Înapoi la Elementele de bază Mesaje primite

Aceasta este prima postare dintr-o serie în curs de desfășurare pe care o sun “înapoi la elementele de bază”, A “curs de reîmprospătare” în productivitatea personală. Pentru persoanele care abia încep să se lupte cu probleme de productivitate, aceasta va servi ca o introducere la conceptele de bază care stau la baza a ceea ce scriem aici la Lifehack. Pentru cititorii mai avansați, aceasta va servi ca o reamintire a ceea ce voi gândire pe care trebuia să o faceți înainte de a începe să vă ocupați de sistemul dvs..

Nu sunt sigur cât va fi seria - intenționez să continui până când a) nu mai suport subiecte sau b) oamenii încep să mă ceară să mă opresc. :-) Publicitate

Mesajele primite

Începem, deci, în cazul în care începe majoritatea sistemelor de productivitate: căsuța de e-mail. De “Inbox”, Nu înseamnă neapărat una din tăvile din plastic sau din lemn pe care le-ai așezat pe birou și le-ai strâns pe toate; asta un fel din căsuța de e-mail, dar nu numai. Pe scurt, o căsuță poștală este orice loc în care colectați contribuții în viața dvs. pentru o prelucrare ulterioară, dacă aceste intrări sunt informații, corespondență, note, lucru neterminat, lucruri pe care intenționați să le priviți mai târziu sau orice altceva.

Prin urmare, o cutie poștală poate fi o tavă în birou, o masă pe ușa din față, un notebook pe care îl purtați în geantă sau buzunar sau un buzunar în sacul de umăr. De asemenea avem “virtual” inboxes: programul dvs. de e-mail, cititorul RSS, aplicațiile de organizare a notelor precum Evernote, chiar și un fișier de procesare de text sau de text pe care îl păstrați deschis pe desktop. Și nu uitați monitorul computerului dvs. - dacă sunteți unul dintre acei oameni care își acoperă monitorul cu post-it, asta este și o intrare.

Mai puține, cu atât mai bine

Ca o regulă generală, cu cât aveți mai puține intrări, cu atât mai bine. Mai puține intrări înseamnă mai puține locuri în care materiale importante pot scăpa de notificarea dvs. și, de asemenea, mai puțin timp pentru a procesa tot ce aveți nevoie de ele. reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Ca o chestiune practică, intrările dvs. trebuie tratate ca puncte finale, cu toate intrările dvs. diferite făcându-le spre ei. Așa cum am spus, acest lucru asigură că totul va ajunge în cele din urmă într-un loc în care o să acordați o atenție deosebită.

Cu cât mai mulți dintre noi folosim aplicații web online, este destul de ușor să ne asigurăm că intrările digitale se termină într-un singur loc. Cele mai multe servicii vă vor permite să trimiteți lucrurile cu ușurință la adresa dvs. de e-mail și puteți configura reguli pentru a transmite în mod automat lucrurile acolo unde este nevoie, astfel automatizând o parte din procesarea căsuței poștale. De exemplu, ați putea să trimiteți automat toate e-mailurile cu atașamente în contul Google Docs, astfel încât să le puteți accesa și chiar să le editați de oriunde (presupunând că nu primiți în mod regulat documente ale căror valori trebuie să le stabiliți înainte de a decide ce ați trebuie să facă acest lucru).

Pentru intrările fizice, asigurați-vă că toată lumea știe unde să pună lucrurile pe care doresc să le vadă și să facă ceva - mail, documente de revizuire, materiale de cercetare, indiferent. La locul de muncă, acest lucru nu tinde să fie atât de dificil; la domiciliu va fi o altă poveste! Veți fi siguri că poșta electronică selectată este văzută ca un loc pentru a pune lucrurile care necesită acțiune dacă procesați în mod regulat conținutul acesteia, astfel încât să nu devină un loc în care intrările să fie uitate. reclamă

Și asigurați-vă că setați un exemplu prin utilizarea căsuței dvs. poștale! Când sunteți departe de birou sau de acasă, țineți un notebook sau un pachet de cărți index cu dvs. și notele de jot, întâlniri, numere etc., în timp ce acestea vin la dumneavoastră. Când ajungeți în căsuța dvs. poștală, plasați-o și procesați-o conform programului dvs. obișnuit. Dacă nu utilizați bine căsuța poștală, nimeni altcineva nu o va face.

O singură căsuță poștală nu este productivă

Este important ca intrările dvs. să nu fie tratate ca destinații finale! O căsuță poștală este utilă numai ca un loc pentru a colecta tot ce este important, pentru al scoate din cap ca să puteți do ceva cu el. Cutiile poștale care continuă să se umple sunt mai rele decât inutile; nu numai că nu te ajută să faci lucrurile care sunt destul de importante pentru tine ca să ajungi în căsuța poștală, dar în curând se revarsă și te lasă în căutarea unei noi intrări pentru a umple cu nou lucruri importante. În tot timpul în care te duci din ce în ce mai mult ...

Configurați o rutină de curățare pentru mesajele primite care se potrivește stilului dvs. de lucru și ratei la care acesta se umple. În timp ce nu doriți să lăsați-o să se umple până la revărsare, de asemenea, nu doriți să vă simțiți obligați să procesați totul în momentul în care vă atingeți căsuța de e-mail. Punctul din căsuța de e-mail este de a vă ajuta să vă gestionați intrările, să nu permiteți accesul dvs. pentru a vă gestiona! reclamă

Data următoare: procesarea Mesaje primite

În urmatoarele “Înapoi la elementele de bază” post, vom examina modalitățile de procesare a materialelor care se termină în căsuța dvs. poștală. În timp ce ar putea fi nevoie de ceva efort și disciplină pentru a vă asigura că vă căsuțele poștale sunt utilizate în mod eficient, menținerea unei căsuțe poștale este o afacere pasivă în mare parte: chestii continuă să vă umpleți căsuța poștală dacă faceți ceva sau nu. Prelucrarea este prima parte din face, unde începeți să luați decizii active despre ce să faceți cu fiecare element din căsuța de e-mail.

Aveți sfaturi utile pentru a ajuta cititorii dvs. colegi să canalizeze toate intrările lor într-un singur loc? Spuneți-ne în comentariile!