14 obiceiuri proaste care previne inbox-ul zero

Gestionarea e - mail și a “infam” Inbox Zero creează destul de buzunar în aceste zile. Mulți dintre noi au mult timp înrădăcinați e-mail-uri care ne împiedică să ajungem la o eficiență maximă prin e-mail. În loc să procesăm și să scăpăm de e-mailuri, avem tendința de a le depozita ca niște nuggeturi de aur acoperite cu noroi, așteptând să fie rafinate. Și, desigur, există o mulțime de alte obiceiuri care se adaugă la grămada de e-mail.

Iată 14 cenți. Dați-mi voie să știu dacă am pierdut orice în secțiunea de comentarii.

Să începem.

1. E-mail Cumpărături ferestre

De câte ori ți-ai deschis căsuța poștală, doar pentru a parcurge rapid lista? Aceasta este o mare pierdere de timp. Dacă deschideți e-mailul, faceți ceva! Ștergeți, arhivați, creați sarcini, mementouri etc. Deschiderea și închiderea listei de e-mailuri este o modalitate sigură de a nu obține niciodată Inbox Zero. reclamă

2. Marcați necitit

Despre ce e vorba? Acesta este unul dintre preferatele mele și se referă direct la punctul menționat anterior. Dacă deschideți și citiți un e-mail - faceți o decizie. Dacă aveți nevoie să faceți ceva și nu aveți timp acum, creați o sarcină cu un pas clar următor. Nu există niciun motiv să păstrați acest e-mail în lista dvs.; arhivați-l și gestionați lista de sarcini!

3. Nici un ritm

Tempo-ul în care procesați e-mailurile dvs. are multe de-a face cu rutinele pe care le creați. Dacă nu stabiliți anumite momente pentru a procesa mesajele primite, permiteți soarta și impulsul să vă decidă atunci când se va întâmpla. Obțineți obiceiul de a procesa e-mailuri în anumite momente și veți ajunge la numărul de intrări zero de mai multe ori pe parcursul zilei. Sfat pentru bonusuri: prin efectuarea celor de mai sus, puteți, de asemenea, să vă asigurați că sunteți atent și că aveți suficientă energie pentru a procesa e-mailurile.

4. Configurarea pentru defecțiuni

Crearea unor obiceiuri puternice ne ajută să ne asigurăm că lucrurile se vor face. Un obicei puternic este un obicei pe care îl pierdeți; adică dacă am pierdut-o, mă simt obligat să fac tot ce pot pentru a corecta această greșeală. Mulți dintre noi au stabilit un obiectiv de a procesa cât mai multe e-mailuri pe care le putem; așa că, în esență, ne pregătim pentru eșec. Dacă schimbați acest obiectiv pentru a atinge Zero de la Inbox de două ori pe zi, veți obține dependență de succes.

5. Scrierea de e-mailuri lungi

Un alt tip de e-mail scrie e-mailuri lungi. Oamenii nu citesc e-mailurile, le răsfoiesc prin ele. Chiar crezi că cineva care primește în medie 114 e-mailuri pe zi va citi un e-mail lung? reclamă

Aranjați toate e-mailurile pe care le trimiteți cu gloanțe și asigurați-vă că nu trimiteți niciodată e-mailurile noastre lungi. Premiul dvs.? Veți primi, în natură, e-mailuri mai scurte, care vor avea drept rezultat mai puțin timp fără citire.

6. E-mailuri emoționale

Un alt lucru legat de punctul de mai sus: evitați exprimarea emoțiilor în e-mailuri! Creează e-mailuri lungi care duc la răspunsuri lungi și o mulțime de corespondență inutilă care nu duce nicăieri. E-mailurile nu sunt un medium grozav pentru a exprima emoții; o mulțime se pierde în text și, de cele mai multe ori, cealaltă parte o scoate din context, ducând uneori la rezultate dezastruoase.

