Cele mai frecvente distorsiuni la locul de muncă (și cum să le rezolvați)

  • Piers Henderson
  • 0
  • 5375
  • 1575

În timp ce stați să citiți acest articol, cred că ați experimentat distragerile la locul de muncă cel puțin o dată deja astăzi, probabil mai mult decât o dată.

Este posibil să fiți întrerupt înainte de a termina de fapt citirea acestui articol.

Simplul adevăr este că noi toți ne confruntăm cu distragerile la locul de muncă în fiecare zi și, în mod obișnuit, la fiecare oră, ceva sau cineva vă poate determina să vă distrați.

Cu atât de multe întâlniri pentru a participa, conversații sau drop-in-uri de către colegi, apeluri, e-mailuri, notificări sociale și numeroase alte întreruperi, se poate adesea simți ca o adevărată provocare de a rămâne productiv și de a face lucrurile importante.

Distragiile ne diminuează productivitatea și energia.

Acestea ne afectează capacitatea de a ne concentra și de a rămâne cu proiectele sau sarcinile suficient de lungi pentru a le vedea.

Dacă vă gândiți la săptămâna dvs. de lucru, sunt sigur că puteți enumera 5 - 10 lucruri sau persoane care au creat distragere la locul de muncă.

Dar câte dintre aceste distrageri sunt cauzate de sine și câte sunt rezultatul mediului de lucru?

Cuprins

  1. De ce ar trebui să vă scapați de distorsiuni la locul de muncă?
  2. Ce ne păstrează distras la locul de muncă (și cum să le rezolvăm)
  3. Linia de fund
  4. Mai multe resurse despre productivitate la locul de muncă

De ce ar trebui să vă scapați de distorsiuni la locul de muncă?

Aproape 3 din 4 lucrători (70%) admit că se simt distrasi la locul de muncă, 16% dintre aceștia afirmând că sunt aproape întotdeauna distrași.[1]

Impactul distragerilor la locul de muncă, conform raportului, a inclus:

  • 54% au spus că “Nu se comportă așa cum ar trebui”
  • 50% au spus “Sunt semnificativ mai puțin productivi”
  • 20% au spus că sunt “Nu reușesc să atingă potențialul maxim și să avanseze în cariera lor”

Același sondaj realizat de Udemy citează avantajele de reducere a distragerii atenției la locul de muncă de la cei intervievați:

  • 75% au declarat “Mă fac mai mult și sunt mai productiv”
  • 57% au declarat “Sunt motivat să fac tot ce pot”
  • 51% au declarat “Sunt mai încrezător în capacitatea mea de a-mi face bine treaba”
  • 49% au declarat “Sunt mai fericit la locul de muncă”
  • 44% au declarat “Ofer o muncă de calitate superioară”

Topul distragerilor identificate de Udemy for Business în sondajul lor a inclus colaționisti vorbitori (citați de 80% dintre lucrătorii chestionați) și zgomotul de birou (70%)..

Ședințele au fost condamnate pentru o productivitate scăzută de 60% dintre respondenți, în timp ce 58% au spus că, deși nu au nevoie de mass-media socială pentru a-și face treaba, nu au reușit să facă acest lucru în timpul zilei de lucru fără a verifica platforme precum Facebook, Twitter și Instagram.

Ce ne păstrează distras la locul de muncă (și cum să le rezolvăm)

Sondajul din 2016 privind angajarea a 2000 de manageri din SUA și managerii de resurse umane de la CareerBuilder a arătat că principalii vinovați au fost telefoanele inteligente (55%), internetul (41%), bârfa (37%), social media (37% (27%), pauze de fumat sau gustare (27%), e-mail (26%), întâlniri (24%) și co-lucrători zgomotoși (20%).[2]

Aproape trei sferturi dintre angajatorii anchetați de CareerBuilder au spus că două sau mai multe ore pe zi au fost pierdute în productivitate din cauza distragerilor la locul de muncă, aproape jumătate (43%) estimând că au pierdut trei sau mai multe ore pe zi.

