Luptând Monsterul întâlnirii

De la Guoman Hoteluri în Londra pe flickr

Petreci prea mult timp în întâlniri? Dacă da, sunteți într-o companie bună. Una dintre plângerile cele mai frecvente ale lucrătorilor din birouri este că productivitatea lor este împiedicată de prea multe întâlniri neproductive. Reuniunile ineficiente duc la frustrare. Ei risipesc timpul participanților și subminează eficacitatea întregii organizații.

Iată câteva modalități de abordare a acestei probleme.

1. Mai puțini participanți. reclamă

Citiți Următorul

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Cum sa faci sa te intorci la scoala la 30 Posibile (si semnificative)

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Reuniunea ar trebui să se limiteze la cei a căror prezență este esențială pentru a examina problema și pentru a lua deciziile. Persoanele care doresc să fie "ținute în imagine" ar trebui să primească un e-mail sumar din partea președintelui ședinței. Dacă sunteți invitat la o întâlnire despre care știți că nu este foarte relevantă pentru dvs. sau va fi prost rulată atunci vă oferim scuze și cereți un rezumat. Rareori vei regreta lipsa unei asemenea întâlniri.

2. Creați un Focus și o Agendă.

Scopul întâlnirii și toate informațiile necesare sau lucrările pregătitoare ar trebui să fie clarificate în avans de toți delegații. În afară de timpul de începere, ar trebui să existe un termen de finalizare programat. Președintele reuniunii ar trebui să țină pe ordinea de zi și să reducă repede diversiunile și irelevanțele. Dacă sunteți invitat la o întâlnire fără agendă, răspundeți politicos, solicitând clarificări privind calendarul și scopul reuniunii. reclamă

3. Instruire.

Oricine conduce o întâlnire ar fi trebuit să aibă o pregătire de bază pentru desfășurarea ședințelor. Aceasta ar include păstrarea la timp, păstrarea concentrată, luarea deciziilor, acceptarea acțiunilor și tratarea conflictelor. Departamentul de resurse umane oferă un astfel de curs? Dacă este așa, mergeți pe curs și încurajați pe alții să facă același lucru.

4. Folosiți o disciplină. reclamă

Există diferite metode formale pentru gestionarea reuniunilor. Îmi plac șase pălării de Bono. Ele vă pot ajuta să vă concentrați asupra activităților-cheie ale discuțiilor productive și luării rapide a deciziilor. Această metodă este deosebit de bună pentru chestiuni controversate, deoarece elimină conflictul din întâlnire și îi obligă pe toți să ia în considerare toate punctele de vedere. De ce nu încercați această abordare la următoarea ședință pe care o prezidezi?

5. Cereți feedback.

Fiecare întâlnire trebuie evaluată rapid. La sfârșitul ședinței, președintele întreabă: "Cum am fi putut conduce mai bine această întâlnire?" Oamenii pot răspunde direct sau anonim. Oricum, veți avea sugestii constructive pentru a face mai scurte și mai bune întâlniri. reclamă

6. Nici o întâlnire în dimineața.

Autorul Josh Kaufman vă recomandă să permiteți întâlniri numai după-amiaza, permițându-vă astfel să blocați dimineața pentru o muncă esențială pe care numai dumneavoastră o puteți face. El susține că acest lucru îmbunătățește semnificativ productivitatea și sunt înclinat să-l cred.

Oamenii petrec mult timp în întâlniri, dar rareori iau în considerare cum să le conducă mai bine. Încercați aceste idei și obțineți monștrii de întâlniri sub control în afacerea dvs..