Spuneți-vă la revedere pentru tava de depozitare ... pentru totdeauna

Dosarul îngrijorat, care se strânge pe biroul tău, în tava de depozitare, deasupra dulapului de depozitare, oriunde, cu excepția cazului în care ar trebui să fie. De ce o astfel de sarcină simplă, care necesită foarte puțină putere creierului, provoacă astfel de primejdie în majoritatea oamenilor? Depunerea este una dintre cele mai importante locuri de muncă pe care majoritatea oamenilor le amâna.

În ultima vreme am încercat să-mi simplifice viața, mișcându-se treptat spre o abordare mai minimalistă și în acest proces am decis să lucrez de la un birou mai mic. Mi-am dat seama că dacă ar fi mai puțin spațiu de birou pentru a pune lucrurile pe loc și mai puțin spațiu pentru sertare pentru a pune lucrurile înăuntru, mi-ar ajuta să minimalizez. A contribuit într-o anumită măsură. Mi-a forțat să-mi curăț serverele și să țin doar cele esențiale. Ceea ce sa întâmplat a fost că trebuia să mișesc cutia mea mică de depozitare într-o altă locație, cam la zece pași de la biroul meu - nu mai puteam ajunge la scaunul meu. reclamă

Rezultatul - care ma mirat destul de mult: am acumulat o grămadă mare de depuneri.

Lecția 1: Țineți dulapul / cutia de depozitare foarte aproape

Dacă nu reușiți să inscripționați un document cu ușurință atunci când terminați cu acesta, este mai probabil să îl plasați într-o tavă de depozitare decât să vă ridicați și să o arhivați corect. Cei mai mulți dintre noi au programări aglomerate și în picioare pentru a depune o bucată de hârtie ar fi considerat o utilizare defectuoasă a timpului, prin urmare, lăsăm depozitarea să se acumuleze până când nu este suficient să justifice călătoria la dulapul de depozitare. Problema cu asta este că, cu cât este mai mare grămada, cu atât este mai mare loc de muncă și evităm și evităm deoarece (în realitate) există mai multe locuri de muncă importante. Având la dispoziție dulapul de depozitare, eliminați această potențialitate. Este mai ușor și mai rapid să depuneți dosarele, astfel încât să ajungeți în obiceiuri mai bune.

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Dar pentru a putea fi rapid și eficient, trebuie să aderați la a doua lecție ... Publicitate

Lecția 2: Etichetați toate fișierele în mod clar

Aceasta este o parte a puzzle-ului pe care mulți o rezistă. Majoritatea oamenilor vor scrie în etichete manuale pentru fișierele agățate, considerând că este mai rapid și mai clar. Uneori scriu cu stiloul negru, uneori cu albastru, uneori cu TOATE ÎN CAZĂ SUPERIOARĂ și uneori nu - și dacă ești norocos, va fi folosit un marker negru.

Chiar dacă aveți un sistem pentru scrierea tuturor etichetelor cu marcaj negru în ALL IN UPPER CASE, fișierele dvs. nu vor mai fi la fel de ușor de găsit ca cele create de un etichetă. Un labeler are un setet clar și consistent. Puteți argumenta acest lucru până când sunteți albastru în față ... dar labeler funcționează. Este bine merita investitia minora. Când dosarele sunt clare și cu dulapul apropiat, veți putea să vă înregistrați în timp ce vă deplasați (atâta timp cât nu aveți prea multe fișiere sau foldere).

Lecția 3: Înlăturați periodic curățarea

Este recunoscut pe scară largă faptul că un dulap de depozitare este în detrimentul sănătății. Dacă încercați să strângeți un document într-un dosar supraîncărcat care este de asemenea într-un dulap de depozitare supraîncărcat, acesta nu se va termina bine. reclamă

Setați o dată și o dată la fiecare două luni pentru a curăța documente mai vechi. Aflați reglementările locale despre cât timp trebuie să păstrați documentele în scopuri fiscale și legale. Minimizați cantitatea de hârtie pe care o dețineți și mențineți-o numai acolo unde este absolut necesar. Dacă documentele dvs. vă cântăresc - ați putea încerca și fără hârtie.

Lecția 4: Explorați posibilitatea de a nu avea hârtie

A devenit destul de popular de târziu pentru a merge fără hârtie. Veți auzi că multe organizații afirmă cu mândrie că sunt un birou fără hârtie sau o organizație fără hârtie. Aceasta înseamnă că documentele nu sunt tipărite, ci că documentele apar în format de hârtie și apoi sunt scanate în computer pentru a fi depuse.

Provocarea cu un sistem fără hârtie este de a asigura că documentele electronice sunt depuse pentru a fi ușor de recuperat. Trebuie folosit un sistem de depozitare ierarhic clar și simplu, combinat cu o facilitate puternică de căutare pe computer. reclamă

Lecția 5: Țineți-o simplă

Păstrați categoriile simple și nu complicați prea mult. David Allen recomandă un sistem simplu de depozitare A-Z, care funcționează bine dacă aveți o mulțime de depuneri.

În biroul meu de acasă nu am prea multe fișiere, așa că sunt fericit să fișier după categorie. De exemplu, am a Acasă dosarul în care documentele mele de asigurare și documentele de facilități sunt depuse în foldere separate de manilă și a Mașină fișier în cazul în care asigurarea mea de mașină, impozitele pe mașini și alte documente conexe merge. Amintiți-vă că scopul sistemului dvs. este de a avea o recuperare ușoară și rapidă - deci, a se vedea ce funcționează cel mai bine pentru dvs..

Respectați aceste reguli și nu mai depuneți niciodată din nou o tavă de depozitare supraaglomerată. Un birou fără probleme de stres vă așteaptă.

Aveți vreo sfat de arhivare pe care doriți să-l distribuiți? Simțiți-vă libertatea de a face acest lucru în comentariile de mai jos.

(Credit foto: ilustrare 3D a informațiilor prin Shutterstock)