12 ore pentru o mai bună gestionare a timpului

Muncă. Copii. Şcoală. Sport. Al doilea loc de muncă. Activitatea partenerului. Următorul mare roman american. Cercul tău de tricotat. Remodelarea băii oaspeților. Luând mașina la 30.000 de kilometri. O continuă și mai departe - se pare că avem de făcut din abundență. Ceea ce nu pare să avem suficient de mult timp este.

Cred că știm cu toții ce suntem noi ar trebui să dar perspectiva de a sta și de a face totul împreună, luând timpul pentru a înființa un sistem în care avem încredere să lucrăm pentru noi (și că avem încredere în noi să lucrăm) este descurajantă. Și, mai mult, este nevoie de timp - și timpul nu este exact ceea ce nu avem.

Suntem prea ocupați să ne gestionăm timpul!

reclamă

Dar dacă ai putea să o faci în 12 ore? Poate că nu chiar și odată - câteva ore pe zi, pe parcursul unei săptămâni, poate, sau chiar o jumătate de oră pe zi, în decurs de câteva săptămâni? Asta pare mult mai posibil, nu-i așa? Ca ceva ce s-ar putea să-ți faci?

Aici, atunci, este coloana vertebrală a unui sistem bun pe care îl puteți implementa în 12 ore (sau mai puțin). Dați-vă o săptămână sau trei pentru a-l pune în funcțiune și pentru a vedea dacă timpul pe care îl investiți acum nu vă este returnat de mai multe ori pe linia.

1. Configurați-vă calendarele (4-6 ore)

Utilizați un calendar online, cum ar fi Google Calendar sau 30 de casete, pentru a seta mementouri pentru fiecare eveniment imaginabil din viața dvs., în special evenimente recurente precum datele de plată a facturilor, jocurile de copii ale copiilor dvs. și călătoriile dvs. de cumpărături. Vă recomandăm un calendar mai degrabă decât un serviciu de memento cum ar fi Sandy, deoarece veți dori să vă uitați la evenimentele viitoare din când în când, iar un calendar este un format pe care cu toții îl cunoaștem.

Vă recomandăm să le puneți într-un calendar în afară de calendarul principal. Dacă vă place ideea de a privi totul în Outlook, majoritatea calendarelor online oferă un feed iCal pe care vă puteți abona la Outlook. Sună-l “Mementouri” și deschideți-l ca al doilea calendar. Dacă puneți al în calendarul dvs. principal, puteți constata că devine prea aglomerat pentru a fi de folos - în special în vizualizarea de luni în care majoritatea calendarelor arată numai primele elemente pe zi. reclamă

Puneți toate aceste evenimente în calendarul dvs.:

• Plata facturilor la gaze
• Plata facturii electrice
• Ipoteca / data scadentă a chiriei
• Datele scadente ale facturii telefonice (fix și mobil)
• Dată de expirare a facturii prin cablu / satelit
• Data primei prime de asigurare
• Calculator de rezervă (zilnic, săptămânal sau lunar, în funcție de utilizarea și nivelul de paranoia - automatizați acest lucru dacă puteți)
• Pick-up de gunoi (setare memento pentru o noapte înainte)
• O zi la fiecare trei luni pentru schimbarea uleiului
• O zi în fiecare an pentru tune-up-uri automate
• O zi la fiecare trei ani pentru tunete auto majore
• O zi la fiecare 6 luni pentru numirile dentiștilor
• O zi în fiecare an pentru medic, medic
• Orice alte întâlniri medicale recurente
• O zi foarte lună pentru reîncărcarea cu prescripție medicală (două mementouri - una pentru a apela la umplere, una pentru a ridica)
• Netflix / Tivo / XM / alte date de facturare a serviciilor
• Scrieți lista de produse alimentare (cu o zi înainte de ziua obișnuită de cumpărături)
• În ziua când vine exterminatorul
• Ora și ziua oricărei emisiuni TV pe care o urmăriți în mod regulat
• Ultima zi a lunii ianuarie (pentru a verifica pentru actele fiscale)
• Una sau mai multe zile de la începutul anului pentru a vă face taxele și sau contactați formatorul fiscal
• 15 aprilie (sau indiferent de ziua în care se plătesc impozite în țara dvs.)
• Începutul și sfârșitul anului școlar, începutul și sfârșitul vacanțelor școlare
• Zile de naștere, Aniversări, Crăciun, Ziua Îndrăgostiților, alte sărbători importante (set Două memento-uri - una în ziua în sine pentru a vă reaminti să sunați sau să luați o altă acțiune și una cu două săptămâni înainte să cumpărați un cadou, dacă este necesar, sau să planificați o petrecere)
• Întreținerea lunară, trimestrială și anuală a locuinței (a se vedea listele de verificare de mai jos)
• Orice altă dată care necesită o acțiune concretă în anumite momente în fiecare săptămână, lună sau an

