8 Strategii de management al timpului pentru persoanele ocupate

  • Timothy Sherman
  • 0
  • 3971
  • 986

În cei 25 de ani în care am lucrat în medii corporative și am antrenat antreprenori, oamenii au căutat mereu să-și îmbunătățească abilitățile de management al timpului.

În calitate de antrenor, oamenii vin adesea la mine pentru că simt că nu au suficient timp pentru a obține tot ceea ce doresc în fiecare zi. Sunt ocupați, dar nu lucrează la lucrurile care le dau bucurie mare sau au un impact real în afacerea și viața lor.

A fi în acțiune constantă toată ziua este norma. Ei sunt blocați într-un ciclu nesfârșit de ocupație și ocupă timp cu sarcini.

Unul dintre lucrurile pe care le-am observat despre munca ocupată este că nu face pe oameni mai productivi sau creativi. De fapt, aceasta creează mai multă complicație și complexitate.

Efectuarea de e-mail-uri, întâlniri cu numeroase întâlniri, activități multi-tasking și lucrul la activități cu valoare redusă nu reprezintă adesea cea mai bună utilizare a timpului.

Dacă ar exista o altă modalitate de a vă gândi cum vă gestionați timpul? Doriți să vă gestionați mai eficient timpul și să terminați fiecare zi mulțumită de ceea ce ați obținut?

Există câteva strategii simple de gestionare a timpului pe care oamenii ocupați le pot folosi pentru a deveni mai eficienți, mai productivi și pentru a obține mai multe dintre cele mai importante lucruri făcute.

Mai jos sunt 8 strategii de gestionare a timpului pe care oamenii ocupați le pot implementa chiar acum pentru a-și simplifica viața și pentru a schimba modul în care se gândesc să își gestioneze timpul.

1. Faceți un audit în timp

Dacă doriți să vă controlați timpul, primul pas este să înțelegeți cum vă petreceți timpul chiar acum.

Nu puteți face o schimbare până când nu aveți claritate cu privire la locul în care vă aflați și ce funcționează și ce nu funcționează?

Acest audit vă oferă o imagine de ansamblu a valorii pe care o creați și a rezultatelor pe care le furnizați în momentul în care investiți în fiecare proiect sau activitate. Vă va ajuta să simplificați totul, astfel încât să înțelegeți foarte repede dacă vă folosiți timpul productiv sau nu.

Atunci când clienții noștri de instruire efectuează un audit în timp, de obicei fac acest lucru timp de șapte zile drept și aș recomanda același lucru pentru dvs..

Cum se efectuează un audit în timp

  1. Obțineți o bucată de hârtie goală
  2. Pune o întâlnire în partea de sus
  3. Desenați trei rânduri pe pagină
  4. Titlul primei coloane "Lucrare de mare valoare"
  5. Titlul celei de-a doua coloane "Lucrare bună"
  6. Titlul coloana a treia "Lucrare cu valoare redusă”

Lucrare de mare valoare este o muncă pe care vă place să o faceți, că sunteți minunat. Este o lucrare care oferă cele mai bune rezultate.

Buna treaba este o muncă pe care vă bucurați. Ea oferă rezultate bune, dar este o activitate care este adesea repetitivă și altcineva ar putea face la fel de bine sau mai bine

Lucrare cu valoare scăzută nu te excită și probabil te frustrează. Nu oferă rezultate excelente, scade nivelul de energie și ar putea fi oprit sau dat altcuiva.

Pentru fiecare proiect sau sarcină pe care îl întreprindeți, alocați-l într-una din cele trei coloane cu numele lucrării și durata petrecută.

La sfârșitul celor 7 zile, suma totală a timpului petrecut în fiecare coloană și pe fiecare proiect.

Prefer hârtia, dar puteți utiliza și un instrument cum ar fi comutarea sau recoltarea. reclamă

Acesta poate fi un exercițiu de deschidere a ochilor. La sfârșitul auditului, căutați modalități de îmbunătățire a modului în care vă petreceți timpul. Întrebați-vă cum vă puteți petrece mai mult timp efectuând lucrări de înaltă valoare care creează cel mai mare impact, aduce mai multă bucurie și obține rezultatele dorite.

2. Stabiliți obiectivele de gestionare a timpului

Fără o viziune clară sau obiective, ea poate deveni ușor de deranjat, să se concentreze și să se distragă.

