Bare Bones Project Hacks

  • Joseph McCoy
  • 0
  • 759
  • 183

Managerii de proiect par să vină în două arome, poate trei. Prima aromă sunt cei care respectă liniile directoare PMI de către carte. Cel de-al doilea sunt cei care sunt aruncați în managementul de proiect prin intermediul “cineva a trebuit să o facă” traseu. Al treilea ar fi un hibrid. Aceasta se referă la ultimele două tipuri. Să vorbim despre unele dintre elementele de bază ale derulării unui proiect și, în timp ce ne aflăm la el, vom discuta câteva metode pentru a rula proiecte care s-ar putea dovedi utile pentru dvs..

Management de proiect este

La linia de bază de bază, un proiect este o unitate de măsură. Este folosit pentru a indica începutul și sfârșitul unui eveniment discret sau serie de evenimente. Proiectele sunt de obicei mai mari decât o singură sarcină. Să faci lapte nu este un proiect. Rularea unei afaceri nu este, de asemenea, un proiect. Începerea unei afaceri pentru a ajuta oamenii să cumpere lapte este un proiect.

Un proiect ar putea fi un eveniment solo pentru voi. Pentru această conversație, să presupunem că există câțiva oameni implicați. Nu vom discuta în mod specific bugetul.

Definiții

Un lucru care derivează proiectele este lipsa unui început sau a unui sfârșit discret. Proiectele se întâlnesc fie cu nemulțumire din partea sponsorilor lor, fie se află în termenele limită din trecut, deoarece intersecția cu obiectivele vă blochează, managerul de proiect, într-o situație lungă și morfingă a nenumăratelor sarcini de urmărire. Iată un truc. Utilizați această măsurătoare în față:

De la ce la ce când? reclamă

De exemplu, vom trece de la faptul că nu avem un sistem de gestionare a conținutului pentru a avea un sistem de gestionare a conținutului operațional și accesibil din lumea exterioară până la data de 25 iulie. Definiția nu va înlocui toate detaliile și cerințele proiectului, dar devine utilă în stabilirea așteptărilor.

Așteptați așteptările

Odată ce o definiție este în vigoare, devine parte a rolului managerului de proiect pentru a vă asigura că toată lumea este conștientă de domeniul de aplicare tot timpul. Cu un proiect care implică mai mult de o persoană care contribuie, și mai mult de un sponsor sau șef, este important ca toată lumea să știe ce primesc și este adesea amintit de domeniul de aplicare al proiectului. De exemplu, dacă furnizați o parte din software pe care diferite echipe le pot utiliza pentru a menține un site de gestionare a cunoștințelor, trebuie explicit să se precizeze că nu veți cunoaște catalogul de date, dacă acesta nu este în domeniul de aplicare proiectul.

Alte așteptări vor fi în jurul metodei de transmitere a informațiilor (o listă și o revizuire, menționate mai jos), pentru escaladarea, manipularea alunecărilor oricărei date etc..

Setați strategiile de ieșire

Unii dintre voi spuneți, Chris - nici măcar nu am început să vorbim despre curajul de proiect și vorbeați despre cum să ieșiți și cum să vă asigurați că nu mai sunteți strânși pentru mai multe. Există nenumărate istorii militare care sugerează că o ieșire prost planificată este căderea multor bătălii. Pentru mine, înțelegerea sfârșitului povestirii devine o mare putere de conducere a narațiunii de la începutul și mijlocul povestirii. E același lucru cu proiectele.

O strategie bună de ieșire va răspunde la următoarele: Publicitate

  • Cum va ști toată lumea că lucrurile sunt finalizate?
  • Care “detine” noua situație după finalizarea proiectului?
  • Cine semnează că lucrurile sunt complete și cum?
  • Ce activități, dacă este cazul, vor fi purtate într-un nou proiect?

O listă și o revizuire

Dacă întrebați actualul meu VP despre managementul proiectelor, el spune că se reduce la două lucruri: o listă și o întâlnire pentru a revizui lista. El este cel care mi-a obișnuit să înființez proiecte care să meargă astfel:

  • Creați documente de proiect - răspunsurile la toate cele de mai sus, plus lista principală de bază la nivel de nivel și informații de contact.
  • Creați o listă de puncte de referință cu date și proprietari - Prima rulare este doar alcătuirea programului general. Rulați-vă și asigurați-vă că proprietarii sunt de acord cu etapele și datele.
  • Planificați o întâlnire de examinare - Vom vorbi despre asta în continuare.