Adăugați, de asemenea, aceste date, fără mementouri:

• Data de încheiere pentru toate ciclurile de facturare de mai sus
• Datele de plată pentru orice plăți automate (și este o idee bună, în timp ce vă aflați la aceasta, să configurați plăți automate pentru cât mai multe facturi posibil)
• Datele de depozit directe
• Datele automate de transfer bancar
• Datele privind plata dividendelor / reinvestirea dividendelor
• Orice altă dată este importantă pentru dvs., dar care nu necesită nicio acțiune imediată din partea dvs.

În calendarul principal, cel pe care îl folosiți pentru a urmări programul dvs. zilnic, programați blocuri de timp pentru următoarele:

• Magazin alimentar (săptămânal)
• Spălătorie (săptămânal)
• Mâncăruri de familie
• Plata prin Bill (de două ori pe lună - primul și al treilea weekend al lunii ar putea fi bune. Listați în secțiunea notă toate facturile care urmează să fie scadente în jumătate de lună după fiecare zi de plată a facturilor)
• Orice întâlnire săptămânală, bi-săptămânală sau lunară
• Evenimente sportive pentru copii (de exemplu, jocuri săptămânale de fotbal în fiecare sâmbătă, între 15 septembrie și 15 decembrie)
• Activități ale altor copii (clase de artă, lecții de pian, fiecare weekend la bunicii etc.)
• Activități de ședere / curățenie în week-end
• Timp de comutare
• Sesiuni de gimnastică
• Golf / biciclete / alte sporturi
• Revizuirea săptămânală (planificați 2 ore ori de câte ori este puțin probabil să fiți întrerupt) - asigurați-vă că utilizați recenzia săptămânală pentru a adăuga eventualele mementouri noi de care aveți nevoie!
• Timp de scriere (dacă doriți să scrieți o oră pe zi, programa o oră pe zi - nu presupune că o vei face “găsi” o oră de rezervă în fiecare zi.)
• Alte hobby-uri (la fel ca la scris)
• Orice cursuri pe care le luați
• Goofing off timp (am program de cel puțin o oră pe zi pentru orice lovituri meu fantezie)
• Orice alte blocuri obișnuite de timp știți că trebuie să vă aflați într-un anumit loc sau să faceți un anumit lucru. Singura excepție este munca dvs. obișnuită de la 9 la 5, dacă aveți una - programați activitățile pe care le veți face la munca ta, nu slujba în sine.

Va trebui să utilizați propria judecată despre care din aceste evenimente programate necesită mementouri și care nu. Nu-mi pun aminte de timpul de navetă, de exemplu, pentru că e suficient să mă pot uita la calendarul meu și să văd că acele vremuri sunt blocate. Pe de altă parte, am niște mementouri cu 15 minute înainte de toate clasele pe care le predau, așa că știu când trebuie să încep să mă duc la sălile de clasă când sunt în campus. reclamă

Citiți Următorul

10 semne de avertizare privind stima de sine scăzută și lipsa încrederii

10 moduri de a ieși din zona dvs. de confort și de a vă depăși teama

The Lifehack Show Episodul 3: De ce validarea este cheia relațiilor de durată

2. Configurați sistemul de parole (2-3 ore)

Utilizați un program precum KeePass sau o foaie de calcul protejată prin parolă sau orice alt sistem cu care vă simțiți cel mai bine, dar folosiți unul - dacă aveți multe parole și niciun sistem, veți pierde mult timp încercând fiecare parolă posibilă vă pot aminti sau căutați frenetic prin e-mailurile, fișierele sau resturile de hârtie de pe biroul dvs. oriunde ați înregistrat parola. În una sau două sesiuni, înregistrați fiecare autentificare și parolă pe care le aveți. Asigurați-vă că obțineți informații pentru toate acestea:

• Conturi bancare (inclusiv PIN-ul cardului de debit)
• Carduri de credit
• Conturi de stoc
• E-mail
• serviciu de internet
• Servicii de plată online
• Serviciul de telefonie
• Utilități
• Site-uri web (Yahoo, Google, YouTube, Facebook, LinkedIn, MySpace, Flickr, WordPress.com, Digg, Reddit, Blogger, OpenID etc.)
• Site-ul dvs. de login, FTP, și info panoul de admin
• Orice MySQL sau alte baze de date pe care le utilizează site-ul dvs.
• Conturi de lucru
• Servicii de permis de parcare
• DMV online / alte servicii guvernamentale
• Aplicații Web
• Taste de înregistrare software (nu parole tehnice, dar mulți administratori de parole includ secțiuni pentru cheile de înregistrare - utile în cazul în care [când] trebuie să reinstalați Windows)
• Orice alt cont la care aveți o parolă