Un sondaj de 2.000 de persoane prin serviciul de gestiune financiară Think Money în Marea Britanie a raportat că o treime dintre angajați sunt distrași la locul de muncă timp de până la trei ore pe zi.[3]

Deci, imaginați-vă dacă ați avut mai puține distracții la locul de muncă și ați reușit să vă măriți concentrarea și să obțineți mai mult din cele mai bune lucrări făcute.

Având în vedere aceste analize privind distragerea atenției la locul de muncă, am identificat principalele 7 distragere a atenției cu care vă confruntați probabil acum și unele strategii acționabile care vă ajută să le depășiți pentru a crește productivitatea și creativitatea:

1. Co-lucrătorii cu probleme

Crearea relațiilor cu echipa și colegii dvs. la locul de muncă este esențială.

Conversațiile zilnice sunt importante pentru construirea unei culturi și a unei atmosfere prietenoase în cadrul biroului, dar este ușor să vă prindeți în conversații nesfârșite și în bârfe. reclamă

Dacă ușa dvs. este întotdeauna deschisă, este foarte ușor ca cineva să-și deschidă capul în birou pentru a pune întrebări, ceea ce vă duce departe de munca dvs. productivă.

Cum să rămâi concentrat și să reduci distragerea

Dacă întâmpinați probleme cu membrii echipei cu discuții persistente sau distrageți atenția, încercați să discutați cu ei despre impactul pe care l-ați avut în ziua dvs..

Alternativ, închideți ușa biroului dacă aveți una. O altă metodă de a utiliza dacă trebuie să vă concentrați și să vă concentrați este să puneți pe perechea de căști (dacă biroul dvs. permite).

2. Zgomotul biroului

Cercetarea făcută de Kim și de Dear de la Universitatea din Sydney a arătat că 30% din muncitori în cabinete și aproximativ 25% din birouri fără birouri au fost nemulțumiți de nivelul de zgomot la locul de muncă.[4]

Cercetările de la Ipsos și echipa de lucrări din cadrul "Workspace Futures" de la Steelcase arată că 85% dintre oameni sunt nemulțumiți de mediul lor de lucru și nu se pot concentra. Dintre cei intervievați, 95% au declarat că lucrul privat este important pentru ei, dar numai 41% au spus că ar putea face acest lucru, iar 31% au trebuit să părăsească biroul pentru a-și finaliza activitatea.[5]

Mai mult de 10 000 de lucrători din 14 țări au fost chestionați, iar concluziile cheie au arătat că:

  • Lucrătorii din birouri pierd 86 de minute pe zi din cauza distragerilor
  • Mulți angajați sunt nemotivați, neproductivi și prea stresați
  • Ei au o capacitate mică de a gândi și de a lucra creativ și constructiv

Dacă lucrați într-un birou mare sau mic, sunt sigur că ați experimentat că birourile pot deveni foarte tare, fie că este vorba de conversații, apeluri telefonice, muzică sau alte zgomote.

Cum să rămâi concentrat și să reduci distragerea

Dacă aveți un birou, cel mai simplu lucru este să închideți ușa, pentru a vă putea bucura de intimitate și timp liniștit.

Când aveți colegi care știți că generează mult zgomot, puteți să vă apropiați de ei și să aveți o conversație liniștită despre modul în care acțiunile lor afectează capacitatea dvs. de a vă concentra? Trebuie să lucrați de la birou?

Dacă aveți un proiect specific, trebuie să lucrați acolo unde aveți nevoie de o activitate liniștită, neîntreruptă de a explora lucrul dintr-un spațiu liniștit din clădirea dvs..

Alternativele includ lucrul din casă (dacă este posibil) sau dintr-o altă locație, cum ar fi un parc sau o cafenea.

Va exista întotdeauna zgomot într-un birou și de cele mai multe ori va fi suportabil, dar din când în când trebuie să vă schimbați mediul pentru a vă face lucrarea cea mai importantă.

