5 Alternative la întâlnirile de risipă de timp

Nimănui nu îi place întâlnirile. Ei bine, nu “nimeni” - acel tip mai în vârstă cu barba pe care nimeni nu o cunoaște personal, care vine la fiecare întâlnire? Îi place întâlnirile, pentru că are un gogos și un pui de somn liber. Dar altul decât el, majoritatea oamenilor văd întâlnirile ca fiind prea neproductive și consumatoare de timp pentru a fi plăcute. Necesară, uneori, dar nu simpatică.

Există o mulțime de motive pentru care întâlnirile pot pierde mai mult timp decât merită. Desigur, întâlnirile pot fi prost planificate, fără o agendă (sau, mai rău, cu o ordine neclare) și nici un scop real în minte. Întâlnirile pot deveni de altfel și câmpul de luptă pentru politica în interiorul biroului, cu timpul pierdut de toată lumea în timp ce biroul Alpha și Beta se confruntă cu pieptul.

Alte întâlniri legate de timpul petrecut în timpul întâlnirilor au legătură cu factorii externi ai întâlnirii. Ei întrerup tot ceea ce lucrai la acel moment, indiferent de stadiul de flux în care ai fi fost înăuntru. Întotdeauna e cineva esențial care alergă târziu, forțând pe toată lumea să-și răcească călcâiele în așteptare sau să înceapă și apoi să piardă timpul când în cele din urmă arată și trebuie să fie completate. Publicitate

Și, în sfârșit, există structura reuniunii în sine. Întâlnirile de brainstorming stau la fel ca oamenii pe care se pierde conceptul de brainstorming, se execută verificări de fezabilitate asupra fiecărei idei aruncate. Întâlnirile informative se opresc atunci când conducerea se confruntă cu rezistențe pe care nu le-au prevăzut și nu le-au spus, nepregătite, pentru răspunsuri. Și întâlnirile în ansamblu coboară, pe măsură ce vocile și ego-urile se ridică într-o urgență pentru ca toți să fie auziți - și să aibă dreptate.

Cinci alternative la întâlniri

După cum am spus, întâlnirile sunt uneori necesare, dar, mai degrabă decât un prim răspuns, întâlnirile ar trebui rezervate pentru ocazii speciale, când numai o întâlnire față în față va face treaba. În alte momente, încercați una dintre aceste cinci alternative și vedeți dacă nu economisesc ceva timp și ceva hassle.

Mesagerie instanta

În timp ce serviciul de mesagerie instantanee (IM) este probabil să fie văzut mai mult ca o pierdere de timp pentru adolescenți și geeks singuratici, o mulțime se poate face prin IM. IM vă permite partenerilor dvs. să vă mențineți un virtuale pe termen lung “prezenţă” pe măsură ce lucrați, postând întrebări, actualizări și idei în timp ce vă lovește sau când întâlniți probleme în munca dvs. Deoarece programele IM mențin o evidență completă a sesiunii de chat, nu există pericolul de a pierde nimic sau de a-l pierde - doar derulați în sus.

Există câteva reguli pe care trebuie să le urmați pentru IM'ing productiv. reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

1. Tăiați ghemuirea. Pentru a păstra lucrurile concentrate, fiecare persoană ar trebui să vorbească doar a) atunci când au ceva important de adăugat sau b) ca răspuns la o întrebare.
2. Nu sunt bibelouri.Software-ul de astăzi IM vine cu capabilități de voce și video, avatare, funcții de modelare a feței, fonturi multicolore și multe altele. Lăsați-i pe aceia pentru fiica ta de 12 ani - lucrezi, nu joci IM.