7. E-mailul nu este singura opțiune

Uneori trebuie să vorbiți față în față sau să folosiți ceva numit telefon! Referindu-se în special la punctul de mai sus, dacă există un punct emoțional de transmis, un apel telefonic sau întâlnire este cea mai bună opțiune pentru aceasta. Înainte de a scrie un e-mail, petreceți o secundă sau două pentru a examina dacă va fi mai eficient să comunicați într-un alt mod.

Citiți Următorul

Cum să faci schimbări în viață pentru a fi cea mai bună versiune a ta

Cum să faci schimbări pozitive acum (și să începi să trăiești o viață de împlinire)

25 Cele mai bune cărți de auto-îmbunătățire pentru a citi nici o chestiune cât de vechi sunteți

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

8. RE: Re: Re: RE

Dacă răspundeți la un e-mail care a avut mai mult de 3 înapoi și înainte, opriți-vă! Ceva nu funcționează. Este timpul să luați în considerare o întâlnire sau o întâlnire față în față. reclamă

9. Răspundeți tuturor

Vizați numai persoane specifice. Nu faceți persoane care nu sunt relevante pentru un e-mail doar pentru a “țineți-i în buclă,” dacă, desigur, nu sunteți interesat să creați mai multe e-mailuri. De multe ori, oamenii care se confruntă cu e-mail se simt obligați “a contribui” ceea ce duce la mai multe e-mailuri, întârzieri și confuzii. E-mailurile, adesea, sunt sarcini. Sarcini ar trebui să li se acorde persoanelor care sunt responsabile pentru a le face. Menținerea persoanelor în buclă ar trebui făcută prin e-mailuri periodice sau întâlniri periodice periodice.

10. Gibberish

Când scrieți un e-mail, luați-vă timpul și scrieți clar. Dacă e-mailul nu este clar, ghici ce? Veți primi cel puțin un e-mail de la fiecare destinatar pentru a solicita clarificări. Faceți-vă timp pentru a schița, a vă relaxa și a corecta un e-mail. Personal, îmi desenez de multe ori e-mailurile și le trimit doar o oră mai târziu. Am constatat că atunci când am spațiu în revizuire, eu mai bine să identifice cum să-mi îmbunătățească răspunsul. Într-adevăr, aceasta are nevoie de disciplină, dar va ajuta la minimizarea e-mailurilor de clarificare de la destinatarii dvs. și veți fi mult mai apreciate de către colegii dumneavoastră (și seful).

11. Lucrul fără structură

Când procesați e-mailuri, procesați-vă cu o structură setată. Fie răspunde la e-mailuri de la cele mai noi la cele mai vechi, fie cele mai vechi până la cele mai noi. Nu treceți între e-mailuri, deoarece încălcând o regulă anterioară - nu citiți, săriți, marcați necitit. Îmi place să răspund mai întâi la cele mai noi e-mailuri. Mă ajută să răspund rapid la returnarea mesajelor de poștă electronică și să-i impresionez pe cei care mi-au trimis doar câteva minute în urmă o e-mail ;-).

12. Răspunsuri conservate

Cât de des găsiți re-scrierea unor e-mailuri similare? Când procesați e-mailurile dvs., aveți tendința să vă bateți în e-mailuri despre care știți că ați scris anterior. În loc să scrieți e-mailuri din nou și din nou, atunci când identificați un anumit tip de e-mail, copiați-le / inserați-le într-o bază de date cu răspunsuri la e-mail și procesați-le "au fost făcute acele e-mailuri" mai repede. reclamă

13. Spam

Sunt sigur că peste orele suplimentare, v-ați abonat probabil la cel puțin 50 de site-uri pe care nu le mai urmăriți. Servicii precum Unroll.me vă pot ajuta să vă dezabonați rapid de la serviciile care vă înfundă inbox-ul cu buletine informative inutile. Când vedeți spam, petreceți câteva secunde pentru a vă dezabona; chiar dacă poate fi dureros, acest lucru vă va împiedica să vedeți sute de e-mailuri pe parcursul anului următor.

14 Trimiteți mai puține e-mailuri!

Duh, dacă doriți să primiți mai puține e-mailuri, trimiteți mai puține e-mailuri. Pana data viitoare! :)