7 modalități de asigurare a unei comunicări eficiente la locul de muncă

Câteodată, barierele la comunicare la locul de muncă pot fi destul de ușoare. Atunci când comunicarea necorespunzătoare este lăsată neadresată, este posibil să o vedeți sub forma unui conflict la locul de muncă sau a unei productivități scăzute. Există tendința de a se întâmplă să se întâmple necorespunzătoare atunci când există puțină transparență. Și uneori acest lucru poate fi neintenționat.

“Excelența face lucruri obișnuite extraordinar de bine.” - John W. Gardner

Mulți oameni cred că sunt comunicatori eficienți deoarece au mers la școală sau au o anumită experiență de muncă, dar în realitate încă se luptă să influențeze pe alții cu mesajul lor. Rezultatul comunicării ineficiente este pierderea oportunității, timpul pierdut și resursele pierdute - toate pentru că nu au avut conversații cu impact ridicat.^[1]

Puteți observa o serie de factori care influențează comunicarea clară, eficientă și transparentă la locul de muncă: caracteristicile personale, distanța fizică, mesajul însuși, contextul, jargonul folosit și cultura. Mai jos sunt 7 moduri de a asigura o comunicare eficientă la locul de muncă, astfel încât să puteți crea un mediu de lucru eficient, productiv și incluziv.

1. Cunoașteți publicul dvs. bine

Înțelegerea audienței dvs. este esențială pentru o comunicare eficientă la locul de muncă. Acest lucru se aplică comunicărilor verbale și scrise, prezentărilor, e-mailurilor zilnice, anunțurilor la nivel de companie sau actualizărilor de stare privind proiectele.

Indiferent dacă mesajul dvs. va fi comunicat în mod eficient sau bine primit, rezultă din înțelegerea a ceea ce vă interesează publicul.

• Cui v-ați vizat cu comunicarea voastră?
• Care este intenția mesajului tău?
• Ce trebuie să știe?
• Ce ai nevoie să facă??
• Care este cel mai bun mod de a comunica mesajul dvs. publicului?
• Cum va percepe sau interpreta publicul dvs. mesajul??
• Cum va simți publicul, gândiți-vă și reacționați atunci când primesc mesajul dvs.?

Pentru a răspunde la aceste întrebări, va trebui să planificați înainte, să cercetați și să respectați comportamentele publicului. De exemplu, abordarea dvs. cu privire la comunicarea cu echipa sau colegii dvs. va fi probabil diferită de modul în care comunicați liderului dvs., deoarece aceste grupuri au interese diferite.

2. Căutați să înțelegeți situația și să vă clarificați

Luați timp pentru a fi grijuliu și intenționat. Înainte de comunicarea la locul de muncă, este esențial să întrerupeți, să înțelegeți situația, să vă clarificați și să aveți empatie. Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să comunicați eficient la locul de muncă: Publicitate

Fii curios. Întrebați întrebări deschise începând cu "ce" și "cum" pentru a aduna informații. Oamenii vor tinde să fie mai descriptivi cu răspunsurile lor. Apoi, puteți să întrebați întrebări deschise de examinare pentru a câștiga mai mult context. Cu cat intelegi mai mult, cu atat mai probabil vei fi capabil sa ajustezi un mesaj potrivit care sa rezoneze cu publicul tau.

Aflați ca un copil. În mod normal, copiii nu au cunoștințe anterioare despre ceea ce urmează să învețe. Există un sentiment de umilință față de abordarea lor de învățare. Utilizați aceeași abordare atunci când vă puneți în pantofii audienței dvs. în timp ce căutați să înțelegeți situația lor. Fiți deschisi, gata și doriți să vedeți perspectiva publicului.

Verifică ipotezele tale. Amploarea experienței voastre poate împiedica percepțiile și judecățile voastre. Provocați noțiunile preconcepute despre publicul dvs. Determinați cine trebuie să vorbiți sau ce cercetare trebuie să efectuați pentru a verifica dacă ipotezele dvs. sunt adevărate. Asigurați-vă că creați spațiu pentru înțelegere înainte de a sări la acțiune.

Fii incluziv. Oamenii doresc să aparțină, să se simtă inclusi și apreciați la locul de muncă. Fiți atenți să vă asigurați că ideile tuturor sunt capturate. De exemplu, dacă vă aflați într-o întâlnire care solicită informații, asigurați-vă că există suficient timp pentru ca toată lumea să-și împărtășească răspunsul. Dacă nu mai aveți timp, spuneți în întâlnire că vă veți conecta mai târziu.

