ce mai multe modalități de a lucra cu clienții mei pe documente și proiecte comune online. Caut la soluții online din două motive:

1. Permite clienților mei și mei să acceseze documentele și să lucreze la ele în colaborare în orice moment. Clienții mei sunt oameni ocupați care au nevoie de flexibilitatea de a lucra la propriile programe.
2. Practica mea include coaching-ul pe distanțe lungi prin telefon, IM (Instant Messaging) etc. Când trebuie să lucrăm sau să schimbăm documente, PDF-ul, e-mailul și faxul sunt instrumente ineficiente.

Dorim să putem crea un spațiu de lucru online pentru a lucra pe documente și proiecte într-un singur loc. Trebuie să putem: Publicitate

• Trimiteți și editați documente online;
• Sincronizați automat calendarele noastre (în special Outlook), cu calendare on-line și visa versa;
• Mergeți calendarele online în calendare de grup pentru a vedea dintr-o privire când fiecare persoană este ocupată / gratuită;
• Discuții postate de discuții;
• Primiți alerte prin e-mail sau SMS ("text") oricând oricare dintre primele trei funcții (documente, calendare, fire de discuții) a fost modificată sau adăugată de membrii grupului.

Destul de simplu? Ai crede asta. M-am dus la primele două locuri pe care știam că le-au oferit unele sau toate aceste servicii: Google și Microsoft. Mare dezamăgire.

Grupuri Google

Veștile bune
Este gratis. E greu de învins. Iar Google are alte două puncte forte ca un loc pentru a obține o muncă: a) este pe deplin bazată pe web și b) există o multitudine de instrumente diferite.

Fiind bazat pe web înseamnă că nu numai că puteți să stocați și să vizualizați documente, discuții și calendare, dar toate acestea pot fi editate și partajate chiar în browser. Nici un client de orice fel nu este necesar pe computerul dvs. (altul decât un browser web); nu este nevoie să descărcați vreodată nimic decât dacă doriți să sincronizați articolele pentru a lucra off-line.

Un instrument deosebit de puternic este funcția Formulare disponibilă prin foaia de calcul Google. Acest lucru vă permite să creați un sondaj care poate fi setat în mai multe moduri și să îl legați de o foaie de calcul care colectează datele de răspuns. Am folosit-o de mai multe ori și o iubesc. Nu are puterea și "poloneza" unele dintre ofertele dedicate de sondaj online (cum ar fi cele de la Constant Contact), dar este sigură, flexibilă și gratuită. Google Forms are o colecție de șabloane de bază care vă permite să configurați ancheta sau chestionarul într-un număr de moduri atractive cu un timp minim de proiectare. reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Bogăția instrumentelor disponibile pe site-ul Google este cu adevărat impresionantă. Grupuri Google, Google Docs, Calendar, Google Talk (IM), Blogger, Picasa, și altele ... Dar asta mă aduce la ...

Știri rele
Pentru o astfel de multitudine de instrumente, lipsa de integrare mi-a pus amprenta. Puneți pur și simplu, nu există aproape nici o modalitate de a utiliza un instrument într-un mod integrat cu altul. Doriți să listați documentele Google Docs partajate într-un grup Google? Nu pot face asta. Doriți să vă sincronizați Calendarele Google pentru a crea un calendar de grup partajat în cadrul Grupurilor Google? Nu se poate face nici asta. Doriți să încorporați o foaie de calcul Google Docs într-un document Google Docs? Nu. Lista a ceea ce nu puteți face continuă și continuă.

Recomandare:
Utilizați Google dacă doriți un instrument gratuit pentru a partaja munca online, dar nu vă așteptați prea mult. Lipsa integrării în acest moment al jocului este frustrantă. Este deosebit de ciudat ca Google are în mână o colecție foarte puternică de instrumente individuale. Nu are sens că ele nu sunt mai bine integrate.

Windows Office Live

Veștile bune
Probabil cele mai mari două pozitive cu instrumentele Microsoft sunt că a) sunt destul de bine integrate cu Microsoft Office (în special Office 2007) și b) există mult mai mult spațiu de stocare disponibil (5 GB față de 100 MB Google). reclamă

Dacă aveți un cont Office Live, care este gratuit, puteți salva documentele Office (Word, Excel etc.) direct în spațiul de lucru online. Acolo puteți invita pe alții să le vizualizeze și să le editeze.

Există o notificare disponibilă pentru majoritatea tipurilor de activități dintr-un spațiu de lucru Office Live.