Creând claritate cu privire la locul în care vă aflați acum și unde doriți să ajungeți, devine mult mai ușor să vă concentrați timpul asupra activităților de valoare ridicată care vă vor ajuta să vă atingeți obiectivele.

Prin setarea unor obiective specifice, măsurabile, puteți să identificați în mod clar ce arată viitorul ideal și să creați un plan și o cale de a ajunge acolo.

Cu această claritate, puteți simplifica totul. Sunteți clar pe destinația dvs. și cunoașteți cel mai bun mod de a vă gestiona timpul, resursele și oamenii pentru a ajunge acolo,

Prin înțelegerea a ceea ce faceți cel mai bine și a ceea ce poate crea cel mai mare impact, obțineți o mai mare claritate cu privire la modul în care puteți folosi cât mai bine timpul, precum și cine vă poate ajuta să vă atingeți obiectivele.

Îți stăpânești timpul în ce privește schimbările pe care le poți face. Este, de asemenea, despre cine vă poate ajuta să deveniți și mai eficient.

Stabilirea obiectivelor vă poate oferi voința și motivația de a vă deplasa în direcția corectă, economisind timp și reducând ocupația și amânarea.

Stabiliți obiective pentru fiecare perioadă de 90 de zile și apoi examinați performanța la sfârșitul acelui ciclu. Revedeți ce a lucrat și ce progrese ați realizat. Apoi stabiliți următoarele obiective de 90 de zile.

Aflați mai multe despre stabilirea obiectivelor pentru a face lucrurile în acest articol: 17 Sfaturi inteligente privind setarea obiectivelor pentru a obține mai mult

3. Delegați și externalizați

Când efectuați un audit în timp, înțelegeți exact unde vă petreceți în prezent timpul și activitățile.

Cheia pentru o delegare eficientă este să înțelegi punctele tale forte unice și cea mai mare valoare pe care o creezi și să analizezi cum poți petrece din ce în ce mai mult timp.

Uneori ne simțim că suntem singurii care reușesc să obțină treaba, așa că ne ocupăm de sarcini pe care nu ne bucurăm și nu ne distrăm de lucrurile pe care le facem cel mai bine.

Putem să ne întoarcem toți orele, făcând o muncă mai bună și mai productivă. Lucru pe care, de fapt, ne place să facem.

Mai degrabă decât să vă gândiți cum puteți să vă potriviți totul pentru programul dvs., gândiți-vă cine sunt oamenii care pot lua proiecte și sarcini.

Gândiți-vă unde puterea dvs. creativă și abilitățile unice ar putea fi utilizate cel mai bine.

Un director executiv al unei agenții de turism cu care am lucrat sa întors cu 15 ore pe săptămână, prin angajarea unui asistent pentru a lucra cu ea. Ea a fost în măsură să-și petreacă mai mult din timpul ei făcând lucrurile pe care le-a făcut cel mai bine și le-a plăcut să facă. Aceasta a inclus câștigarea unei noi afaceri, petrecerea timpului cu clienții săi și obținerea mai multor recomandări.

Încercați acest sfat: Publicitate

La fiecare 90 de zile, gândiți-vă cum puteți elimina 3 lucruri din lista dvs. de listă de lucru cu valoare scăzută, care în prezent vă frustrează, vă deranjează sau nu găsiți nici o valoare reală.

Gândiți-vă la 3 lucruri din lista dvs. de lucru bun pe care le puteți delega sau externaliza.

Gândiți-vă la 3 lucruri din lista dvs. de înaltă valoare pe care doriți să le petreceți mai mult timp.

Continuați să urmați acest proces la fiecare 90 de zile pentru a vă elibera chiar mai mult pentru a vă concentra mai mult timp asupra lucrurilor pe care le faceți cel mai bine și pentru a aduce cele mai înalte rezultate.

Acest ghid cu privire la modul de delegare va fi util pentru dvs.:

Ai căzut în capcana "ocupată"? Iată calea voastră

4. Începeți prioritizarea

Când sunteți clar și intenționat cu privire la modul în care doriți să vă petreceți timpul și obiectivele viitoare, cheia este să începeți să vă prioritizați timpul pentru a vă face acele obiective o realitate.

Dacă nu stabiliți priorități, puteți să vă concentrați, să vă distrageți și să începeți să vă procrainați. Timpul tău va deveni plin de activități cu valoare scăzută, iar perfecționismul se poate strecura.