3. Ascultați pe mai multe niveluri

“Majoritatea oamenilor nu ascultă cu intenția de a înțelege; ascultă cu intenția de a răspunde” - Stephen R. Covey

Probabil sunteți familiarizați cu aceste sfaturi de bază de ascultare activă. Cu toate acestea, atunci când ne simțim copleșiți de îndeplinirea termenelor, prioritizării sau creării, este ușor să fii pe pilot automat și să pierdeți mesajele cheie care vă pot ajuta să comunicați eficient la locul de muncă. Mai jos sunt amintiri pentru a continua practica:

Parafraza. Confirmați-vă înțelegerea mesajului repetându-l sau refăcându-l cu propriile cuvinte. Dacă există divergențe între părți, este timpul să clarificăm.

Sondă. Puneți întrebări dacă considerați că lipsesc informații de care aveți nevoie. reclamă

Clarifica. Dacă nu înțelegeți complet ceva, întrebați.

Tine minte. Încercați să reamintiți puncte importante pentru publicul dvs. Aceste informații pot fi utilizate în viitor și vă arată publicului că vă interesează și că ați ascultat în mod activ.

A fi un comunicator eficient la locul de muncă înseamnă că trebuie să fiți în acord cu abilitățile dvs. active de ascultare. A își aminti să:

• Aveți empatie.
• Înțelegeți percepțiile celorlalți, nu doar a voastră.
• Găsiți-vă emoțiile și reacțiile și cele ale celorlalți ".
• Cunoașteți-vă valorile și credințele,.
• Observați semnele de comunicare non-verbale, cum ar fi limbajul corpului.

4. Examinați modul în care primiți feedback

Modul în care primiți feedback-ul influențează modul în care reacționați și influențează cât de eficient comunicați înapoi altor părți. Fiind deschis la feedback și critici este mai ușor de zis decât de făcut.^[2] Suntem oameni. Când sunteți distras de evenimentele de viață sau dacă vă simțiți presați la locul de muncă, puteți obține defensivă la cele mai mici observații care vin.

Sheila Heen și Douglas Stone oferă abordări pentru a-ți îmbunătăți abilitatea de a absorbi feedback-ul, a lua ce este util și de a ști cum să scapi de ceea ce nu este de folos pentru a învăța și a avansa.^[3]

Unele dintre aceste strategii includ următoarele:

• Cunoașteți, înțelegeți și gestionați declanșatoarele și răspunsurile dvs. la feedback.
• Separați mesajul de la cine a provenit.
• Ascultați mai degrabă sfatul decât judecata.
• Împărțiți feedback-ul în bucăți digerabile.
• Când căutați feedback proactiv, fiți concret și întrebați un singur lucru.
• Faceți pași mici pentru a testa ceea ce vi sa sugerat.

Aveți abilitatea de a învăța din feedback și de a crește de la acesta. Împărțirea feedback-ului în bucăți de mărimea mușcăturii vă poate ajuta să procesați mai bine mesajul și să fiți mai puțin reactivi în răspunsul dvs..

5. Oferiți feedback obiectiv și observabil

Acesta este unul dintre cele mai dificile lucruri pe care le puteți face pentru că este posibil să nu doriți să îi jigniți pe ceilalți, poate doriți să evitați conflictul, nu sunteți în întregime siguri cum, nu sunteți gata emoțional sau sunteți înnegriți de ipotezele dumneavoastră. reclamă

Citiți Următorul

Comunicarea eficientă: Cum să nu fiți înțeles greșit

Modele de gestionare a conflictelor pentru o comunicare eficientă la locul de muncă

Cum să învățați abilități de comunicare eficiente la locul de muncă și acasă

Modelul de situație, comportament, impact (SBI)^[4] vă poate ajuta să furnizați feedback clar și specific:

• Situatie. Oferiți contextul. Întrebați-vă ce sa întâmplat, unde și când.
• Comportament. Descrieți comportamentul. Aceasta este cea mai dificilă parte pentru că trebuie să verificați ipotezele. De exemplu, spunând “ai fost nepoliticos” (subiectiv) versus “m-ai întrerupt” (comportamentul observabil) modifică tonul feedbackului. Fiind “nepoliticos” pot avea mai multe interpretări în timp ce puteți vedea când cineva v-a întrerupt.
• efect. Utilizare “eu” declarații pentru a descrie rezultatele comportamentului.
• Mergi inainte. Păstrați conversația să caute înțelegerea, cerându-i să reflecteze. Care era perspectiva lor? Ce sa întâmplat pentru ei? Ce-au dat seama? Cum pot să crească de aici?