Știri rele
În timp ce diferitele instrumente sunt mai strâns integrate prin copia de Office pe care o aveți pe calculatorul dvs., utilizabilitatea netă nu este mai mare decât oferta Google. Slăbiciunile se încadrează în trei domenii:

• Oricine care accesează documentele din spațiul de lucru comun trebuie să dețină o copie a MS Office pentru funcții complete de editare și integrare. Această restricție "numai pentru clienți Microsoft" este una serioasă. Există probabil un nivel de utilizare cu Open Office, dar acest lucru este încă departe de independența platformei Google Documents.
• Nu există nicio modalitate de editare online. Aceasta înseamnă că, dacă sunteți pe drum, nu puteți obține cu ușurință documentele dvs. de la o cafenea sau de la cele mai multe telefoane inteligente (nu că editarea documentelor Google de pe un telefon inteligent este un picnic, dar cel puțin se poate face).
• Integrarea calendarului este un coșmar. Am petrecut ore să încerc să-mi dau seama cum să configurez un calendar pe Office Live care se sincronizează cu calendarul Outlook. Nu numai că nu funcționează, mi-a trebuit pentru totdeauna să găsesc unde se desfășoară calendarul meu când îl publică "on-line" (merge pe un site cu adresa de la calendars.office.microsoft.com, care nu este legată de restul site-ului Office Live pe care îl pot găsi). Și nu puteți sincroniza două căi. Puteți să vă sincronizați calendarul online numai cu Outlook, nu invers. Aceasta este o limitare gravă pentru un spațiu de lucru "în direct" al grupului.
• O altă slăbiciune este relația confuză dintre Windows Live, Office Live și Office Live Small Business. Așteaptă - există și Microsoft Groove! Distincția dintre aceste oferte este neclară și nu pare să existe nici o integrare între Windows Live (lucruri precum Messenger) și Office Live. În plus, distincția dintre diferitele "vieți" este neclară. Cel puțin în Google, exact ceea ce este pentru fiecare instrument este clar, chiar dacă nu se joacă bine împreună.

Concluzie?

Instrumentul pe care îl vreau nu există. Având în vedere numărul mare de jucători din acest domeniu și explozia de interes pentru învățarea și lucrul virtual, de colaborare, sunt surprinsă. M-am uitat la unele site-uri pentru plata, de asemenea, ca Desktop Central. Cu siguranță acest lucru este mai bun decât Microsoft sau Google, dar încă nu face unele dintre funcțiile de bază (cum ar fi sincronizarea și îmbinarea mai multor calendare). Având în vedere că Desktop Central plătește o taxă, mă așteptam să aibă clopote serioase și fluiere. Nu asa. Presupun că undeva afară, trăind în interiorul unui intranet de vârf, există un instrument propriu care face acest lucru, dar cu siguranță nu este disponibil pentru noi. reclamă

Deci, care este concluzia? Trebuie să folosim instrumente separate pentru a coborî împreună un spațiu colaborativ virtual de lucru: Microsoft are o integrare destul de bună în Office (cu excepția evidentă a calendarului Outlook), Google dispune de o mulțime de instrumente de partajare separate, Tungle are un calendar de grup fantastic, face o slujbă decentă, dar are sarcini.

Dacă ar fi trebuit să aleg un singur sistem, Google este probabil cel mai apropiat. Google este destul de bun pentru sincronizarea calendarelor în moduri pe care le puteți partaja, găzduirea de bloguri, stocarea și editarea documentelor chiar în mediul HTML / Web și furnizarea unui spațiu comun de bază foarte important în Grupurile Google. Niciun alt site nu oferă toate acestea “intr-un loc”. Dar atunci este cea mai mare frustrare cu Google, nu este nici "în același loc". Trebuie să treceți de la Calendar la Docs la Blogger la Grupuri și din nou pentru a obține un sentiment de ceea ce grupul dvs. este de până la. Cum un site ar putea găzdui toate aceste unelte separat și nu le aduce într-o singură interfață este un mister complet pentru mine. Au chiar interfața deja - a creat o versiune tabelară a iGoogle și a vedea ce vreau să spun!

Google nu se odihnește (sau mai degrabă ședințe) pe lauri. Există un nou proiect de partajare la începutul dezvoltării, numit Google Wave, care permite utilizatorilor să partajeze idei, fișiere, documente, video și audio în timp real (cred că IM) și asincron (cred că postarea). Acum, dacă ar putea integra o funcție reală a calendarului de grup și Google Docs pe deplin editabile, putem ajunge undeva!

Aștept cu nerăbdare să citesc soluțiile altora în căutarea spațiilor de lucru virtuale partajate.