6 sfaturi pentru scrierea de e-mailuri care vor fi deschise

E-mailul este mijlocul meu preferat de comunicare.

Este personal, ușor de executat și nu prea are timp. În lumea de astăzi, este cel mai simplu mod de a intra în legătură cu cineva ... fără îndoială despre asta. Cu toate acestea, este nevoie de un pic de planificare și vă cere să vă gândiți înainte de a vă compune un mesaj. Prietenii și familia dvs. pot fi încântați să primească un e-mail de la dvs., dar acest lucru s-ar putea să nu fie cazul atunci când scrieți în scopuri de afaceri.

Cea mai influentă persoană este, mai ocupată. S-ar putea să primească sute de e-mailuri într-o singură zi. Spre deosebire de majoritatea oamenilor, ei nu deschid fiecare email; în schimb, ei scanează prin linii de subiect pentru a vedea care dintre ele își captură ochiul. reclamă

Nu veți ajunge mai aproape de obiectivele dvs. decât dacă vă deschid e-mailul și citiți-l. Iată câteva sfaturi care vă vor crește șansele de citire a e-mailurilor - și ați răspuns.

1. Claritatea scopului

Înainte de a-ți pune degetele pe tastatură, gândește-te De ce doriți să scrieți e-mailul (scopul acestuia) și ce doriți ca destinatarul să facă (acțiune). Strângeți toate informațiile de care aveți nevoie pentru a vă oferi.

Iată câteva motive pentru care doriți să abordați pe cineva care este foarte important pentru dvs.:

• Luați legătura cu un blogger A-list pentru a plasa un post de oaspete
• Lăsați un autor celebru să știe cât de mult îi admirați munca
• Căutați o recomandare de la cineva
• Doriți să interviu pe cineva important
• Abordarea unei perspective de a vă vinde serviciile

Observați că toate motivele pentru conectarea cu cineva sunt foarte diferite unul față de celălalt. Fiind clar în cap, puteți produce e-mailuri coerente, concise și eficiente. reclamă

Citiți Următorul

Știința de stabilire a obiectivelor (și cum afectează creierul dvs.)

Ce sa faci cand te plictisesti la munca (si de ce te simti plictisit de fapt)

25 Cele mai bune cărți de auto-îmbunătățire pentru a citi nici o chestiune cât de vechi sunteți

2. Linia eficientă a subiectului

Scrieți o linie subiect care le spune de ce au nevoie pentru a deschide e-mailul. Nu trimiteți mesaje cu linii de subiect vagi:

• Vă rugăm să citiți acest (sau) Pot să am 20 de secunde din timpul tău? (Nu rugați pentru atenție)
• Foarte urgent (cu excepția cazului în care este, și va beneficia în continuare prin adăugarea de informații suplimentare)
• Bună (Nu vă abțineți de la un singur cuvânt linii de subiect care nu spun nimic despre mesajul din interior)
• Pot să te iau la prânz pentru a-ți alege creierul? (Efectuarea unei cereri este un imens nu-nu!)
• Invitație de a participa la programul nostru de afiliere (Efectuarea mesajului sună ca și cum ar fi automatizat și care vine de la un site web sau un serviciu online)
• Cadou gratuit pentru tine înăuntru (Spammy - evitați cu orice preț, chiar dacă trimiteți un semn de apreciere)

Spuneți ce trebuie să spuneți imediat, de preferință în linia subiectului, dacă este posibil. Oamenii sunt prea ocupați în aceste zile și dacă subiectul nu le interesează, nu vor face clic pe ele. Scrieți un subiect care să însumeze scopul email-ului dvs. (consultați punctul 1). Dacă nu sunteți în întregime clar cu privire la mesajul dvs., veți găsi greu să scrieți o linie interesantă care va atrage cititorul să o deschidă.

3. O salutare prietenoasă / ajungeți rapid la punct

Când scrieți la o persoană pe care nu o cunoașteți, este mai bine să începeți cu un "Salut" în loc să spuneți "Dragă domn Smith". Acest lucru este prea formal și în afara locului pentru comunicarea informală, cum ar fi e-mailul. Când scrieți cuiva cunoscut, spuneți "Bună (Nume)". Nu încercați să plecați peste bord decât dacă îi cunoașteți în afara cercurilor profesionale.

E-mailul este destinat unei comunicări simple și rapide. Spune ce vrei să spui, spune-o repede și spune-l doar once. reclamă

4. Comunicarea clară

Scopul e-mail-ului să fie clar. Lăsați-i să știe cum se leagă de ele, altfel adresa dvs. de e-mail va fi șters în ordine scurtă.

Ei nu vă pot vedea limba corpului sau tonul vocii voastre pentru a evalua dacă glumiți sau nu. Există o posibilitate mai mare ca e-mailurile dvs. să fie greșite. Bancnotele de obicei nu se transferă bine, mai ales atunci când scriu pe cineva pentru prima dată.

Amintiți-vă aceste principii de comunicare eficientă:

• Înlocuiți cuvintele mai lungi cu cele mai scurte.
• Păstrați scurtele propoziții; utilizați paragrafe mai scurte și mai scurte.
• Împărțiți paragrafele și utilizați puncte de bullet pentru a face mai ușor citirea pe ecran.
• Acordați atenție ortografiei și gramaticii.
• Editați pentru jargon. Dacă nu, transmiteți lipsa de atenție la detaliu și puteți să vă prezentați o imagine neprofesională.
• Păstrați-l scurt, scurt și concis. Nu pleca.
• Oferiți informații complete; destinatarul nu ar trebui să se întoarcă la dvs. pentru mai multe informații. Evitați posibilitatea confuziei și întârzierilor.
• Nu furnizați informații de fond lungi. Atașați un fișier dacă sunt necesare informații suplimentare.
• Când scrieți ca răspuns la e-mailul cuiva, reflectați abordarea acestora. Cum de obicei comunică cu oamenii? Au scris două propoziții la cele patru paragrafe ale e-mailului? Potrivi stilul lor pentru a obține rezultate din eforturile dvs. de scriere.

5. Informal - Cu toate acestea curtenitor

Scrie ca și cum ai vorbi cu ei. Păstrați-o conversativă, dar nu spuneți niciodată nimic pe care nu l-ați spune chipului cuiva. Când vă simțiți emoțional, scrieți-vă e-mailul și salvați-l ca schiță. Du-te peste el atunci când vă simțiți mai calmi și revizuiți. Întotdeauna scrieți e-mailuri politicoase. reclamă

Întotdeauna credeți că e-mailul este public. Presupuneți că orice e-mail pe care îl scrieți poate fi citit de oricine altcineva - și scrieți în consecință.

6. Planul clar de acțiune

Ce vrei să facă??

• Efectuați o acțiune specifică. Trebuie să vă dea mai multe detalii despre un proiect.
• Răspundeți la informații. Ei trebuie să confirme dacă sunt disponibili pentru un apel de conferință a doua zi.
• Citiți numai. Ei trebuie să citească mesajul tău pentru a înțelege clar ceva. Nu este nevoie de răspuns. Sunteți departe și trebuie să reprogramați o întâlnire. Veți contacta din nou.

Sfârșit cu scurt vă mulțumesc. Și nu uitați să adăugați o semnătură de e-mail, detaliile dvs. de contact, site-ul web, etc. Întotdeauna scrieți un e-mail de afaceri cu acest punct în minte: toată lumea este ocupată și primește o mulțime de e-mail.

Urmați aceste sfaturi și veți putea nu numai să trimiteți mesaje de poștă electronică mai bune, dar veți trimite cele care merită deschise.

(Credit foto: Buton Mail prin Shutterstock)