3. Consumul de e-mail

Potrivit lui Tim Ferriss, avem nevoie de:

“limita consumul și producția de e-mail. Aceasta este cea mai mare întrerupere unică din lumea modernă.”

Știm cu toții cât de distragătoare e-mail poate fi.

Într-o zi obișnuită, câte e-mailuri primiți și trimiteți?

Sună familiar?

Lucrezi la un proiect important și primești o notificare că ai primit un mesaj de poștă electronică.

Acum aveți două opțiuni.

Puteți să opriți ceea ce faceți și să vă distrați atenția și să citiți e-mailul, sau puteți rămâne în activitate și puteți să vă uitați la e-mail mai târziu. reclamă

Mulți oameni își petrec toată ziua așa. Ei sunt pe deplin angajați pe lucru pe ceva important și apoi o notificare de e-mail apare.

Opriți ceea ce faceți, treceți la căsuța poștală și citiți e-mailul, de multe ori un e-mail care este complet irelevant și nu contribuie la prioritățile dvs. actuale.

Aceste mesaje de poștă electronică pot crea un sentiment constant de ocupare și vor avea ca rezultat deseori proiecte neterminate la sfârșitul zilei.

Aceasta, la rândul său, poate crea un sentiment că nu am avut de fapt o zi productivă.

Cum să rămâi concentrat și să reduci distragerea

Blocarea timpului

Anulați o anumită sumă de timp neîntrerupt pentru a lucra la un proiect sau la o sarcină. Angajați să nu vă uitați la e-mailuri (sau la apelurile telefonice) în această perioadă de timp.

Pe baza sfaturilor lui Tim, am hotărât să verific e-mailul doar de două ori pe zi. Are deja un impact enorm. Iată ce sugerez:

Lucrați în modul offline

Setați computerul sau laptopul în modul offline și lăsați mesajele de e-mail să se acumuleze în căsuța de e-mail până când sunteți gata să le răspundeți.

Mai degrabă decât să vizualizați și să răspundeți la e-mailuri unul câte unul, permiteți-le să se acumuleze și apoi să alocați timp focalizat pentru a procesa și a răspunde la e-mailuri.

Citiți Următorul

Cum să conduceți întâlnirile echipei în cel mai productiv mod
10 Cel mai inteligent software de productivitate pentru a vă îmbunătăți performanța de lucru
Cum să opriți multitaskingul și să deveniți mai productiv
Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Reacția de e-mail în parte va dura mai puțin timp decât să le răspundeți unul câte unul și vă permite să vă concentrați asupra proiectului la îndemână fără a vă distrage atenția.

Verificați mesajele e-mail la anumite ore în fiecare zi

Această metodă a fost introdusă de un număr de clienți ai coaching-ului meu antreprenorial și le-a ajutat să elibereze timp și să rămână mai concentrată.

Situația dvs. de lucru va fi diferită, deci este important să găsiți un proces care să funcționeze pentru dvs. și pentru ceilalți membri ai echipei dvs..

O metodă este să ai două ore pe zi pentru a-ți verifica e-mailurile, altul poate de trei ori pe zi - dimineața, prânzul și ora înaintea plecării pentru a te asigura că ești prins.

Dacă decideți să implementați această tehnică, ar fi înțelept să creați un mesaj în afara biroului.

Nu verificați primul e-mail

Această tehnică poate fi dificil de implementat în funcție de circumstanțele dvs., dar dacă puteți, veți fi mult mai productiv. Iata de ce.

Mai degrabă decât să verificați primul e-mail, petreceți acest timp prețios atunci când sunteți mai energizat și concentrat pe lucrul la una sau două dintre cele mai mari priorități ale zilei.

4. Utilizarea smartphone-ului (și a altor dispozitive)

Continuând să priviți la telefonul dvs. întrerupe fluxul de lucru și focalizarea. reclamă

Conform cercetărilor recente de la Deloitte, persoana obișnuită verifică smartphone-ul de 47 de ori pe zi.[6]

Dacă utilizați media de 47 de ori pe zi și lucrați la o zi de lucru de 8 ore, înseamnă că este posibil să vă verificați telefonul de aproape 6 ori pe oră.

