75 greșeli comune de e-mail pe care probabil că le faceți la lucru

Întotdeauna te-ai întrebat, nu? Ce fel de greșeli faci în fiecare zi cu e-mailurile tale?

Ei bine, nu vă faceți griji, am pus împreună această listă de 75 de greșeli comune de e-mail, astfel încât să puteți vedea ce sunteți vinovat de. Să începem: Publicitate

Neticheta

1. Nu folosiți salutări de bază. Nu uitați să începeți “Salut”, “Bună”, “dragă”, etc.
2. Folosiți linii ambigue de subiect sau le evitați cu totul. Indicați exact ceea ce doriți în linia subiectului dvs. și faceți mai ușor pentru utilizatori să vă găsească mai târziu e-mailurile.
3. Trimiteți fiecare e-mail cu steagul cu prioritate ridicată. Utilizați acest lucru numai atunci când este urgent.
4. Veți aștepta ca oamenii să răspundă imediat la e-mailurile dvs. și să le trimită e-mailuri de urmărire atunci când nu le fac. Rețineți că e-mailul este o formă mai lentă de comunicare.
5. Ai lovit pe Răspundeți pe toate când ați vrut să loviți Răspundeți. Verificați întotdeauna înainte de a trimite.
6. Puteți amesteca diferența dintre To și CC. Este pentru persoanele care trebuie să ia măsuri; CC este pentru persoanele care trebuie să fie ținute în cunoștință.
7. Tu CC sute de oameni atunci când un BCC este mai potrivit. Asigurați-vă că utilizați BCC atunci când trimiteți e-mailuri generale unor persoane care nu se cunosc reciproc.
8. Închideți e-mailurile brusc. Nu doare să spun mulțumesc, sincer, cu cele mai bune considerații sau altcuiva apropiat.
9. E-mailul dvs. nu include informații de contact. Adăugați acest lucru în semnătură cât mai curând posibil.
10. Ai o semnătură foarte lungă. Scurtați-vă e-mailul dacă este posibil și examinați dacă este legal într-adevăr necesar.

Scris

1. Trimiteți e-mailuri incomplete. Luați câteva minute pentru a termina ceea ce scrieți.
2. Întrebi pe oameni întrebări deschise pe e-mail. Acest lucru poate provoca discuții care sunt cele mai bune în altă parte.
3. Folosești propoziții complicate și cuvinte pe care destinatarii trebuie să le privească. Utilizați limbajul de zi cu zi.
4. Utilizați TXT vorbesc, punctuație proastă și gramatică proastă în e-mail-uri la seful tău. În schimb, introduceți propoziții complete care au sens.
5. Trimiteți e-mailuri în TOATE CAPS colegilor. Nu mai striga la mine!
6. Includeți conținut în corpul unui e-mail atunci când linia de subiect este o întrebare închisă, de ex., “Prânz la unul?”
7. Întrebați o întrebare deschisă în linia de subiect și nu includeți un conținut explicativ în corpul e-mailului, de ex., “Sunt infometat. Ce vom face?”
8. Nu verificați sau verificați corect e-mailurile. Aluzie: acele linii roșii ciudate înseamnă în mod normal că este ceva în neregulă.
9. Scrieți paragrafe lungi și așteptați ca oamenii să le citească. În schimb, scrieți rezumate și folosiți punctele de glonț ori de câte ori este posibil.
10. Crezi că fonturile neobișnuite păstrează lucrurile interesante. Alegeți fontul Arial, Times New Roman sau fontul implicit al companiei dvs. Utilizați doar o variantă de negru; este mai ușor de citit.