Lista de repere ar trebui să fie păstrată într-un format de fișier ușor de împărtășit cu toate resursele. Nu sunt un fan mare de distribuire a graficelor Gantt în Microsoft Project. Dacă sunteți, acest lucru se umflă. O altă soluție ușor de rezolvat este doar o tabelă cu 4 coloane simple în Word sau PowerPoint sau Excel, cu o coloană Date, o coloană Milestone, o coloană Owner și o coloană Status. Primele trei sunt ușor. Statutul poate fi unul din cele cinci lucruri: NOU, DESPRE ȚINTĂ, ÎN FUNCȚIONARE, IEOPARD, sau ÎNCHIS.

Lista devine documentul de înregistrare pentru toate părțile implicate în proiect, inclusiv sponsorul. Este responsabilitatea managerului de proiect să gestioneze lista în afara întâlnirii de examinare. Aceasta înseamnă înscrieri unu-la-unu cu proprietarii diferitelor etape și obținerea unui statut clar pentru întâlnirea de examinare.

Dacă totul merge bine, întâlnirea de examinare ar trebui să fie o simplă citire a statutului actual din listă. Și prin citire, vreau să spun că managerul de proiect are cuvântul. Acesta este un “capul capului” întâlniri și în stabilirea temelor inițiale, este important să înțelegem că această întâlnire nu este de discuție. Este o întâlnire rapidă, de 15 minute sau mai puțin, pentru a da statutul în timp real și pentru a auzi înapoi de la constituenți NUMAI dacă există o dezvoltare nouă care sa întâmplat înaintea dvs. ca manager de proiect ultima dată a atins baza cu proprietarii de pietoni.

Puncte de reper și guturi ale unui proiect

Veți observa că am menționat numai listele de repere. Am lucrat odată la un proiect destul de complex, care implica milioane de dolari de hardware și software de calculator, upgrade la un sistem de operare, firmware, drivere, software-ul bazei de date primare și mediul de stocare, toate în aceeași fereastră de întreținere în doi pași. Am avut un consultant extern cu ajutorul planificării proiectului. El a scris un proiect de sarcină de 390, care a durat câteva săptămâni de revizuiri și editări și întâlniri pentru a discuta noile revizuiri ale editărilor de săptămâna trecută ... LA PLAN. Este un instrument, oameni. Iată o altă abordare. reclamă

Citiți Următorul

10 semne de avertizare privind stima de sine scăzută și lipsa încrederii
10 moduri de a ieși din zona dvs. de confort și de a vă depăși teama
The Lifehack Show Episodul 3: De ce validarea este cheia relațiilor de durată
Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

VP-ul meu acum a venit cu mine la proiectul respectiv. Am concediat consultantul și apoi colegul meu a bătut planul. El a scris cele mai importante 10 etape ale evenimentului, le-am desemnat proprietari, iar proiectul sa simțit brusc mult mai ușor de gestionat.

Să presupunem că echipa dvs. este construită cu profesioniști care cunosc domeniile lor de expertiză suficient de bine pentru a face față tuturor celor mici “Eu și T” bucăți. În schimb, lucrați cu proprietarii pentru a fierbe sarcinile în grupuri mai mari și le atribuiți o singură etapă. Deci, dacă cablurile cu fibră optică nu sunt difuzate marți, dar intră miercuri, nu înseamnă că “Instalați rețelele la sisteme” piatra de hotar nu este vizata. Poate că erau alte detalii la nivelul solului care au reușit să pună din nou această sarcină.

Nu vă temeți să încercați proprietarii detaliilor ca parte a mersului pe jos pentru a vă asigura că statutul este încă corect pe parcursul unei săptămâni, dar nu puneți acești mici bucăți pe lista de repere. De exemplu, în proiectul meu de sisteme super-uriașe, am fiert acest plan imens de proiect până la 10 articole. Am vorbit cu proprietarii milestone și le-am spus, “Noi credem ca sunteti expertul, si ca stiti toate detaliile pentru a obtine aceasta sarcina.” Noi le-am dat sarcina de a împrăștia fiecare “eu.” Și a funcționat. Erau de fapt mai responsabili și puțin apreciativ că nu am alergat să-i deranjăm cu fiecare mic mic detaliu.