Dacă aveți 20 de lucruri pe lista de sarcini în fiecare zi, nu acordați prioritate. Atunci când aveți o listă fără sfârșit și Do-Doing, volumul dvs. de lucru se va întinde continuu, ducând la copleșirea și pierderea clarității și a focalizării.

Dacă sunteți foarte ocupat, cheia pentru gestionarea timpului este focalizarea și prioritizarea în jurul activităților care vă vor ajuta să vă atingeți obiectivele.

O strategie simplă de gestionare a timpului este de a stabili maxim cinci lucruri pe care doriți să le atingeți în fiecare zi. Acestea sunt prioritățile dvs..

Citiți Următorul

Cum să delegeți activitatea în mod eficient (Ghidul definitiv pentru lideri)
Ghidul de rutină pentru noaptea finală: Sleep Better și Wake Up Productive
Ai căzut în capcana "ocupată"? Iată calea voastră
Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Dacă reusiți să le finalizați, puteți lucra la alte lucruri, dar cele cinci pe care le-ați identificat au prioritate.

Această intenționalitate vă va face să nu vă distrageți și să treceți la elementele și sarcinile care nu se află pe lista dvs. de priorități.

Verificați acest articol despre cum să prioritizeze mai bine: Cum să prioritizați în 10 minute și să lucrați mai rapid cu 10X

5. Faceți primul lucru mai important

Această strategie este una dintre cheile pentru gestionarea eficientă a timpului.

Începeți-vă ziua, întrebându-vă:

“Care este numărul unu pe care trebuie să-l realizez astăzi??”

Odată ce veți fi clar despre acest lucru și vă veți angaja să realizați acel lucru, veți avea șanse să vă faceți de fapt lucrarea. reclamă

Această tehnică va opri tulburarea, distragerile și haosul de a avea impact asupra zilei.

Motivul? Ați luat o decizie conștientă la începutul zilei, când voința voastră este puternică.

Ați observat că, în ziua în care vă purtați, aveți mai puțină putere de voință și mai puțină energie pentru a vă concentra?

Deci, faceți mai întâi cel mai important lucru sau lucrurile.

Dacă ați efectuat apeluri cu potențiali clienți, faceți acest lucru dimineața.

Dacă aveți o prezentare importantă de scris, faceți din nou acest lucru dimineața.

Nu faceti multitasking. Concentrați-vă pe un proiect la un moment dat și lucrați la el până la finalizare.

Orice ar fi cel mai important lucru, dacă faci primul lucru, atunci nu vei avea niciodată o zi când nu ai făcut ceva important.

Urmând această strategie simplă de gestionare a timpului, de obicei, veți avea o zi foarte productivă.

Uneori este posibil să trebuiască să începeți să nu spuneți mai des dacă lucrurile nu sunt o prioritate sau nu se încadrează în obiectivele dvs. Cum? Învață să spui nu de la acest articol: Arta blândă de a spune nr

6. Creați rutina Perfect Morning and Evening

Dacă lucrați la vârf fizic și mental, veți fi mult mai concentrat și mai productiv.

Crearea unei rutine perfecte de dimineață vă poate oferi atenția și energia clarității pentru a vă completa prioritățile cheie pentru această zi.

Dacă puteți, petreceți 60-90 de minute stabilind o zi "de înaltă performanță" în fiecare zi, concentrându-vă asupra a ceea ce doriți să obțineți.

Ia-ți un mic dejun sănătos, citește, meditează, mergi la plimbare - tot ce ți se potrivește cel mai bine. Apoi, puneți-vă și clarificați prioritățile dvs. pentru această zi.

Care este singurul lucru pe care doriți să vă concentrați - faceți acest lucru mai întâi până când este finalizat. Aceasta presupune angajamentul și coerența.

S-ar putea să fie greu să începi, dar, ca și cum ai merge la sala de sport, poți ajunge mai ușor în timp, dacă începi să atingi rezultatele dorite.

Dacă doriți să vă dubleze productivitatea și să maximizați timpul, creați o rutină de seară pentru a vă susține rutina de dimineață.

La sfârșitul fiecărei zile, dați-vă 15 minute pentru a reflecta asupra zilei. Notați 3 lucruri care au fost minunate în acea zi. Acesta ar putea fi un client nou, o întâlnire excelentă pe care ați avut-o, comentarii pozitive asupra muncii dvs. Orice vă face să vă simțiți pozitivi și încrezători. Această strategie vă face să vă simțiți recunoscători pentru ceea ce ați obținut. reclamă

Apoi scrieți 3-5 lucruri pe care doriți să le realizați a doua zi, listate în ordinea prioritară. Acest lucru va asigura că totul este proaspăt în mintea dvs. în dimineața următoare și va crea un spirit de încredere.