Ajutând colegii tăi

1. Trimiteți atașamente mari și apoi vă întrebați de ce alți oameni nu le primesc. Salvați-le în rețea, utilizați spațiul de stocare în nor sau comprimați-le în schimb.
2. Nu trimiteți persoane actualizate despre proiectele importante în care sunt implicați. Țineți colegii în buclă.
3. Trimiteți prea multe actualizări despre proiectele care nu sunt importante în cazul în care oamenii nu sunt implicați. Mențineți colegii relevanți în buclă.
4. Trimiteți e-mailuri atunci când aveți nevoie de informații urgent. Un apel telefonic, un mesaj instantaneu sau o conversație sunt mai bune și mai rapide.
5. Vă întoarceți la birou după o pauză și răspundeți la e-mailurile dvs. unul câte unul, fără a le verifica pe toți mai întâi. Puteți să salvați toată lumea citirea primelor e-mail-uri.
6. Trimiteți persoanei de lângă dvs. un e-mail și apoi întrebați-le verbal dacă au primit-o încă.
7. Vă petreceți ore întregi un e-mail cu informații utile. În schimb, scrieți un post blog sau actualizați wiki-ul companiei, astfel încât toată lumea să poată beneficia.
8. Trimiteți e-mailuri prin lanț, deoarece acestea reprezintă o modalitate bună de a trece timpul. Acestea sunt păstrate cel mai bine pentru conturile personale de e-mail și chiar și atunci, le-aș evita.
9. Urăsc lanțurile de e-mailuri (este bine) și nu răspundeți la cele importante pentru că le-ați pierdut (nu este bine).
10. Nu respectați timpul persoanelor cărora le trimiteți e-mailuri. Păstrați e-mailurile scurte și la punct.
11. Utilizați buletinele de citește e-mailurile. Cei mai mulți oameni găsesc acest lucru enervant și chiar nepoliticos. Evita!
12. Utilizați e-mailuri pentru a pune întrebări oamenilor, atunci când răspunsurile sunt disponibile printr-o căutare rapidă pe Google.
13. Veți uita să îi spuneți destinatarilor ce doriți în e-mailul dvs. Spuneți ce doriți în linia de subiect sau în primul rând.
14. Trimiteți colegii e-mailuri e-mail cu care aveți o aventură. Știi că compania poate accesa probabil e-mailurile tale, nu? Cuvântul se va apropia, așa că nu fi atât de neprofesional.
15. Trimiteți colegii e-mailuri abrupte pe care le faceți nu având o aventură cu. Ditto pentru punctul 14, cu un supliment adăugat de taxe de hărțuire sexuală.

Fiind profesionist

1. Nu răspundeți la e-mailurile șefului. Mereu răspunde șefului tău.
2. Jurnați sau transmiteți atașamente necorespunzătoare colegilor prin e-mail. Amintiți-vă că sunteți la serviciu înainte de a trimite.
3. Puteți amesteca e-mailurile personale cu e-mailurile de afaceri. Păstrați-le în conturi separate.
4. Răspundeți la e-mailuri imediat și în afara orelor de program. Nu dați oamenilor impresia că sunteți întotdeauna la dispoziție.
5. Trimiteți e-mailuri atunci când sunteți beat. Ridică-te mai întâi!
6. Înșelăciți e-mailurile lungi prin a fi atenți.
7. Ai greșeală e-mailurile scurte cu rudeness.
8. Trimiteți un e-mail echipei dvs. și contactați clientul. Păstrați comunicările clientului separate.
9. Îți place să trimiți atașamente inutile, cum ar fi poze cu pisica ta, unde ai mers în vacanță și ce ai de luat la cină. Dacă trebuie, trimiteți-le doar prietenilor.
10. Răspundeți la e-mailuri când sunteți supărat. Count până la 10 și respiră adânc primul.

Productivitate Canalizare

1. Veți primi zilnic zeci de e-mailuri de notificare (inutile) din diferitele servicii pe care le utilizați. Opriți-le acolo unde este posibil.
2. Nu ați citit Carta e-mail. Da! Există o cartă.
3. Urmăriți un mediu de lucru asemănător Zenului, în cadrul căruia vă concentrați asupra unei sarcini fără a vă opri pentru a verifica e-mailurile. Îmi place sau nu, munca va veni prin e-mail; au un sistem de gestionare a acestuia.
4. Telefonul vă anunță prin intermediul unui mesaj sonor de fiecare dată când primiți un e-mail. Opriți această opțiune dacă doriți să rămâneți concentrată.
5. Utilizați e-mail ca listă de sarcini. Păstrați separat listele de rezolvat utilizând aplicații cum ar fi Wunderlist, Memento-uri sau Asana.
6. Opriți în mod constant ceea ce faceți pentru a vedea dacă aveți un e-mail nou. În schimb, verificați e-mailul în fiecare oră sau la fiecare oră.
7. În căsuța dvs. de e-mail scrieți că aveți 13 463 de e-mailuri necitite și sunteți bine în legătură cu aceasta. Aflați căsuța Inbox zero sau intrați în stare de faliment.
8. E-mailul este locul în care munca ta merge să moară. Încetează!
9. Nu ați implementat căsuța poștală zero. Aceasta durează o oră sau două pentru a învăța, dar vă va economisi timp.
10. Practicati inboxul zero cand stati pe toaleta. Nu, opriți și asta!