3. Creați liste de verificare (2-3 ore)

Creați un folder nou pe calculatorul dvs. numit “AAAAA Listele de verificare” (sau “@Checklists” pentru tine fanii lui David Allen), așa că se sortează în partea de sus a dosarului Documente. Creați un set de liste de verificare pentru activități recurente și salvați-le la dosar, astfel încât să le puteți imprima cu ușurință ori de câte ori aveți nevoie. Unele liste de verificare care se gândesc la crearea includ:

• Lista de produse alimentare (cu tot ce cumpărați în mod obișnuit și spațiu pentru adăugiri, lista mea fiind organizată de culoarul din magazinul pe care îl cumpărăm, astfel încât să pot trece repede din spate în față cu întreruperi minime)
• Întreținerea lunară la domiciliu (de ex. Schimbarea filtrelor de aer, detectarea detectoarelor de fum etc.)
• Trimestrial pentru întreținerea semi-anuală a locuinței (de exemplu, curățați jgheaburile, înlocuiți bateriile detectorilor de fum, verificați stingătoarele etc.)
• Pregătirea mașinilor de iarnă / de vară (de exemplu, verificați lichidul de răcire, radiatorul, spălați lanțurile / anvelopele de zăpadă etc.)
• Excursie / vacanță de ambalare
• Decoratiuni de Craciun

4. Rămâneți la curent cu o analiză săptămânală

Ați programat o examinare săptămânală în partea 1 - asigurați-vă că sunteți a pastra această numire. În timpul revizuirii săptămânale, durează 10 minute pentru a configura mementouri pentru eventualele evenimente recurente pe care le-ați pierdut în configurarea inițială, precum și orice angajamente noi pe care le-ați asumat. Verificați-vă programul și asigurați-vă că ați lăsat timp suficient pentru orice sarcini noi de care aveți nevoie să aveți grijă în săptămâna viitoare Dacă este necesar, mutați unele dintre blocurile de timp programate în jur. Verificați, de asemenea, ce se întâmplă în momentul în care va trebui să adăugați programul dvs. - de exemplu, dacă ziua de naștere a copilului vostru se apropie, va trebui să programați un interval de timp pentru a ridica un cadou și un alt bloc de timp pentru a planifica o petrecere, etc.

Mai bine, nu perfectă

Există destul spațiu pentru îmbunătățire, desigur. Aceasta este o coloană vertebrală a unui sistem; veți găsi că alte modalități de a vă face mai eficiente vă apar. Administrarea parolei, de exemplu, este doar un tip de sistem de referință care vă va economisi timp destul de regulat - probabil că vă veți gândi la alții care se potrivesc situației dvs. specifice. În casa mea, păstrarea e-mailului sortată și în unele aparențe a comenzii este o sarcină importantă, așadar am creat un centru de gestionare a corespondenței, cu tăvi pentru partenerul meu și corespondența mea personală, o tavă pentru facturi și o tavă pentru cupoane și fluturași (a durat aproximativ 30 de minute, în cazul în care doriți să adăugați acest lucru angajamentului dvs. de 12 ore). S-ar putea să nu aveți o problemă cu poșta, dar este posibil să aveți nevoie să lucrați la urmărirea revistelor. reclamă

Având o structură solidă în poziție vă va ajuta să vă luptați cu cealaltă, mai mici “chiuvete de timp” in viata ta. Odată ce începi să te uiți la timpul tău într-un “imagine de ansamblu” vizualizați, veți începe să vedeți tot ce intră în afara sistemului dvs. existent într-un mod nou și soluțiile se vor sugera. În loc să vă îngrijorați, programați o oră sau două pentru a avea grijă de ea - pentru proiecte mai mari, rupeți-l în trei sau patru secțiuni de 2 ore.

Odată ce ați început să înțelegeți programul, veți descoperi că nu numai că vă aflați mai mult pe planul vostru (în loc să vă aflați pe lângă tine!), Dar mintea dvs. va fi mai ușoară. În loc să vă faceți griji despre ceea ce se întâmplă sau chiar despre ce trebuie să faceți chiar acum, veți verifica programul și ști. Energia pe care ați folosit-o pentru a vă îngrijora și, ocazional, pentru a vă spulbera, vă puteți folosi mai bine urmărindu-vă visele.

Și tu? Ce activități de 1-2 ore vă recomandați pentru a vă ajuta să obțineți o prindere la timp?