10 lucruri mici pe care le puteți face pentru a economisi timp în birou

Căutați să economisiți timp în birou fără a trebui să efectuați o revizuire completă a programului sau a calendarului?

Iată 10 lucruri pe care le puteți face pentru a rade minutele de la rutina dvs. obișnuită de lucru:

Creați un șablon pentru documente.

Verificați programul și e-mailurile din ultima lună pentru sugestii privind documentele pe care le utilizați cel mai frecvent, apoi creați un set de șabloane pentru aceste articole. Ideile inițiale includ: interogări și confirmări prin e-mail, propuneri, formulare de contact, contracte, agende, punți de prezentare, agende și rapoarte financiare. reclamă

Configurați directoarele și filtrele în căsuța poștală de e-mail.

Automatizați procesul de sortare a e-mailurilor prin configurarea unor foldere și filtre diferite în programul de e-mail. Ați putea fi filtrate e-mailurile de către persoane (clienți, supervizori, colaboratori și furnizori), proiecte de lucru (sarcini administrative, activități interne, activități client și cercetare) sau abonamente prin e-mail și apoi trimise corespunzător în dosarul corect.

Pregătiți mini agende pentru întâlniri informale.

Profitați la maximum de întâlnirile dvs. informale cu supervizorii sau colegii cu o agendă mini. Acest lucru nu trebuie să fie un document formal, ci să menționați diferitele elemente, sarcini, întrebări și preocupări pe care doriți să le discutați înainte de întâlnire. Nu numai că veți avea un ghid la îndemână pentru întâlnirile dvs., dar veți avea, de asemenea, o evidență a proiectelor, a sarcinilor și a elementelor discutate.

Renunțați la filele filelor.

V-ați săturat să vă risipiți timpul cu toate acele filete de plastic care vin cu agende agățate? Renunțați la filele de teeny și pur și simplu etichetați folderele manila. Asigurați-vă mai ușor pentru dvs. să identificați fișierele dintr-o privire utilizând diferite foldere Manila color și / sau fișiere agățate. De exemplu, puteți utiliza foldere verzi pentru documente financiare, foldere roșii pentru proiectele curente și așa mai departe. reclamă

Salvează-ți câteva clicuri.

Folosești cât mai mult de dispozitivele tale de lucru? Faceți un moment pentru a configura funcția de apelare rapidă pe telefonul mobil sau la telefonul dvs. pentru numere frecvent formate și pentru a configura marcaje în browserul dvs. de internet sau pentru a utiliza un serviciu de marcaje pentru site-urile vizitate în mod regulat. De asemenea, dacă utilizați în mod regulat o aplicație sau un program pentru calculator, aflați câteva comenzi rapide de la tastatură pentru a vă ajuta să economisiți timp pe măsură ce lucrați.

Citiți Următorul

10 mici schimbări pentru a vă face casa să vă simțiți ca o casă

Ce face oamenii fericiti? 20 de secrete ale oamenilor "întotdeauna fericiți"

Cum de a vă îmbunătăți abilitățile transferabile pentru un schimbător de carieră rapid

Derulați în jos pentru a continua să citiți articolul

Efectuați o listă de verificare a proceselor sau sarcinilor.

Îmbunătățiți procesele sau sarcinile de rutină creând o listă de verificare a elementelor obligatorii. Acest lucru poate fi util în special pentru articolele pe care le faceți la fiecare lună sau cam așa, cum ar fi rularea rapoartelor, copierea de rezervă a fișierelor sau actualizarea elementelor de pe un site web sau un server. Creați note detaliate și instrucțiuni cu privire la diferitele sarcini pe care trebuie să le finalizați pentru proiectul dvs..

Păstrați materialele de curățare la îndemână.

Nu te mai pierde timpul să urci peste toate acele bunuri de birou din camera din spate doar pentru a obține o cârpă de praf. Desenează un spațiu într-un sertar din birou din apropiere, dulap sau raft și depozitează-l cu consumabile pentru curățarea birourilor. Se amestecă și se potrivesc oricare dintre următoarele și, desigur, nu ezitați să adăugați consumabilele după cum este necesar: cârpă de praf, praf de praf, cilindru pentru scame, șervețele de ecran pentru computer și curățătoare, șervețele și / sau gel de dezinfectare, . reclamă

Pre-programați comenzile de prânz online.

Inregistrezi in mod regulat masa la masa de lucru? Unele restaurante și cafenele au sisteme de comandă online care vă permit să plasați și să programați comenzile de masă oriunde de la câteva zile până la câteva săptămâni în avans. Verificați locurile preferate de prânz pentru a vedea dacă oferă acest serviciu și salvați-vă de hassle de a plasa comenzile zilnice.

Setați un cronometru.

Păstrați întâlnirile de lucru pe pistă prin setarea și urmărirea unui cronometru. Veți ști exact cât timp ați cheltuit și cât timp ați lăsat la dispoziție în fiecare dintre întâlnirile dvs. S-ar putea să doriți, de asemenea, să luați în considerare stabilirea unui cronometru pentru diferite sarcini în timp ce lucrați pentru a vă urmări mai bine timpul.

Depozitați materialele de urgență într-un sertar.

Fiți pregătiți pentru situații de urgență la un moment dat. Eliberați spațiul într-un sertar din apropiere și trageți împreună un mic set de materiale de urgență incluzând, dar fără a se limita la acestea: o lanternă, un dispozitiv de prim ajutor, un dispozitiv de rezervă, o umbrelă, un radio mic, baterii de rezervă, , și sticle de apă. reclamă

Ce acțiune mică veți încerca să vă salvați câteva minute la serviciu? Lasă un comentariu mai jos.