Pentru a adăuga un strat suplimentar acestei strategii, petreceți 30 de minute într-o duminică, stabilind prioritățile cheie pentru săptămâna viitoare.

7. Lucrați în blocuri de timp

Dacă aveți grijă să obțineți mai mult control asupra timpului dvs., experimentând mai multă libertate și cucerind orice sentimente de stres și copleșire, atunci nu trebuie să aveți sarcini multiple.

În schimb, lucrați în bucăți de timp concentrat asupra proiectelor dvs. prioritare. Nu comutați între sarcini sau proiecte.

Lucrez la principiul 60/60/30, lucrez în bucăți de 50 de minute, apoi am luat o pauză de 10 minute pentru primele două bucăți de timp înainte de a lua 30 de minute pentru a citi, mers pe jos sau meditez.

Această strategie vă poate ajuta să vă mențineți energia pe parcursul zilei și să vă dați un real sentiment de realizare, pe măsură ce proiectele vor fi finalizate.

Mulți oameni folosesc tehnica Pomodoro pentru a-și urmări timpul, dar puteți utiliza pur și simplu funcția de cronometru de pe telefon.

8. Ia timp pentru tine

Cât de des țineți timp pentru dvs. sau sărbători realizări mici sau mari în fiecare zi?

Pentru unii, este o insignă a realizării să muncească mai mult și să lucreze mai multe ore pentru a obține cât mai multe lucruri posibil.

Dacă veți continua să faceți acest lucru în mod consecvent, puteți fi în pericol de arsură.

Folosind cât mai mult timp, simplificând fluxul de lucru și concentrându-vă asupra activităților de mare valoare care vă vor ajuta să vă atingeți obiectivele, veți avea mai mult timp să vă petreceți asupra dvs. și a persoanelor care contează.

Trebuie să vă dați permisiunea să vă luați timp din afacerea dvs., indiferent dacă vreți să petreceți acest timp în dezvoltarea personală sau cu familia sau prietenii, este de până la tine, dar dați-vă acel timp.

Dan Sullivan, fondatorul Strategic Coach, a creat un sistem unic de gestionare a timpului pentru a vă ajuta să vă concentrați timpul, energia și creativitatea; să obțineți cele mai bune rezultate.[1]

O parte din acest sistem de management al timpului se concentrează pe luarea Zilelor Libere, care este o zi de 24 de ore, de la miezul nopții până la miezul nopții, în timpul căreia nu există activități legate de muncă.

Scopul acestei zile este de a ajuta oamenii să se întărească și să stimuleze energia pentru a se asigura că mențin un nivel ridicat de productivitate și creativitate.

Linia de fund

Atunci când oamenii ocupați vorbesc despre faptul că nu au suficient timp, este de obicei pentru că nu au înțeles valoarea timpului lor și l-au prioritat în mod corect.

Cum ne folosim timpul este adesea o alegere. De fapt avem un mare control asupra timpului nostru. Nu este control complet, ci mai mult control decât credem noi.

Încercați una sau mai multe dintre aceste strategii de gestionare a timpului. Dacă găsiți unul sau mai multe care funcționează pentru dvs., păstrați-l cu el timp de 90 de zile și vedeți diferența pe care o are în viața dvs. personală și personală.

Mai multe resurse despre productivitate

  • Nu se poate focaliza? De ce ați greșit și cum să vă concentrați mai bine
  • Destul de distras și greu de focalizat? Încercați să faceți acest lucru
  • 7 Sfaturi eficiente de gestionare a timpului pentru a vă maximiza productivitatea
  • 18 aplicații și instrumente pentru gestionarea timpului cel mai bun

Creditul foto recomandat: Alvaro Reyes prin unsplash.com

Referinţă

[1] ^ Antrenor strategic: Ce zile libere sunt și cum să știți când aveți nevoie de ele.



Nimeni nu a comentat acest articol încă.

Ajutor, sfaturi și recomandări care pot îmbunătăți toate aspectele vieții tale.
O sursă uriașă de cunoștințe practice privind îmbunătățirea sănătății, găsirea fericirii, îmbunătățirea performanțelor unei persoane, rezolvarea problemelor din viața personală și multe altele.