Înapoi la Elementele de bază Calendarul

Unul dintre primele lucruri pe care le fac oamenii când iau decizia “organizeaza-te” se cumpără un fel de calendar. Ar putea fi un plan de zi, un desktop “sugativă-pad” calendar, Palm sau BlackBerry sau alt tip de dispozitiv sau sistem pe care îl pot programa toate întâlnirile și obligațiile în.

Cei mai mulți dintre noi înțeleg instinctiv că cheia gestionării timpului bun este cunoașterea unde să fie și ce trebuie să facă acolo la un moment dat. De asemenea, recunoaștem că capacitatea noastră de a urmări toate obligațiile pe care le avem în cap este extrem de limitată.

Gestionarea eficientă a calendarului merge mână în mână cu o bună gestionare a listei de sarcini. În timp ce o listă de sarcini este un instrument minunat de la momentul la moment, un calendar este mult mai bine prezentat “imaginea de ansamblu”. Cu o privire, puteți vedea o zi, o săptămână, o lună, chiar și un an la un moment dat, permițând atât planificarea pe termen scurt, cât și pe termen lung într-o manieră pe care o listă de sarcini nu o poate.

Ce fel de calendar?

Cerințele funcționale ale unui calendar sunt destul de fundamentale: Calendarul dvs. trebuie să fie ușor de scris, ușor de citit și disponibil ori de câte ori aveți nevoie. Modalitatea de îndeplinire a acestor criterii depinde de dvs., pe baza propriei personalități. reclamă

În general, calendarele se încadrează în trei categorii largi: calendare de hârtie precum planificatorii de zi și planificatorii Moleskine, programe de calculator precum Outlook și Sunbird și calendare online, cum ar fi Google Calendar și 30 de casete. Fiecare tip de calendar are propriile argumente pro și contra.

Calendare de hârtie

Pro:

• Mare pentru cei care se gândesc cel mai bine cu un stilou sau un creion în mână
• Ușor de utilizat, curba minimă de învățare
• Nu este nevoie de o tehnologie specială
• Nu se scurge niciodată bateriile

Contra:

• Este dificil să partajați cu alte persoane sau să mutați date într-un alt sistem
• Spațiul fizic limitat face dificilă programarea în avans
• Evenimentele recurente trebuie introduse manual
• Poate fi pierdut; strategiile de salvare sunt incomplete în cel mai bun caz (de exemplu, fotocopii)
• Trebuie să fie înlocuit în fiecare an

Calculatoare bazate pe calendare

Pro: reclamă

• Numirile și evenimentele recurente sunt ușor de creat
• Datele pot fi exportate sau importate din alte sisteme
• Evenimentele pot fi trimise prin e-mail altor persoane
• Multe programe permit stabilirea unor reguli care determină, de exemplu, ce informații sunt publice și ce nu
• Notele, fișierele și alte informații pot fi adăugate pe o perioadă nedeterminată
• Poate programa evenimente cu ușurință în avans
• Datele pot fi susținute periodic

Contra:

• Este posibilă corupția datelor, modificarea sau chiar ștergerea evenimentelor
• Prea multe opțiuni pot complica programarea simplă a evenimentelor
• Aveți nevoie de acces fizic la computer sau PDA / smartphone pentru a vedea programul
• Pe PDA-uri: bateriile pot eșua, lăsându-vă mai puțin de calendar
• Curba de învățare Steeper decât hârtia
• În funcție de tehnologie

Calendare online

Pro:

• Accesați oriunde aveți o conexiune la Internet, inclusiv calculatoare publice
• Distribuiți cu ușurință calendarul sau o parte a calendarului
• Unele, cum ar fi Google Calendar, au programare în limbaj natural, permițând expresii precum “prânz cu Tom mâine la prânz” pentru a fi traduse în înregistrările din calendar
• Schimbați datele cu alte servicii online, cum ar fi liste de sarcini, site-uri web, cititoare RSS, servicii meteorologice, site-uri de știri etc..