Exemplul 1:^[5]

“În timpul întâlnirii de ieri de dimineață, atunci când ați dat prezentarea dvs. (situație), ați fost nesiguri în privința a două diapozitive și calculele dvs. de vânzări au fost incorecte (comportament). M-am simțit stânjenit pentru că întreaga bord era acolo. Sunt îngrijorat de faptul că acest lucru a afectat reputația echipei noastre (Impact).”

Exemplul 2:^[6]

“La întâlnirea cu clienții de luni după-amiaza, ați asigurat că întâlnirea a început la timp și că toată lumea a primit în avans fișele (Situația). Toate cercetările dvs. au fost corecte și fiecare dintre întrebările clientului a fost răspuns (Comportament). Sunt mândră că ați făcut o astfel de muncă excelentă și ați pus organizația într-o lumină bună. Mă simt încrezător că vom obține contul, datorită muncii tale grele (Impact).”

Știind cum să furnizezi feedback clar, specific și observabil este o abilitate esențială pentru a fi un comunicator eficient la locul de muncă.

6. Urmărirea, confirmarea și crearea responsabilității

Comunicarea eficientă la locul de muncă nu este un eveniment de o dată. Va trebui să monitorizați continuu progresul și să oferiți sprijin permanent. Nu uitați să recunoașteți progresul colegilor, echipelor sau liderilor!

Utilizați următoarele întrebări pentru a vă ajuta să evaluați eficiența comunicării în desfășurare la locul de muncă: Publicitate

• Ce oportunități vedeți?
• Cum vă puteți ajusta?
• Ce decizii trebuie luate?
• Ce suport puteți oferi?
• Ce trebuie să faceți pentru a vă asigura că mesajul corect a fost primit?

7. Folosiți cele 7C ale comunicării

Pentru orice mediu de comunicare la locul de muncă, țineți cont de comunicările 7C pentru a vă ajusta mesajul:^[7]

• clar. Care este scopul? Mesajul este ușor de înțeles?
• Concis. Ce puteți șterge? Este până la subiect?
• Beton. Care sunt faptele?
• Corect. Este mesajul lipsit de erori? Este potrivit pentru publicul tău?
• Coerent. Există un flux logic? Mesajul este consistent?
• Complet. Sunt furnizate informații relevante și există un apel la acțiune?
• Politicos. Care este tonul mesajului tău?

Aflați mai multe despre 7C aici: Comunicare eficientă: Cum să nu fiți înțeles greșit

Rezumând

Modalitățile de asigurare a unei comunicări eficiente la locul de muncă necesită practică și timp.

Păstrați cele mai bune strategii ale acestor șapte strategii pentru a vă îmbunătăți comunicările la locul de muncă, astfel încât mesajele dvs. să fie clare și transparente.

1. Cunoaște-ți bine publicul
2. Căutați să înțelegeți situația și să vă clarificați
3. Ascultați pe mai multe niveluri
4. Examinați modul în care primiți feedback
5. Furnizați feedback obiectiv și observabil
6. Urmăriți, confirmați și creați responsabilitate
7. Utilizați cele 7 C ale comunicării

Continuați să vă dezvoltați și să vă ajustați abilitățile!

Ce este un lucru pe care îl puteți lucra în această lună pentru a îmbunătăți comunicarea la locul de muncă?

Fiți conștienți și provocați-vă prin stabilirea unui obiectiv SMART pentru comunicarea la locul de muncă - Specific, măsurabil, accesibil, relevant, limitat!

Mai multe despre comunicarea la locul de muncă

• Modele de gestionare a conflictelor pentru o comunicare eficientă la locul de muncă
• Cum să învățați abilități de comunicare eficiente la locul de muncă și acasă
• Cum să lucrați cu diferite stiluri de comunicare în birou
• Cum să îmbunătățiți abilitățile de comunicare pentru succesul la locul de muncă

Credit recomandat de fotografie: Brooke Cagle prin unsplash.com

Referinţă