Cum să mergeți fără hârtie Îngropați hârtia înainte de a vă înjura

  • Ronald Chapman
  • 0
  • 5221
  • 1401

Conceptul de birou fără hârtie a fost înconjurat de anii '60 sau '70, la fel ca mașina zburatoare. Pentru mulți, acest lucru a fost puțin mai mult decât un mit. Cum putem să scăpăm de hârtie în timp ce birourile noastre sunt umplute cu fotocopiatoare și faxuri, iar transportatorii poștali și curierii continuă să aducă zilnic chestii de lucruri? Cum rămâne cu menținerea chitanțelor în scopuri contabile și fiscale? Și cum rămâne cu contractele și alte acte juridice? Este greu, dar devine mai ușor de făcut în fiecare zi.

Răspunsul scurt este că într-un mediu de birou obișnuit astăzi, nu putem face cu adevărat 100%, cu siguranță nu într-un singur pas simplu, fără arderea clădirii. Dar există câțiva pași simpli pe care îi putem lua pentru a nu fi nevoiți să gestionați în mod constant grămezi de hârtie acasă sau la birou. Câțiva pași decisivi aplicați în timp suficient pot reduce dramatic dacă nu elimină hârtia. reclamă

Înainte de a trece prin pașii specifici, trebuie să luăm în considerare existența a două tipuri de documente pe suport de hârtie: cele pe care trebuie să le păstrăm pe termen mai lung (să le numim înregistrări) și cele care au caracter tranzitoriu (numesc fișiere de lucru). Diferite abordări funcționează pentru aceste două tipuri de documente sau documente de bază. Natura biroului și a muncii dvs. are o mare importanță în ceea ce privește tipul de hârtie pe care îl puteți reduce sau elimina cel mai ușor. Un birou juridic, contabil sau medical va avea probabil un timp mai dificil de a-și face înregistrările fără hârtie decât o agenție de publicitate sau un birou de campanie politică. Decideți care dintre pașii de reducere a hârtiei pe care îi luați și în ce ordine le luați pe baza a ceea ce faceți și importanța diferitelor înregistrări și fișiere de lucru. reclamă