Asta e suficient pentru a distrage pe cineva.

Știm cu toții că smartphone-urile și alte dispozitive ne întrerup frecvent și ne distrag atenția de la proiectul sau sarcina pe care lucrăm.

Este ușor să luați frecvent o pauză de la sarcinile importante pentru a verifica telefoanele, ceasurile și alte obiecte gadget.

Cum să rămâi concentrat și să reduci distragerea

Mutați telefonul în altă parte

Este foarte tentant să ne verificăm telefoanele, chiar dacă lucrăm la un proiect important.

Soluția? Puneți telefonul într-un sertar sau mutați-l din lungimea brațului, astfel încât să nu fiți tentat să vă uitați rapid.

Oprește notificările

Dezactivați toate notificările care nu necesită o atenție imediată, în special notificările din rețelele sociale. Aceasta include și e-mailul dacă aveți setul pe telefon.

Dacă unele notificări contează, le opriți și le ascundeți de ecranul de blocare.

5. Social Media

Cât timp cheltuiți pe social media la locul de muncă? Instagram, LinkedIn, Twitter, Facebook, Pinterest ... Lista de aplicații și site-uri web care vin împreună pentru a ne pretinde atâta atenție este aproape fără sfârșit.

Există un flux constant de informații disponibile acolo, de la prietenii și colegii noștri, de la buletinele de știri, de la companiile noastre. Unii dintre colegii dvs. verifică probabil media socială chiar acum când citiți acest articol.

Într-o discuție TED de Cal Newport, autorul Lucrare profundă, a spus că merge pe social media este ca și cum ai merge la cazino.

Te aștepți să-ți placă și tu ieși din ea. Te duci din nou în gândire, “Voi primi recompensa data viitoare. Voi primi recompensa data viitoare. Voi primi recompensa data viitoare.” Și tu doar stai în așteptare pentru a veni o notificare, ca să te poți întoarce.

Cum să rămâi concentrat și să reduci distragerea

La fel ca utilizarea telefonului dvs. smartphone și a adresei de e-mail, încercați să setați anumite intervale de timp sau parametri atunci când veți verifica mediile sociale.

Asigurați-vă că toate notificările sunt dezactivate atunci când trebuie să petreceți timp concentrat și productiv pe o anumită sarcină sau proiect.

Aruncați o privire la acest articol pentru a afla mai multe: 9 pași pentru a vă deconecta de la mediile sociale și a vă conecta din nou la viață

6. Întâlniri

În timpul unei săptămâni aglomerate, ultimul lucru pe care un conducător sau manager îl dorește este o oră sau două petrecute într-o întâlnire neproductivă.

Dacă v-aș fi întrebat ce ar fi cel mai eficient mod de a fi ineficient, sunt sigur că mulți dintre voi ar spune “întâlniri proaste.” reclamă

Întâlnirile de astăzi consumă mai multe ore de muncă decât oricând. Majoritatea angajaților participă la 62 de întâlniri pe lună, dar jumătate dintre acestea sunt considerate pierdere de timp.

În ansamblu, 31 de ore sunt petrecute într-o întâlnire neproductivă pe o lună medie, 91% dintre angajați fiind vinovați de senzația de zi cu zi, în timp ce 39% au admis adormirea.[7]

Cum să rămâi concentrat și să reduci distragerile

Pentru ca întâlnirile să fie productive și merită, este esențial ca fiecare întâlnire să aibă o agendă clară și un lider.

Am scris mai multe despre cum să aveți o întâlnire productivă în articol: Cum să conduceți întâlnirile echipei în cel mai productiv mod

7. Multi-tasking

Cu toții trebuie să facem mai multe sarcini, dar cu atât mai puțin facem cu atât mai bine.