Securitate

1. Trimiteți parole și alte informații sensibile prin e-mail. Dacă trebuie să faceți acest lucru, mai întâi criptați informațiile.
2. Utilizați aceeași parolă pentru e-mail și pentru toate celelalte conturi sau ...
3. Nu vă schimbați periodic parola. În schimb, obișnuiți să vă schimbați parolele o dată pe lună. Și urmăriți-i.
4. Nu ați activat Verificarea în doi pași în conturile publice de e-mail. Faceți asta acum.
5. Ești încântat să afli că ai fost aprobat în prealabil pentru un card de credit de 10.000 USD pentru care nu te-ai cerut.
6. În ciuda faptului că ați fost avertizați de colegii dvs., scrieți înapoi la spammeri doar pentru a fi siguri.
7. Trimiteți mesajele de poștă electronică ale altor persoane atunci când există informații sensibile în partea de jos. Citiți întregul lanț înainte de a vă transmite.
8. Nu utilizați un program de blocare a programelor spyware, virus sau adware. Adresați-vă departamentului IT să instalați unul dacă nu au făcut-o deja.
9. Dai numerele de telefon și adresele altor persoane prin e-mail fără permisiunea lor. Verificați întotdeauna mai întâi.
10. Conectați-vă la contul dvs. de e-mail de pe un computer public și uitați să vă deconectați. Dacă intenționați să utilizați contul dvs. profesional de e-mail în afara biroului, asigurați-vă că sunteți sigur.

Managementul e-mailurilor

1. Te bazezi pe completarea automată pentru a umple câmpul de adresă. În schimb, verificați dacă detaliile de contact sunt corecte înainte de a le trimite.
2. Trimiteți un e-mail important, închideți Outlook inainte de se încheie sincronizarea cu serverul și apoi se plâng că nimeni nu a răspuns la adresa dvs. de e-mail.
3. Răspundeți la e-mailurile de grup răspunzând tuturor. Înainte de a trimite, ia în considerare dacă un răspuns la o persoană va face.
4. Utilizați Gmail și nu vă deranjează să aflați comenzile rapide de la tastatură. Sunt ușor de folosit.
5. Trimiteți atașamente de fișiere pe care alte persoane nu le pot deschide. Aflați care sunt aplicațiile implicite și formatele de fișiere din biroul dvs..
6. E-mailul dvs. nu este organizat în foldere și nu știți unde este. Dosarele nu sunt necesare, dar pot ajuta. Cu toate acestea, dacă ...
7. E-mailul dvs. este organizat în zeci de directoare și încă nu știți unde este ceva; din nou, căsuța poștală zero vă poate ajuta.
8. Trimiteți prin e-mail în jurul atașamentelor mari. În schimb, salvați-le în rețea, utilizând spațiul de stocare în cloud sau alt instrument de colaborare.
9. Faceți o ceașcă de cafea, puneți-vă un set de căști, închideți toate aplicațiile și petreceți o oră în care scrieți e-mail-ul de ucigaș. Nu tratați e-mailurile ca arta.
10. Imprimați mesajele e-mail și le depuneți cu atenție în sertar. Aceasta este arhiva dvs. de e-mail.

Stai, m-am gândit la unul mai mult

Puteți scrie o listă de greșeli comune de e-mail și vă dați seama că încă faceți cel puțin 53 din aceste greșeli! reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Ce greșeli comune de e-mail faci? Vă rugăm să anunțați-mă în secțiunea de comentarii de mai jos. reclamă

Credit de fotografie recomandat: kimubert prin flickr.com

reclamă