Cum să nu impuneți sistemelor de productivitate altora

Sora mea de copii mi-a vizitat acest sfârșit de săptămână și mi-a adus un teanc de teme pe care credeam că este de necrezut: ea este un junior în liceu și lista de sarcini a avut ceva pentru fiecare clasă - și proiectează în majoritatea lor. Ea o urmărește într-un planificator care are spații atât de mici pentru înregistrarea întâlnirilor sau a sarcinilor pe care credeam că ochii mi-ar cădea din capul meu de la căutarea atât de greu.

Așa că am făcut ceea ce ar face orice sora mai bună, interesată de productivitate: m-am oferit să o pun cu ceva mai ușor de folosit. Nimic fantezist, desigur: Mă gândeam să o introduc în amintirea laptelui. Îmi place RTM pentru o mulțime de motive, deși știu că o mulțime de alte persoane au preferințele lor - faptul că pot folosi plugin-uri pentru a integra RTM atât cu Google Calendar și GMail fac mult pentru productivitatea mea.

Răspunsul surorii mele? Un moment imediat. Ea se bazează pe hârtie, nu pe niște gizmo online. Ea a explicat că ea merge online doar la fiecare două zile, mai ales pentru a-și verifica contul de e-mail Hotmail. A fost ca o săgeată directă în inima mea iubitoare de Web 2.0. Într-un fel, am supraviețuit și am sugerat că poate un nou planificator - unul mai mare - poate fi în ordine. Chiar mi-am oferit o excursie la librărie. Am fost din nou împușcată, cu o întreagă listă de contra-argumente: ar fi trebuit să transfere totul, a obișnuit cu acest planificator și planificatorul a fost liber, în timp ce unul nou ar costa bani. reclamă

Nu mă consider eu un fel de evanghelizator de productivitate; Cred doar că sistemul ei ar putea fi îmbunătățit, doar pentru a-și proteja ochii. Este scoala ei: este mai mult decât binevenită să o organizeze oricum dorește. Am reușit să-mi țin sfatul până la o scurtă listă de lectură sugerată și făcându-i promisiunea să ia în considerare întregul lucru nou pe Internet.

Citiți Următorul

10 moduri de a ieși din zona dvs. de confort și de a vă depăși teama

The Lifehack Show Episodul 3: De ce validarea este cheia relațiilor de durată

Cum să faci schimbări în viață pentru a fi cea mai bună versiune a ta

Totuși, am început să mă gândesc la alte situații în care o persoană poate fi forțată să adopte un sistem de productivitate care să nu mai funcționeze pentru ea și cum să lucreze în jurul ei. Sa întâmplat cu mine înainte, și cu siguranță nu mi-a plăcut. Unul dintre angajatorii mei din trecut ne-a cerut locuitorilor să folosească un sistem personalizat, bazat pe foi de calcul Excel, accesibile în întreaga rețea, pentru a urmări nu numai sarcinile noastre actuale, ci cărțile noastre de timp, realizările și o mulțime de alte informații. Am fost angajatul care a uitat mereu să actualizeze foile de calcul și trebuia să-i amintesc unde să verifice periodic o anumită informație. Nu a fost cazul meu de a nu avea datele necesare - am avut tot ceea ce managerul meu a vrut în orice moment - dar nu l-am tradus în sistemul companiei foarte bine. Am reușit în sfârșit să intrăm într-un aranjament în care am folosit metodele mele pentru a-mi urmări munca și apoi mi-am completat foile de calcul o dată pe săptămână sau cam așa ceva. reclamă

Am auzit o mulțime de povești de groază despre calendare, liste de sarcini și alte sisteme de urmărire a timpului și productivitate impuse (un număr surprinzător includ utilizarea necesară a Outlook-ului, adesea în moduri în care nu a fost intenționat să fie folosit). Cele mai multe dintre ele par a se reduce la faptul că un lucrător vede sistemul de "productivitate", creând ore mai multă muncă decât ar putea să se confrunte cu altfel. Un sistem defectuos de urmărire a timpului poate deveni rapid o agravare ca un șoc de salarizare.

Am auzit și o mulțime de lucruri: a fost tipul care și-a scris o mică bucată de software pentru a traduce între sistemul de gestionare a sarcinilor angajatorului său și propriul său, fata care tocmai a refuzat să se joace de-a lungul unui sistem care nu o să lucreze pentru ea și pentru tipul care ia convins pe manager să schimbe întreaga companie pentru a-și satisface nevoile. S-au înregistrat grade diferite de succes - fată care nu s-ar fi ciocnit sub conducerea managerului de șantier, a terminat într-un nou loc de muncă foarte repede. reclamă

Se pare că cel mai bun lucru pe care majoritatea dintre noi îl putem face cu un sistem de productivitate impus este să încercăm tot ce putem pentru a ne face să funcționeze pentru noi - și adesea nu putem face mult mai bine decât să pretindem că este util. Experiența mea personală arată că majoritatea oamenilor trebuie să-și găsească propriul mod de a implementa gestionarea timpului - fie prin adaptarea GTD la viața lor, fie prin scrierea propriului manual. Este o chestiune de a ști ce soluție funcționează pentru situația dvs. specifică. Nimeni altcineva nu se va confrunta cu aceleași probleme de gestionare a timpului pe care le faceți, făcând atingerea dvs. personală o necesitate atunci când implementați un fel de sistem de productivitate.

Pentru companiile sau organizațiile care doresc să creeze un fel de sistem de gestionare a timpului, totuși, există încă speranță. Aducerea oamenilor care vor folosi sistemul în planificarea sa poate evita o întreagă listă de probleme comune: interferența cu micromanagementul cu locul de muncă, cerințele pentru înregistrarea minuțiilor în sistem, timp care ar putea fi mai bine cheltuit pe proiecte sau sisteme slab integrate care necesită timpul de trecere între. Indiferent dacă urmăriți productivitatea sau încercați să ușurați angajații să-și facă munca, angajații vor fi singurii care vă vor putea spune dacă sistemul dvs. vă va ajuta sau le va răni. reclamă

Și sora mea? Am reușit să o conving să încerce GMail, deoarece amândoi am fost de acord că adresa ei 2cute4words Hotmail nu ar putea impresiona birourile de admitere la colegiu.