Note de întâlnire

Păstrați aceste simple, scurte și până la punct. Publicați o copie a listei de etape cu orice modificări de stare. Scrieți câteva scurte note despre eventualele modificări ale orarului, despre problemele care trebuie urmărite. Ideea este că: scurtarea este mai bună în ceea ce privește problemele sau preocupările. Dacă scrieți 2000 de cuvinte doar pentru a fi amănunțite despre lucrurile care au apărut în timpul întâlnirii, veți sfârși prin BURYING lucrurile importante pe care alții ar putea să le ia pentru a lua decizii.

În plus, notele de întâlnire ar trebui să fie inutile dacă toată munca pe care ai făcut-o pentru a asigura că lista este în ordine a fost urmată de o scurtă întâlnire de stare. Nu este prea mult de discutat.

În schimb, păstrați curajul și detaliile proiectelor într-un jurnal de proiect. Acest jurnal este mai mult pentru lecțiile învățate și pentru reflecția după fapt. Este important ca managerul de proiect să investească în jurnal în timpul proiectului și nu doar să scrie după acest fapt. Amintiți-vă, folosirea unui lucru care poate fi căutat este mai bine decât să scrieți notele învățate într-un tampon de hârtie și să le păstrați pentru totdeauna. Utilizați plăcuțele pentru colectare, dar utilizați ceva electronic și căutați (încercați un wiki!) Pentru afacerea de a face aceste informații utile pentru orice proiecte ulterioare. reclamă

Interacțiune umană

Mai mult decât orice, ceea ce va scufunda un proiect sau un proiect, ești tu, managerul de proiect, și abilitatea ta de a înțelege motivațiile oamenilor din echipa ta. Care sunt stimulentele lor? Ce alte presiuni au acestea care sunt în opoziție cu munca pe care le cereți să le facă? Care sunt nivelurile de personal ale grupului lor? Cum e viața lor la domiciliu?

Succesul unui proiect, în special în jurul obiectivului tot mai important și evaziv de a respecta termenele limită, depinde, de obicei, de oameni. Ești în acord cu oamenii din proiectul tău? Știți ce le deranjează despre proiect? L-ai lăudat în mod corespunzător la punctele importante ale proiectului? Ați subliniat importanța unei părți a proiectului față de celelalte?

Nu uitați de vechea bijuterie despre a lăuda public și a critica în mod privat. Nu este locul și timpul potrivit pentru a vă plânge de performanțele cuiva la o ședință de stat înconjurată de toți colegii lor. (Cu excepția cazului în care, desigur, acesta este cu adevărat singurul stimulent motivațional rămas în arsenalul dvs.). Managementul de proiect nu este vorba despre manipulare, dar este vorba despre influențarea oamenilor pentru a vă vedea perspectiva pentru nevoile proiectului și pentru a le stabili pentru succes, ghidându-i în consecință pe căi care vor duce la succesul dvs. comun.

Și uneori (oamenii PMI sunt pe punctul de a leșina), este important pentru dvs., managerul de proiect, să realizați că proiectele de lucru au alte sarcini pentru a finaliza alte proiecte și că au vieți și că există și alte lucruri viata resurselor tale decat doar acest proiect. Dacă uneori (rareori) există zone în care persoanei i se poate da o singură pauză pentru a lipsi ceva minor (în timp ce încă mai rămâne cursul general al proiectului), relaxați-vă și fiți umani.

Urmăriți articolul

Au fost multe de digerat în această piesă și sunt sigur că managerii de proiect din public ar dori să nu fie de acord. Salut comentariile și diferențele de opinii. Cum faci lucrurile? Mai mult, dacă doriți mai multe informații sau clarificări cu privire la orice s-ar putea să fiu brăzat, vă rugăm să nu ezitați să mă contactați prin comentarii și vom încerca să răspundem la toate întrebările.

- Chris Brogan scrie despre auto-îmbunătățire și creativitate la [chrisbrogan.com]. El va lansa un podcast în luna mai. Rămâi acordat pentru detalii.




Nimeni nu a comentat acest articol încă.

Ajutor, sfaturi și recomandări care pot îmbunătăți toate aspectele vieții tale.
O sursă uriașă de cunoștințe practice privind îmbunătățirea sănătății, găsirea fericirii, îmbunătățirea performanțelor unei persoane, rezolvarea problemelor din viața personală și multe altele.