Alternativele la IM includ camere de chat particulare cum ar fi Campfire sau chiar Twitter dacă puteți rezista apelului de sirenă al tweets-ului prietenilor dvs..

teleconferință

Dacă este necesar un contact mai personal și o partajare în timp real, încercați un sistem de teleconferințe cum ar fi Adobe Acrobat.com sau GoToMeeting. Cele mai multe servicii permit partajarea de ecran, whiteboard-ul de colaborare și alți substituenți pentru prezența în aceeași cameră - fără să meargă la întâlnire (chiar dacă sunt doar trei etaje), întreruperile neîntrerupte pentru pauzele de cafea și baie, sau absența forțată de pe desktop în timp ce așteptați e-mailul crucial. Deoarece cele mai multe creează și o transcriere, nu aveți nevoie de cineva care să ia minute.

Wikis

Wikis oferă un mediu colaborativ care este ideal pentru elaborarea documentelor de lucru și a declarațiilor, precum și a materialelor care vor trebui să fie menționate din nou și din nou. Pentru proiecte unice, un wiki online ca WetPaint sau PBWiki este ideal: gratuit, ușor de configurat și ușor de utilizat. Pentru mai multe materiale critice, mai ales când intenționați să o utilizați în mod repetat și în care securitatea reprezintă o preocupare majoră, organizația dvs. poate să creeze cu ușurință un wiki intern pe intranet, folosind software avansat, cum ar fi MediaWiki, software-ul care rulează Wikipedia.

Wikis se autoorganizează și se creează și se editează ușor, urmărind schimbările făcute, împreună cu o înregistrare a celor care sunt responsabili pentru fiecare editare (nu mai pierdeți creditul!). În cazul în care interacțiunea în timp real nu este o necesitate, construirea unui wiki pe o perioadă lungă de timp poate fi mult mai productivă decât un lanț de întâlniri - dar asigurați-vă că ați alocat responsabilități și ați acordat timp pentru munca wiki. reclamă

Listele sau grupurile de e-mailuri

O altă soluție în care interacțiunea în timp real nu este un factor este lista de e-mailuri de modă veche. În unele zile, listele de e-mail pot fi destul de productive pentru a face lucrurile ca un grup - și atât Yahoo, cât și Google oferă servicii gratuite și ușor de configurat.

O listă eficientă de e-mailuri ar trebui să aibă probabil un moderator - să nu aprobe mesajele, ci să le reamintească oamenilor atunci când pleacă. Bună eticheta este esențială în acest mediu; ceva despre mediu încurajează războaiele cu flacără. Dar, cu câteva măsuri de precauție, listele de e-mail pot fi în continuare instrumente eficiente, permițând schimburi minuțioase, considerate și menținând automat o arhivă care poate fi căutată în trecut.

Aplicații de colaborare

În cele din urmă, utilizarea eficientă a unei aplicații de management de proiect poate împiedica necesitatea majorității reuniunilor. Sistemele precum Wrike și Basecamp permit schimbul de note, sarcinile care trebuie atribuite și fișierele care trebuie partajate. Ele oferă, de asemenea, o serie de modalități prin care utilizatorii pot interacționa: SMS, e-mail, online, RSS sau utilizând o aplicație terță parte prin intermediul API-ului Basecamp.

Dacă administrarea completă a proiectelor este prea mare, luați în considerare utilizarea serviciilor online cum ar fi Google Docs (care pot fi instalate pe propriul dvs. domeniu prin intermediul Google Apps) alături de Google Talk sau alt IM - puteți să permiteți accesul la documente, și să creați un depozit de materiale în același timp. reclamă

Să ne întoarcem

Nu încerc să spun că toate întâlnirile pot fi înlocuite prin servicii online sau aplicații desktop. Uneori o întâlnire în persoană este cea mai bună și mai eficientă metodă de a face lucrurile.

Dar nu permiteți întâlnirilor să devină modul implicit de acțiune. De prea multe ori, întâlnirile reprezintă un eșec al comunicării, nu avansarea - sunt numite atunci când nimeni nu mai este pe aceeași pagină sau, mai rău, când lucrurile sunt pe cale să lovească fanii. Planificarea mai eficientă și utilizarea resurselor pot preveni adesea necesitatea întâlnirilor și permite tuturor celor implicați să-și petreacă mai mult timp face locul de muncă mai degrabă decât vorbind despre.