Contra:

• Preocupări legate de securitate: sunteți confortabil să permiteți Google să (vă puteți) citi datele dvs. de calendar?
• Vulnerabilități de securitate: calendarul ar putea fi accesat neautorizat
• S-ar putea să fiți fără serviciu Internet, sau site-ul ar putea merge în jos
• La mila planului de afaceri al gazdei - s-ar putea să se ducă, să-ți ia datele cu ei

Configurarea mea: un sistem calendaristic hibrid

Folosesc o combinație de calendare software și online. Calendarul meu principal este păstrat în Outlook (total pătrat, știu!). De asemenea, am un calendar online cu Google. Datorită programului Google Calendar Sync, un program care rulează în bara de sarcini și care sincronizează calendarele Outlook și Google, ambele calendare sunt actualizate. reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Îmi sincronizează Blackberry cu Outlook, ceea ce înseamnă că am întotdeauna o copie a programului cu mine. Dacă adaug evenimente pe Blackberry, ele se sincronizează cu Outlook atunci când mă conectez la PC-ul meu, iar aceste modificări se încarcă pe Google când se execută sincronizarea Google Calendar Sync. De asemenea, am setat fișierul Outlook .pst (unde sunt stocate calendarul și toate celelalte date din Outlook) pentru a salva pe o unitate externă în fiecare noapte. Asa de Am mai multe concedieri în cazul în care orice parte a sistemului nu reușește. (De asemenea, imprimați o copie de hârtie din Outlook dacă voi ieși din oraș, doar în cazul în care Blackberry-ul meu se va rupe și nu găsesc un computer pentru a-mi verifica calendarul Google.)

Ce se întâmplă în calendarul dvs.?

Există două filozofii despre cum să utilizați calendarul. Primul, recomandat de David Allen în România Lucrurile au fost terminate, este de a puneți în calendar doar acele evenimente care trebuie să se întâmple în acel moment - întâlniri, întâlniri, apeluri telefonice programate etc.. În restul timpului, lucrați din listele de sarcini în funcție de sentimentul cel mai important pentru care lucrați chiar acum este.

Nu sunt de acord cu această abordare, deși recunosc că pare să funcționeze pentru mulți oameni. Dar cred în programare Tot - întâlniri și întâlniri, dar și blocuri de timp pentru e-mail sau apeluri telefonice, mese, timp de călătorie și cel mai important, “timpul proiectului”. Timpul proiectului este un bloc de timp dedicat progresului în cazul unui proiect activ la care lucrez acum. Dacă nu programez astfel de lucruri, știu că lucrurile relativ triviale se vor extinde pentru a umple tot spațiul dintre evenimentele mele (rare) programate - și nu voi găsi timp pentru lucrurile importante.

Pentru a fi sincer, probabil că nu este prea departe de spiritul lui GTD, chiar dacă este împotriva “scrisoarea sau legea” așa cum este stabilit în cărțile lui Allen. Lucrul la proiecte este adesea ceva ce trebuie făcut la un anumit timp, sau nu se face. Lucrul la e-mail este contrariul - dacă nu este făcut numai în timpul pe care îl programez, se poate umple cu ușurință întreaga zi. reclamă

Sfatul meu este atunci a determina ce trebuie făcut absolut în fiecare săptămână și a programa totul - și respectați programul. Asta înseamnă că dai tot ce ți-ai programat întregul bloc de timp - dar nu Mai Mult decât că. Utilizați un temporizator, dacă este necesar. Punctul de folosire a unui calendar nu este doar pentru a vă asigura că lucrați la sarcinile importante la ore stabilite în timpul săptămânii, ci și pentru a vă asigura că vă lăsați suficient timp pentru lucrurile care nu pot fi ușor programate - timp “de pe ceas”, te distrezi.

Calendarele tale

Și tu? Sunteți un fan al hârtiei, al software-ului sau “în nor” calendare? Care-i treaba ta? Și cum tu utilizați calendarul pentru a vă menține pe cont propriu? Spuneți povestea calendarului în comentarii.

Credite foto recomandate: Pexels prin pexels.com