Zece pași pentru a vă transforma biroul într-unul fără hârtie: Publicitate

  1. Începe cu sfârșitul în minte. Fii clară asupra obiectivelor tale, astfel încât să poți direcționa cel mai eficient conversia ta. De exemplu, dacă eficiența este un obiectiv mai important decât protecția mediului, nu încercați să tăiați volumul de hârtie la jumătate prin reciclarea hârtiei prin copiatoare pentru a imprima pe spate. Copierea pe ambele fețe bloca cu ușurință aparatul și, deseori, confundă pe cel care primește materiale imprimate pe ambele părți. Am constatat că eficiența sistemului de gestionare a înregistrărilor este mult mai importantă decât reducerea numărului de documente de lucru. Prin direcționarea gestionării înregistrărilor, au urmat în mod natural reducerile lucrărilor de lucru.
  2. Decideți la o dată pentru o trecere de la hârtie la hârtie pentru tot ce merge înainte. Alegeți o dată destul de departe înainte ca toată lumea să poată lucra. Nu totul trebuie schimbat la un moment dat. Nu vă faceți griji cu privire la conversia vechilor înregistrări până când aveți timp să vă deplasați la ceva pentru a le converti. Mulți dintre aceștia pot fi probabil păstrați fără modificări și aruncați o dată ce ajung la o anumită vârstă.
  3. Stabiliți un sistem electronic de reținere a înregistrărilor și obțineți-le confortabilă înainte de a vă angaja în acest scop. Nu am ieșit și am instalat un sistem scump sau complicat, apoi am făcut o conversie dificilă. Ceea ce am făcut de la început a fost să creăm un sistem de numere de fișiere care se sortează în mod cronologic în majoritatea directoarelor de fișiere. La fel ca numele de fișier pentru acest articol care începe 20071106_1600 ... Acesta este pur și simplu sistemul metric de an, lună, zi și oră până la cel mai apropiat minut sau oră pe baza unui ceas de 24 ore. Dacă salvăm o versiune a acestui fișier pe laptopul unei persoane, apoi o trimitem prin e-mail la birou, este trimisă automat de oricine îl primește. Revizuirile sunt ușor de manevrat prin simpla suprapunere a unei noi date / oră la începutul numelui fișierului. Am început să facem asta cu mult înainte de data schimbării.
  4. Plasați un nume de fișier pe fiecare document care merită păstrat. În biroul nostru, dacă un document nu are un nume de fișier, el este numit sau aruncat. Acest lucru este adevărat dacă este vorba de o hârtie sau un document electronic.
  5. Păstrați un fișier de hârtie ca înregistrare primară pentru orice înainte de comutator și înregistrarea electronică ca înregistrare primară pentru orice după data comutării. Acesta nu este un lucru complicat. În biroul nostru, la fel ca cele mai multe birouri, există adesea mai mult decât o copie a lucrurilor importante din jur. Am obișnuit să știm unde a fost apoi aruncarea înregistrărilor sau ștergerea duplicatelor făcute odată cu acestea, în special pentru duplicatele pe hârtie. Ne confruntăm cu faptul că știți că orice înainte de 1 ianuarie 2005 merită să aibă o înregistrare de o versiune de hârtie undeva și totul ulterior poate fi găsit pe un server.
  6. Informați clienții și furnizorii dvs. de orientarea fără hârtie. Ieșiți din dulap și spuneți-le tuturor, deoarece majoritatea oamenilor o găsesc grozavă. Acest lucru nu înseamnă că trebuie să bați un client care dorește să trimiteți dovezi tipărite sau un original semnat în locul unei versiuni electronice. Avem tendința de a oferi clienților tot ce vor. Cu toate acestea, ne batem pe furnizorii noștri. Avocații noștri au fost cei mai dificili, dar în cele din urmă au învățat cum să trimită totul pe cale electronică și să scaneze documente care trebuiau să aibă semnături pe ele.
  7. Păstrați tehnologia și sistemele dvs. simple și compatibile cu ceea ce majoritatea oamenilor folosesc. Vestea minunată este că PC-urile și MAC-urile folosesc sisteme de fișiere care nu mai sunt în conflict între ele. Există încă probleme cu utilizarea diferitelor tipuri de grafică și formate multimedia, dar acestea sunt în scădere. Dacă rămânem la formatele de bază, majoritatea oamenilor se pot ocupa de ele. Aveți grijă să folosiți formate de tip fringy, în special pentru înregistrări care trebuie păstrate pe termen lung.
  8. Verificați și actualizați din când în când fișierele mai vechi pentru a vă asigura că acestea rămân utilizabile. CD-urile sau casetele sunt o problemă. Acestea se deteriorează și unele formate anterioare nu mai sunt suportate. Ne păstrăm înregistrările în formate vii. Menținerea unui server de rezervă nu este mai greu sau mai scump decât păstrarea unui inventar al mediilor de stocare off-line. Înregistrările de hârtie se deteriorează și dacă sunt tipărite pe hârtie acidă sau depozitate într-un mediu prost.
  9. Adoptați un “Dacă aveți îndoieli, aruncați-o afară” politică. Tindem să fim puțin mai rapizi decât majoritatea pentru a arunca lucruri despre care nu suntem siguri. Șansele sunt că, deoarece avem tendința să vedem vreodată doar 1% din înregistrările pe care le stocăm, există o mare probabilitate ca lucrurile pe care le decidem să le păstrăm sau nu nu merită păstrate.
  10. Recunoașteți și recompensați pe cei care ajută la îndeplinirea obiectivelor. Dacă cineva devine capabil să editeze sau să livreze documente în zbor sau să înlocuiască în cele din urmă o mașină de scris manuală Remington cu un computer, să depună efortul pentru a arăta cum produce impacturi pozitive, fie că este vorba despre linia de fund sau de mediul înconjurător.

Acestea au fost câteva etape de bază pe care le-am folosit și recomandăm să vă ajute să faceți schimbarea. Am redus consumul de hârtie cu aproximativ 95% în ultimii cinci ani. Dacă ați făcut deja schimburi către un birou fără hârtie și aveți alte idei, vă rugăm să ne anunțați prin postarea unui comentariu. Sau anunțați-ne dacă ați avut probleme în a încerca să creați un birou fără hârtie. reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă
Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"
Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid
Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul



Nimeni nu a comentat acest articol încă.

Ajutor, sfaturi și recomandări care pot îmbunătăți toate aspectele vieții tale.
O sursă uriașă de cunoștințe practice privind îmbunătățirea sănătății, găsirea fericirii, îmbunătățirea performanțelor unei persoane, rezolvarea problemelor din viața personală și multe altele.