Multi-tasking reduce productivitatea și creativitatea. Într-un articol pentru revista de afaceri Harvard, Peter Bregman observă că productivitatea noastră scade cu 40% atunci când încercăm să ne concentrăm asupra mai multor lucruri simultan.[8].

Este nevoie de o medie de aproximativ 25 de minute (23 de minute și 15 secunde, pentru a fi exacte) pentru a reveni la sarcina inițială după o întrerupere, potrivit Gloria Mark.[9]

Multi-taskingul ne încetinește și reduce focalizarea, energia și productivitatea. Creierii noștri pur și simplu nu se pot ocupa efectiv de lucrul la sarcini simultan.

Cum să rămâi concentrat și să reduci distragerea

Lucrați în blocuri de timp. Reduce la minimum cantitatea de distragere a atenției pe care o are asupra vieților din ce în ce mai conectate. Nu numai că ne protejează de distragerile altora, ci și de distragerile noastre.

Timpul de blocare este de rezervă un timp intenționat pentru anumite proiecte sau sarcinile și de a face un efort intenționat pentru a nu permite distragerile sau interjecțiile altora pauză care se concentreze.

După ce blocul de timp este în sus, luați o pauză planificată, apoi începeți următorul bloc de timp focalizat. Fiecare bloc de timp concentrat este dedicat unei sarcini / unui proiect sau unui set de sarcini similare.

Folosesc metoda 60-60-30 pentru blocarea timpului:

Lucrați timp de 50 de minute și faceți o pauză de 10 minute. Lucrați pentru încă 50 de minute și faceți o altă pauză de 10 minute. Apoi durează 30 de minute pentru a se reîncărca, ceea ce ar putea însemna să ai prânz, să mergi la plimbare etc..

Utilizați tehnica Pomodoro pentru a vă ajuta să lucrați în blocuri de timp.

Linia de fund

Distracția la locul de muncă nu va dispărea niciodată. Pentru a ne folosi în mod eficient timpul și pentru a crește productivitatea și creativitatea, este esențial să înțelegem ce ne distrage și să creăm sistemele pentru ao opri.

Sunt sigur că vă puteți identifica cu cel puțin una dintre distragerile evidențiate în acest articol.

Sperăm că unele dintre echipe vă vor ajuta să distrugeți distragerile la locul de muncă și să vă faceți mai eficienți și productivi.

Mai multe resurse despre productivitate la locul de muncă

  • Cum să opriți multitaskingul și să deveniți mai productiv
  • Cum să fii productiv la locul de muncă: 9 Reguli de bază
  • 10 Cel mai inteligent software de productivitate pentru a vă îmbunătăți performanța de lucru
  • 30 cele mai bune cărți de productivitate pe care trebuie să le citiți pentru a vă mări productivitatea

Credit de fotografie recomandat: Priscilla Du Preez prin unsplash.com

Referinţă

[1] ^ Udemy: 2018 Raport de distragere la locul de muncă
[2] ^ CareerBuilder: telefoane inteligente Sapping Productivitate la locul de muncă
[3] ^ ThinkMoney: Analiza productivității la locul de muncă
[4] ^ Jurnalul de Psihologie de Mediu: Satisfacția la locul de muncă
[5] ^ Ipsos / Echipa de Futures pentru Spațiul de lucru: Criza de confidențialitate
[6] ^ Deloitte: Ghiciți cât de des vă folosiți telefonul în fiecare zi
[7] ^ Atlassian: Pierdeți o mulțime de timp la lucru
[8] ^ Harvard Business Review: Cum (și de ce) pentru a opri multi-tasking
[9] ^ Universitatea din California, Irvine: Costul muncii întrerupte



Nimeni nu a comentat acest articol încă.

Ajutor, sfaturi și recomandări care pot îmbunătăți toate aspectele vieții tale.
O sursă uriașă de cunoștințe practice privind îmbunătățirea sănătății, găsirea fericirii, îmbunătățirea performanțelor unei persoane, rezolvarea problemelor din viața personală și multe altele.