Acțiuni de productivitate acționabile pentru a vă eficientiza ziua de lucru și pentru a reduce stresul

Ca cineva care își petrece zilele când proiectează birouri și organizează repetări de birouri, știu cum e să simt că pierd controlul sarcinilor mele zilnice. Într-o epocă în care se așteaptă ca oamenii dintr-o gamă de industrii să gestioneze mai mulți clienți, locuri de muncă importante și sarcini mai mult decât atât, organizația este totul. Acest lucru este valabil mai ales atunci când luați în considerare cât de mult stres la locul de muncă a crescut de la începutul recesiunii.

În timp ce nivelurile de absență au scăzut, 40% dintre angajatori au raportat recent o creștere a stresului în jurul locului lor de muncă. Acest lucru vine cu un set propriu de probleme, deoarece angajații merg la locul de muncă rău și neproductivi, și chiar la riscul de probleme cardiace grave.

În timp ce eliminați complet stresul din ziua dvs. de lucru nu este un lux pe care mulți oameni îl au, am descoperit că există o mulțime de modalități prin care puteți simplifica sarcinile de zi cu zi pentru a vă organiza și a începe să vă scădeți nivelurile de stres.

Delegația nu este egală cu lenea

Adesea mă găsesc că privesc, îngrozit, la lista mea de intimidare. Nu contează cât de multe sarcini reușesc să le bifez pe alții să coboare pentru a le înlocui aproape imediat, ceea ce înseamnă că sunt în permanență în mișcare și mă lupt să mă dezactivez.

Dacă acest lucru pare a fi familiar, s-ar putea să fi experimentat și sentimentul că aceasta este lucrarea dvs., așa că singura ar trebui să o finalizați și, dacă sunteți la fel de bun la locul de muncă, așa cum credeți, nu ar trebui să rămâneți în urmă. Acest lucru nu poate fi mai departe de adevăr. Chiar și cei mai buni dintre noi se luptă să țină pasul cu lumea rapidă a muncii moderne uneori, așa că nu vă fie frică să delegeți anumite sarcini altora. reclamă

Distribuiți încărcătura cu echipa dvs.

Dacă sunteți un membru senior al echipei ca mine, consider că trecerea unor sarcini mai simple către membrii echipei junior poate elimina o presiune surprinzătoare. Cu mine este munca lui Photoshop, lucrul la planul 2D simplu și căutările imaginii produsului, dar sarcinile de nigglare în orice industrie sunt cele care continuă să fie împinse până la capăt, construite fără să observați cu adevărat și apoi să ieșiți din întuneric cu o răzbunare stresantă, doar când credeți că totul se face. În plus, găsesc că se distrează din ziua lucrătoare, salvând astfel sarcini mai complicate și creative pentru tine este o modalitate ideală de a injecta mai mult interes în munca ta.

Împărțiți încărcătura cu persoanele independente

Acum, înțeleg că nu toată lumea are avantajul de a se îndrepta sau de a lucra ca parte a unei echipe, dar există încă modalități în care puteți delega sarcinile dvs. miniale.

Upwork și Amazon Mechanical Turk sunt ambele platforme web excelente, unde poți să-ți trimiți un loc de muncă pentru mii de freelanzi pentru a-ți termina în numele tău. Acești freelanceri solicită în mod evident o plată, dar ratele sunt minunat accesibile și mai mult decât să plătească pentru ei înșiși în momentul în care vor elibera în programul dvs. aglomerat.

Listele sunt cel mai bun prieten al tău

Dacă lucrați într-un rol în care sarcinile dvs. se schimbă în mod constant și se adună, urmărirea acestora este esențială pentru organizarea gândurilor și pentru a nu uita anumite locuri de muncă. Mi se pare că cel mai bun mod de a face acest lucru este de a face liste.

Dacă, ca mine, sunteți în mod special uitător, vă veți baza pe liste de sarcini pentru a ține evidența muncii dvs. și vă veți concentra pe parcursul zilei. De asemenea, s-ar putea să constatați că vă pierdeți listele de hârtie printre restul documentelor din jurul stației dvs. de lucru, de aceea m-am gândit să împărtășesc aplicația mea organizațională preferată. reclamă

Prezentarea Wunderlist

Wunderlist este o listă de sarcini online, care este de fapt destul de "minunată". Pe lângă faptul că introduceți pur și simplu sarcinile dvs., vă oferă posibilitatea de a urmări și organiza volumul de muncă la un nivel mai profund.

