Organizați-vă documentele online

Dacă sunteți unul de a lucra departe de casă și de lucruri accesibile în timp ce sunteți mobil, ați trecut deja la un client de e-mail precum Gmail și sunteți pe cale să creați un birou complet online.

Depunerea și organizarea documentelor pe hârtie este o sarcină și ocupă spațiu, astfel încât să le puteți digitiza deja prin scaner. În acest fel, documentele pe care le primiți online nu trebuie să fie imprimate; deși, probabil, veți păstra undeva unele copii tipărite ale documentelor importante.

Puneți-le împreună și căutați o modalitate de a vă organiza online documentele. Iată trei moduri și modul în care acestea diferă.

Box.net

O soluție excelentă de stocare online, Box.net oferă gratuit 1gb cu abilitatea de a partaja cu alți utilizatori Box.net. reclamă

Este o aplicație simplă și bună, care face ușor încărcarea în vrac, documente și alte tipuri de fișiere, organizarea în directoare și fișierele cu taguri. Căutarea Box.net este excelentă, cu sortarea după dată și dimensiune, de asemenea, disponibile.

Dacă doriți să vă măriți spațiul de stocare, să aveți nelimitat gratuit și să aveți în continuare acces la fișiere dintr-un singur login; iată cum faceți asta.

• 1. Găsiți un client de e-mail care acceptă trimiterea de e-mailuri din conturi diferite, cum ar fi Gmail.
• 2. Creați câteva conturi de e-mail noi și le puteți accesa prin intermediul contului dvs. principal.
• 3. Creați noi conturi Box.net cu aceste e-mailuri.
• 4. Pentru fiecare cont, adăugați contul principal Box.net la rețea și Acțiune dosarul "Încărcați de la e-mail" cu acesta.
• 5. Trimiteți fișierele e-mail la adresa [email protected]

Dacă trimiteți de la e-mailul principal, fișierele vor apărea în directorul "Încărcați de la e-mail" din contul dvs. principal Box.net. Dacă trimiteți din conturile dvs. de e-mail suplimentare, acestea vor merge la conturile dvs. suplimentare Box.net, dar să fie Impartit cu contul dvs. principal în cadrul Actualizări fila.

Nu puteți căuta sau eticheta fișiere, dar le puteți descărca sau adăuga în cont.

Pro-uri reclamă

• Interfață excelentă
• Orice tip de fișier poate fi încărcat
• Poate face fișiere publice și afișate pe o pagină publică, unde RSS este disponibil
• Încărcați de pe e-mail
• Încărcați widget-ul

Contra

• Nu se pot vizualiza documentele în browser
• Depozitare în funcție de numărul de conturi de e-mail accesibile [1 = 1gb]

Scribd.com

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Acesta este un plus relativ nou la scena "YouTube pentru documente". Aici puteți să încărcați documentele ca și cum ați face un videoclip sau o fotografie într-o rețea socială. Schimbul și găsirea documentelor este simplu și ușor.

Interfața este un pic stângace, dar puteți încă să etichetați totul pentru a păstra lucrurile organizate, iar funcția Colecțiile mele vă permite să organizați mai departe lucrurile în foldere. Dacă doriți să păstrați anumite docs departe de ochii curios, fiecare element poate fi comutat la Private.

Cu toate beta-ness-ul lui Scribd, punctele forte se află în compatibilitate. Puteți încărca orice de la documente Microsoft Word și PDF-uri în fișiere Excel și Powerpoint. reclamă

După ce documentul este în sus, îl puteți descărca fie ca un PDF, un doc, un fișier text sau un MP3. Indiferent de formatul pe care îl încărcați, atâta timp cât există un text lizibil, rezultatul este bun. Și am crezut că OCR a murit.
Fiecare fișier poate fi vizionat într-un suport atractiv [și încorporabil] Flash în care puteți derula, mări și imprima documentul.

Pro-uri

• Conversia fișierelor instant - inclusiv audio
• Citiți documentele în browser
• Găsiți documente interesante din rețeaua socială
• Încărcați widget-ul

Contra

• Buggy și interfața neatractivă
• Căutarea propriilor documente necesită câmpuri avansate
• Numai tipurile de fișiere acceptate
• Nu se poate încărca din e-mail

Gmail + G-Drive

Am menționat anterior utilizarea de filtre în Gmail pentru a organiza orice ați încărcat prin Gmail Drive. Aceasta funcționează doar pentru documente. reclamă

• 1. Descărcați Gmail Drive
• 2. Creați și organizați foldere din unitatea Gmail de pe computer
• 3. Creați filtre Gmail cu interogări, cum ar fi GMAILFS: / contracte / și GMAILFS: / receipts / în câmpul Subiect. Acest lucru va crea etichete în Gmail pentru a reflecta folderele dvs..

Orice adăugați pe unitatea Gmail de pe computerul dvs. va fi trimis în contul dvs. Gmail ca un e-mail. Cu ajutorul anumitor filtre adăugate, fiecare fișier va fi mutat în eticheta / folderul corespunzător din Gmail.

Pro-uri

• Mutați documentele în foldere de pe computer ca de obicei
• Aproape 3GB de stocare
• Orice tip de fișier poate fi încărcat
• Fișierele noi [sau e-mailurile simple] pot fi etichetate în Gmail în sistemul dvs.
• Trimiteți cu ușurință fișiere prin redirecționarea e-mailurilor
• Încărcați prin e-mail
• Căutarea prin Gmail
• Poate integra documente cu Calendar, Google Docs etc

Contra

• Nu există funcție sub-etichetă nativă
• Când căutați, este necesar câmpul Etichetă: pentru a exclude căutarea e-mailurilor

Atâta timp cât există întotdeauna documente pe care nu le doriți niciodată disponibile online, pentru a face backup și accesibilitate, aceste opțiuni nu sunt pe jumătate rele. Știți mai bine?