Gestionarea urgenței la locul de muncă fără e-mail

Prindeți momentul de sunnyUK pe flickr

Doar a doua zi, un coleg a fost chemat de un alt coleg de muncă că ei “nu răspundeau destul de repede la e-mailurile lor.” Acest comentariu a fost făcut chiar și atunci când compania noastră are o mulțime de modalități de a se contacta imediat.

Problema care a fost discutată a fost urgentă și trebuia să fie tratată în acea zi, însă partea acuzatoare nu a tratat în niciun fel lucrarea ca fiind urgentă. Din anumite motive, ei se așteptau la un răspuns imediat prin e-mail, chiar dacă e-mailul nu este unul “raspuns imediat” tipul de instrument. Și, sincer, nu ar trebui niciodată să fie considerat unul, în special, cu tipurile de tehnologie pe care le avem la dispoziție.

E-mail ca e-mail

Felul în care eu și mulți alții îi tratăm pe e-mail este ca o corespondență. Nu stăm în fața căsuței poștale toată ziua, așteptând ca ceva să fie pus în ea, doar să o scoatem, să creăm un răspuns, să-l punem într-un plic, să ștampilam și să-l trimitem. Ar fi ridicol, nu? Deci, de ce ar trebui să ne așteptăm să ne ocupăm de acest e-mail?

Problema este că majoritatea oamenilor tratează e-mailurile în acest fel. reclamă

Nu a fost până când am fost introdus în ecosistemul GTD că mi-am găsit gânduri pe e-mail, ca cel al lui Merlin Mann sau chiar Leo Babauta. Tipii ăștia au văzut e-mailul prin poștă, ceva care se strânge în timpul zilei și apoi îl procesăm. Atunci luăm decizii cu privire la ceea ce trebuie să facem în continuare cu această corespondență primită; răspundeți la acesta, faceți-i o bucată de material de referință, aruncați-o în gunoi etc. Odată am reușit să înțeleg acest mod de gândire, e-mailul nu mai era un instrument de răspuns imediat. Acest lucru ma scos din căsuța de e-mail și mi-a permis să fac mai mult și să rezolv problemele urgente în mod corect.

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Cum sa faci sa te intorci la scoala la 30 Posibile (si semnificative)

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Dar problemele imediate?

Am auzit foarte mult unde lucrez:

“Este treaba mea să răspund la e-mail.”

Ce stare trista de lucruri; un e-mail profesional răspunzător. De fapt, aș spune că majoritatea celor care spun că într-adevăr înseamnă că treaba lor este să se ocupe de probleme imediate în afacerea lor; se întâmplă așa că mulți oameni trata încă e-mail ca un răspuns de comunicare imediată. reclamă

Știu că producătoarele de productivitate nu pot să deplaseze forța imobiliară a utilizării excesive a e-mailului, dar putem aduce la dispoziție niște opțiuni la masă că cei afectați de acțiunea imediată de e-mail pot încerca să folosească.

Modalitățile de a gestiona urgența fără e-mail

Iată câteva modalități prin care vă puteți ajuta pe dvs. și eventual pe alții în compania dvs. să vă ocupați de probleme urgente fără a utiliza o mare de e-mail. Acestea pot părea moarte evidente, dar veți fi extrem de surprinși de cât de puține sunt folosite pentru probleme urgente:

1. Utilizați aplicația IM

Indiferent ce spune cineva, IM nu este doar o modalitate de a vorbi cu prietenii la serviciu (deși acest lucru poate fi un beneficiu suplimentar). Mesageria instantanee reprezintă mesageria instantanee și exact pentru care ar trebui folosită; prinde imediat pe cineva.

Dacă compania nu utilizează aplicația de chat, mai ales într-o companie în care problemele cu clienții sunt extrem de importante, poate doriți să încercați să vă vorbiți de sus-sus și să o puneți în practică. Im la lucru a salvat o tona de timp și multe mesaje e-mail fiind trecute cu vederea. reclamă

2. Utilizați telefonul

Un telefon? Ce naiba e aia? Este acel lucru care este praf, sta pe colțul biroului tău și este folosit probabil o dată pe zi. Adevărul este că telefonul este cel mai bun instrument pentru a face lucrurile repede dincolo.

Da, poate puteți scrie 160 de cuvinte pe minut, dar nu puteți explica problemele legate de mesajele de chat sau de e-mail, ca de exemplu verbale. Dacă ceva este foarte important și trebuie făcut în cel mai scurt timp, telefonul și mediul următor sunt cele mai bune instrumente de utilizat.

3. Vino să mă vezi

Dacă sunteți în birou și aveți nevoie de ceva acum, atunci du-te și vezi persoana care are nevoie pentru a obține că ceva făcut. Poate doriți să îi sunați sau să le imițiți mai întâi pentru a vă asigura că sunt disponibile, dar dacă problema este suficient de urgentă, atunci este bine să mergeți și să le vedeți. Încă o dată, vorbirea cu cineva verbal este cea mai bună modalitate de a face față situațiilor urgente.

Ce urmeaza?

Unul dintre cele mai grele lucruri pe care trebuie să-l faci pentru a ieși din “care trăiesc în mentalitatea din mesajele dvs. de poștă electronică”, în special pentru marile corporații, este încercarea de a schimba punctul de vedere al colegilor dumneavoastră cu privire la modul de gestionare a problemelor urgente. Cea mai bună modalitate de a începe este să le spuneți că verificați e-mailurile doar de câteva ori pe zi (la fel ca domnul Vardy cu regulile sale de 3 ori pe zi) și dacă au nevoie de ceva imediat, atunci fie ei pot să vă contacteze , sau opriți-vă. reclamă

S-ar putea să vă întâlniți într-o problemă care într-adevăr nu este urgentă și colegul dvs. crede că este, dar, de obicei, dacă vă stabiliți unele premise că e-mailul nu este cel mai bun mod de a face ceva rapid, ei vor respecta calea dvs. pentru a primi lucruri urgente Terminat.

Dacă lucrați cu o grămadă de oameni, cum faceți lucruri urgente?