Cum puteți maximiza eficiența prin gruparea sarcinilor

Există o metaforă pe care mulți o folosesc zilnic, care compară creierul cu o mașină sau o bicicletă cu unelte. Trebuie să schimb viteze sau capul meu e în uneltele greșite pentru asta indică faptul că creierul uman, din motive de eficiență și de concentrare, se ocupă de sarcina în mână până la punctul în care este nevoie de timp pentru a elimina concentrarea noastră de subiectul și pentru a trece la altceva.

Acest lucru este ceva pe care îl experimentăm tot timpul - de exemplu, când lucrez la buget și primesc facturi și chitanțe pentru a avea timp de impozitare, va trebui să iau o pauză pentru a-mi reîmprospăta mintea înainte de a trece la muncă, cum ar fi scriind acest articol, care este un alt tip de date care creează o lucrare, mai degrabă decât o procesează - și un subiect diferit.

În Memoria dvs.: Un ghid al utilizatorului autorul Alan Baddeley se referă la un studiu realizat de psihologul olandez Adriaan de Groot, în care amintirea maeșilor de șah a fost comparată cu cea a jucătorilor medii de club. Maeștrii au fost jucătorii care jucau frecvent cu ochelari de soare.

Într-un experiment, el a stabilit o tablă de șah într-o poziție selectată dintr-un joc, ia permis jucătorilor de șah o serie de viziuni de cinci secunde ale tabloului și după fiecare vizionare le-a cerut să încerce să reproducă poziția pe altă tablă. Maeștrii au plasat corect 90% din piese după o singură privire de cinci minute, în timp ce jucătorii slabi au poziționat doar 40% din piese după o singură privire și au nevoie de opt glimpses înainte de a putea egala performanța inițială a maeștrilor. Extras din memoria dvs.: Un ghid al utilizatorului.

Care a fost concluzia studiului de Groot, împreună cu o serie de alte experimente? Că abilitățile superioare ale jucătorului de șah de master provin din abilitatea lor de a vedea tabla ca un organizat întreg mai degrabă decât ca o grămadă de piese detașate și individuale. reclamă

Ce legătură are asta cu nimic? Mintea ta nu se organizează la un minut, ci prin strângerea unor lucruri mici, înrudite, în coaje coezive. În minte, verificarea e-mailului, citirea RSS-ului și citirea corespondenței melcului din cutia poștală se termină ca o singură prelucrare a lucrurilor.

Dacă gândiți în grupuri, lucrați în grupuri

Deci, prin observația anecdotică și experiența personală (ambele forme de evidență științifică, vă asigur), am stabilit că mintea “schimbă vitezele” în scopul de a se perfecționa într-o anumită sarcină și de a gândi în modul în care este necesar să o completeze sau să rezolve orice probleme legate de ea. Am stabilit că este nevoie de timp pentru a schimba uneltele creierului nostru pentru a rezolva optim alte probleme. Și am obținut dovezi științifice legitime pentru a explica acest lucru și pentru a obține o anumită perspectivă asupra motivului pentru care se întâmplă acest lucru.

Concluzia naturală, practică este că dacă tu gândi în grupuri de idei corelate care formează tot, atunci ar trebui să lucrați și în acest fel. Depășirea fluxului minții umane este contraproductivă, în loc să facem niște bucăți mici de evidență între articolele de scriere - de vreme ce este atat de greu să continuăm să mergem la ea într-o ședință! - ar trebui să grupăm acele sarcini legate de contabilitate împreună și să le abordăm într-un singur pas, bine?

Citiți Următorul

Cum să faci schimbări în viață pentru a fi cea mai bună versiune a ta

Cum să faci schimbări pozitive acum (și să începi să trăiești o viață de împlinire)

25 Cele mai bune cărți de auto-îmbunătățire pentru a citi nici o chestiune cât de vechi sunteți

Exercițiul practic ar fi încercarea în ambele sensuri și măsurarea, până la minut, a timpului necesar pentru completarea contabilității și a articolelor, utilizând ambele metode. Pot garanta că, dacă vă amestecați sarcinile până în ziua:

• Voi petreceți mai mult timp completând sarcinile,
• Voi petreceți mai mult timp între sarcinile,
• Ai pierdut o cantitate semnificativă din zi.

De fiecare dată când opriți ceea ce faceți și faceți o cafea și bucurați-vă de soare timp de zece minute după ce ați terminat contabilitatea de jumătate de oră înainte de a vă prinde un articol, pierdeți timp. De fiecare dată când trebuie să te ridici Unde ați rămas, pierdeți timpul, imaginându-vă unde ați rămas de fapt și ați revenit la următoarele sarcini. Și, la sfârșitul zilei, când adăugați acest lucru, ați putea pierde două ore, deoarece stilul dvs. de planificare a sarcinilor nu este eficient. reclamă

Baddeley explică în secțiunea despre organizarea mentală că și creierul categorizează lucrurile prin atitudinile, credințele și așteptările voastre. Acest lucru poate părea un faptic evident pentru a aduce, dar adevărul înseamnă că grupurile pot fi definite numai de dvs..

