3 sfaturi pentru a organiza dosare Dropbox

Potrivit Statista Dropbox are peste 500 de milioane de utilizatori și, potrivit Fortune.com, Dropbox se află încă în fruntea cursei de stocare online a cloud-ului, cu aproape dublă utilizatori Google Drive și de cinci ori mai mult decât cea a Microsoft OneDrive. Dropbox, ca și alte opțiuni de stocare cloud online, ne oferă posibilitatea de a partaja fișiere, de a colabora pe fișiere și de a stoca fișiere într-un singur loc.

Se pare că o fac puțin mai bine decât concurenții lor. Doar puțin mai bine, potrivit unei singure surse, dar mai bine niciodată. Dacă sunteți un fan Dropbox, veți ști ce vreau să spun. Nu poți întotdeauna să-ți pui degetul de ce e mai bine, ci doar face ca lucrurile de zi cu zi să fie ușor de făcut. Și asta poate fi diferența dintre alegerea unei bucăți de tehnologie față de alta.

Deci, utilizatorii și fanii Dropbox, aici sunt 3 sfaturi pentru a face Dropbox mai ușor de utilizat pentru dvs. și echipa dvs. reclamă

Cum cele mai multe persoane organizează dosarele Dropbox?

Răspunsul scurt este că ei nu prea cred prea tare despre asta când încep să folosească Dropbox. Bar câteva care sunt organizate și au sortit totul. Pentru aceia, poate să nu mai citești aici ?! Pentru alții, Dropbox poate să semene cu hard disk-ul și folderele Outlook. Bătrân, și la fel de rău organizat ca sertarul murdar în bucătăria lor sau depunerea lor la domiciliu (o grămadă pe bufet).

Diferența cu Dropbox este că mulți oameni îl folosesc pentru a colabora cu ceilalți și, prin urmare, dezorganizarea nu este în regulă. Când este dezorganizarea noastră, doar pentru noi, e ok, dar când trebuie să lucrezi cu ceilalți, nu este. V-ați văzut vreodată pe cineva cu un birou acoperit cu hârtie? Ei vor spune cu mândrie că știu unde este totul. Lucrul cu ceilalți înseamnă că trebuie să fim mai organizați în caz contrar.

Cum puteți organiza dosarele Dropbox pentru a lucra mai bine cu ceilalți?

Există 3 sfaturi care vă vor ajuta și numărul 2 va ajuta cel mai mult. reclamă

1. Aveți 7 dosare pentru dosarele din prima linie pentru a face mai ușor pentru toată lumea să facă prima decizie cu privire la locul în care ar trebui localizat fișierul.

Începeți îngust. Aveți un număr maxim de directoare de primul nivel. Șapte sunt ideale. Citiți ceea ce spun psihiatrii pentru a ști de ce. Poate "Clienți", "Financiari", "Furnizori", "Echipă", "Dezvoltare personală", "Proiecte" și "Întâlniri". Foarte repede, echipa se va obișnui să facă rapid și ușor decizia de depunere a primului nivel. Juts alege între 7 dosare, nu 35 dosare.

2. Numerele folderelor Dropbox astfel încât toată lumea să poată comunica cu o limbă comună a locurilor în care se află dosarele.

Adăugați numere în dosarele Dropbox, deoarece în timp ce Dropbox permite partajarea link-urilor, cu un număr este mult mai ușor pentru un coleg să știe unde se află un fișier în structură, astfel încât să poată să-l îmbunătățească mai ușor data viitoare. Vă sugerăm să actualizați folderele Dropbox pe măsură ce mergeți, mai degrabă decât să faceți toate folderele dintr-o dată, deoarece aceasta este o gestionare a timpului. reclamă

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Odată ce acest lucru este complet, alți colegi vor începe să facă același lucru odată ce văd că începeți și atunci când doriți să îndrumați un coleg la un dosar la telefon sau prin e-mail spuneți doar "2.5.22.4", ceea ce înseamnă să urmați Al doilea dosar, apoi al celui de-al 5-lea dosar, al celui de-al 22-lea dosar și al celui de-al patrulea dosar.

3. Adăugați inițialele și data la fiecare fișier de fiecare dată când îl actualizați, astfel încât toată lumea să poată vedea cu ușurință cine a făcut ultima actualizare și când.

Cu adăugarea inimilor și a datei, știți cine a actualizat ultima dată fișierul și când. Dropbox arată data la care fișierul a fost modificat ultima oară, dar nu și de cine, și îl puteți vedea numai când faceți clic pe fiecare fișier. Prin inițierea lor și data în numele fișierului puteți scana cu ușurință o listă lungă de fișiere pentru a vedea cine și când ultimul fișier a fost actualizat. reclamă

Credit de fotografie recomandat: De Sugar Pond (Mess) [CC BY-SA 2.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.0)], prin intermediul Wikimedia Commons prin intermediul commons.wikimedia.org