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Puteți stabili datele scadente ale sarcinilor dvs. și puteți seta mementourile să dispară atunci când vă apropiați de un termen limită, să transferați sarcinile în ordinea de urgență, să adăugați sub-note în cadrul sarcinilor, să împărțiți liste de sarcini cu alți membri ai echipei sau să lucrați colegi, și chiar să le delege sarcini. Există chiar și o aplicație Wunderlist pentru dispozitive mobile și tablete, astfel încât să puteți adăuga sarcini pe listele dvs. în timpul întâlnirilor în zbor. Genial dacă te lupți pentru a stoca puncte de acțiune în mintea ta!

Una dintre căile mele preferate de a organiza sarcinile Wunderlist este în liste create pentru fiecare client sau proiect. În acest fel nu trebuie să mă confrunt cu confuzia unei liste lungi de sarcini sau a intimidării care poate rezulta dintr-un număr mare de sarcini diferite grupate împreună. reclamă

Gestionați e-mailurile, nu vă lăsați să vă gestioneze

Primul lucru pe care îl fac când intru în slujba este comutarea pe calculatorul meu și verificarea e-mailurilor mele. Vestea proastă este că, mai degrabă decât de a avea câțiva să răspundă și un cuplu la acțiune în sarcinile Wunderlist, mă confruntă adesea cu o sumă în dublu cifre, tot ce vrea să fie tratat “cât mai curând posibil!”

În timp ce s-ar putea să vă conectați la e-mailurile dvs. pentru a le pur și simplu să le verificați înainte de a continua cu cea mai mare parte a muncii dvs., realitatea este că e-mailurile pot săpune mult de timp dacă nu sunt gestionate corect. Cu toate acestea, dacă aveți de-a face cu doar câțiva clienți exigenți sau cu un număr mare de clienți simultan, există lucruri pe care le puteți face pentru a vă recâștiga controlul asupra Mesaje primite.

Semnalează lucruri care pot aștepta

Nu vă simțiți obligați să acționați imediat pe fiecare e-mail. Cu excepția cazului în care ceva este foarte urgent, întotdeauna etichete e-mailuri care pot fi citite sau tratate în mod corespunzător cu mai târziu. Folosesc această tehnică cu e-mail-uri importante, mai degrabă decât urgențe, pentru că acolo este o distincție între "important" și "urgent". Identificați ce fel de probleme și solicitări clasificați ca urgente în cadrul companiei dvs. și veți avea deja deja o parte din formulare pentru a gestiona mai bine e-mailurile.

Organizați-vă corespondența cu dosarele

Nu este vorba doar de volumul mare de e-mailuri care pot mânca în ziua dvs. de lucru, ci de varietatea de locuri din care provin. De la diferiți clienți și colegi la conturi de e-mail suplimentare pe care le gestionați în același client, aceștia se pot pierde prin corespondență nouă de la un altul înainte de ao cunoaște. reclamă

Mai degrabă decât să încercați să vă amintiți când ați primit fiecare și devenind din ce în ce mai stresat când nu îl puteți găsi, creați foldere diferite pentru a urmări e-mailurile referitoare la totul, de la clienți diferiți la diferite sarcini și proiecte - indiferent de prioritate în industria dvs..

Deveniți unul dintre acei oameni pe care nu puteți "

Am de gând să mă contrazic aici și vă recomand să procesați e-mailurile în explozii de 20-40 de minute în jur de 2-3 ori pe zi și să vă țineți închis clientul de e-mail în restul timpului. Adică închis, nu doar minimizat.

Am petrecut prima săptămână de a încerca acest lucru într-o stare de panică, mai ales că am un client care face același lucru și, ca rezultat, este o crimă pentru a încerca și a ajunge! Asta a spus, totuși, este o parte obișnuită a zilei mele de lucru și mi se pare că îmi oferă mult mai multă libertate. Având e-mailurile dvs. complet în afara imaginii pentru un timp poate fi o greutate imensă de pe minte și vă oferă libertatea de a vă purta mai departe cu sarcinile fără ca această fișă de e-mail să se ascundă în colțul ochiului!

Cu atât de multă stres îndemânând locul de muncă modern, pe care nu-l poate repara nici măcar designul de birou cel mai inspirat, angajații trebuie să-și ia în propriile mâini împrejurările și intimidările. Este vorba de organizare și planificare în viitor și sper că după ce ați lucrat aceste procese în ziua dvs. de lucru, veți începe să vă simțiți cât mai raționalizați și mai stresați. Știu că sigur că am!

Aveți vreo sfat util pentru a vă adăuga la lista mea? Lăsați-le mai jos; Mi-ar plăcea să le încerc!