De exemplu, am pus verificarea e-mailului, a mailului melcului și a citirii RSS-ului în același grup, mai devreme în articol - puteți organiza mesaje de poștă electronică, mesaje melc și apeluri telefonice în același grup în timp ce puneți RSS cu browsing și cercetare.

Obținerea unui grip pe grupuri

Afișează toate sarcinile pe care le completezi într-o zi, de la verificarea e-mailului de la 8am până la revizuirea sarcinii de la ora 17:00 (sau orice ai face). Tot. Apoi, folosind fie hartie, fie un instrument de cartografiere a mintii, grupeaza toate aceste sarcini impreuna in ceea ce pare a fi un meci logic cu tine. Nu există nici un drept sau rău, evident, din moment ce ceea ce creierul vă spune este modul în care vă gândiți la aceste sarcini.

Dacă aveți grupuri destul de mari sau sarcini singure, este în regulă. Cele mai mari grupuri vor constitui cea mai mare parte a timpului tău, pentru că ar trebui să le rezolvi consecutiv pentru o eficiență maximă. Sarcinile singure vor fi bune pentru ruperea oricăror grupuri mari, deoarece este deosebit de greu să treci uneltele dintr-o zonă foarte imensă într-o altă zonă imensă.

De asemenea, trebuie să dați seama de orice sarcini pe care le efectuați săptămânal sau lunar și să le grupați, deși acest lucru poate deveni mai dificil. Doar încercați acest lucru dacă sunteți un uber-productiv, tipul de persoană care de fapt listează citirea acestui blog pe lista lor de sarcini. reclamă

După ce ați terminat, programați-le în grupuri, salvând grupurile cele mai provocatoare și cele mai mari grupuri pentru orele din zi când aveți cea mai mare energie și grupurile cu implicare redusă pentru începutul și sfârșitul zilei. De exemplu, verificarea e-mailului și a RSS-ului este o metodă destul de ușoară, dar productivă pentru a începe, așa că am pus asta la începutul zilei și am renunțat. Mă duc în rutina biroului și până când sunt îndeplinite aceste sarcini sunt treaz și pregătit pentru munca reală.

Exemple de grupări

Comunicarea este una mare, dar, din păcate, este destul de greu de grupat - este posibil să aveți apeluri telefonice care intră și ies în întreaga zi, e-mailuri care trebuie rezolvate cu ușurință (evitați acest lucru cu orice preț dacă munca dvs. o permite ), si asa mai departe. Cu toate acestea, în zilele mele de lucru, arată cam așa:

• E-mail
• RSS
• Mesager de corespondență - facturi, extrase de cont
• Mesagerie instant (dacă sunteți un web-worker, ca și camera de conferințe)

Lucrările la domiciliu, totuși, sunt destul de ușor de înțeles - și avem cu toții o idee destul de asemănătoare cu ceea ce implică asta.

• Măturarea, aspirarea și ștergerea pardoselilor
• Vase de spalat, curatenie bucatarie
• Curățarea băii,
• Spălătorie

Cunosc câțiva oameni care își împrăștie munca în gospodărie în timpul zilei și fac pauze între ele. Cu toții o facem. Dar, dacă munca în gospodărie este văzută ca un set de sarcini grupate, poate dura o oră pentru a face ceea ce vă duce de obicei pe doi.

Grupurile dvs. pot varia (de fapt, vor fi cu siguranță) - acestea sunt doar exemple ale grupurilor de sarcini pe care le folosesc pentru a-mi organiza ziua. reclamă

Ajutor auxiliar

În loc să îmi micromanjez programul, grupurile presetate îmi permit să programez mult mai repede. Pot doar să complot Comunicații pentru 8am, Cercetare pentru 9am și Scris pentru 12. Nu este cu siguranță motivul pentru care se folosește această tehnică de programare, dar acesta oferă încă un motiv pentru a face acest lucru.

Programați în mod consecvent

Efectuați grupurile de activități grupate în mod consecvent - pentru grupuri săptămânale, faceți-o în aceeași zi în jurul aceleiași perioade. Pentru grupurile zilnice, faceți-le în aproximativ aceeași ordine. Dezvoltarea unei rutine vă permite creierului să schimbe aceste unelte mai ușor, deoarece știu ce să se aștepte.

Gruparea sarcinilor este o tehnică simplă, chiar banală, dar după câteva teste practice sunt convins că mă poate salva câteva ore în fiecare zi - exact ceea ce aveam nevoie să găsesc! Cu toate acestea, dacă doriți să distrugeți sarcinile în bucăți mai gustoase și nu căutați mai multe ore pe zi, atunci s-ar putea doar să vă înnebunească pentru a încerca acest lucru.